Jednym z powodów, dla których firmy nie chcą korzystać z programu Microsoft Access, jest brak zrozumienia różnicy między arkuszem kalkulacyjnym a bazą danych. Prowadzi to do przekonania wielu osób, że śledzenie informacji o kliencie, zamówień zakupu i szczegółów projektu w arkuszu kalkulacyjnym jest adekwatne do ich potrzeb. Rezultat końcowy jest taki, że trudno jest utrzymać kontrolę konfiguracji, pliki zostają utracone w wyniku korupcji, a pracownicy przypadkowo nadpisują stosowne informacje. Mając niewielką wiedzę na temat mocy i wielu zastosowań bazy danych, małym firmom łatwiej jest zorientować się, kiedy arkusz kalkulacyjny wystarczy do pracy i kiedy należy utworzyć bazę danych.
Ważne jest, aby mieć podstawową wiedzę na temat bazy danych. Większość osób wcześniej korzystała z baz danych, takich jak te w bibliotece publicznej, ale po prostu ich używanie nie wyjaśnia, w jaki sposób arkusze kalkulacyjne i bazy danych są inne. Poświęcenie kilku minut na zapoznanie się z bazami danych pomoże w lepszym porównaniu.
Organizacja danych
Być może najbardziej oczywistą różnicą między arkuszem kalkulacyjnym a bazą danych jest sposób organizacji danych. Jeśli dane są stosunkowo płaskie, arkusz kalkulacyjny jest doskonały. Aby ustalić, czy płaski stolik jest najlepszy, zapytaj, czy wszystkie punkty danych można łatwo wykreślić na wykresie lub stole? Na przykład, jeśli firma chce śledzić miesięczne zarobki w ciągu roku, arkusz kalkulacyjny jest doskonały. Arkusze kalkulacyjne są przeznaczone do obsługi wielu tego samego rodzaju danych, mapując postęp kilku kluczowych punktów.
Dla porównania bazy danych mają relacyjną strukturę danych. Gdyby użytkownik pobierał dane, byłoby wiele punktów do rozważenia. Na przykład, jeśli firma chce śledzić swoje miesięczne zarobki i porównywać je z konkurentami w ciągu ostatnich pięciu lat, istnieje związek między tymi punktami danych, ale nie koncentruje się na jednym punkcie. Stworzenie pojedynczego stolika do zgłaszania wyników będzie trudne, jeśli nie niemożliwe. Bazy danych zostały zaprojektowane w celu ułatwienia użytkownikom generowania raportów i uruchamiania zapytań.
Złożoność danych
Najprostszym sposobem na sprawdzenie, czy dane powinny być przechowywane w arkuszu kalkulacyjnym lub w bazie danych, jest analiza złożoności danych. Pomaga to wyjaśnić, w jaki sposób dane powinny być uporządkowane, jeśli użytkownik nadal nie jest pewien.
Dane arkusza kalkulacyjnego są proste. Można go łatwo dodać do pojedynczej tabeli lub wykresu i dodać do prezentacji bez konieczności wykluczania informacji. Jest łatwy w utrzymaniu, ponieważ zawiera tylko kilka kluczowych wartości numerycznych. Jeśli potrzebne są tylko kilka wierszy i kolumn, dane najlepiej zapisać w arkuszu kalkulacyjnym.
W bazach danych znajduje się wiele różnych typów danych, które mają pewien związek z innymi danymi w bazie danych. Na przykład firmy przechowują znaczną ilość danych na swoich klientach, od nazwisk i adresów po zamówienia i sprzedaż. Jeśli użytkownik próbuje wtłoczyć tysiące wierszy do arkusza kalkulacyjnego, szanse są dobre, aby przenieść go do bazy danych.
Powtarzanie danych
Tylko dlatego, że dane będą musiały zostać zaktualizowane, niekoniecznie oznacza to, że baza danych jest wymagana. Czy będą ciągle powtarzane te same dane? Czy firma jest zainteresowana śledzeniem wydarzeń lub działań?
Jeśli punkty danych ulegną zmianie, ale rodzaj danych jest taki sam i śledzą pojedyncze zdarzenie, informacja ta prawdopodobnie jest płaska. Przykładem jest liczba sprzedaży w ciągu roku. Okres czasu się zmieni, a liczby będą się zmieniać i nie będą powtarzane dane.
Jeśli niektóre części danych pozostaną niezmienione, na przykład informacje o klientach, podczas gdy inne ulegną zmianie, takie jak liczba zamówień i terminowość płatności, kursy są śledzone. To wtedy należy użyć bazy danych. Akcje mają wiele różnych komponentów, a próba ich śledzenia wymaga bazy danych.
Podstawowy cel danych
Arkusze kalkulacyjne doskonale nadają się do jednorazowych wydarzeń, które nie wymagają śledzenia wielu różnych aspektów. W przypadku projektów, które wymagają jednego lub dwóch wykresów lub tabel prezentacji przed zarchiwizowaniem, najlepszym sposobem jest skorzystanie z arkusza kalkulacyjnego. Jeśli zespół lub firma musi być w stanie obliczyć wyniki i określić procenty, to właśnie tutaj najbardziej przydatne są arkusze kalkulacyjne.
Bazy danych dotyczą dłuższych projektów, w których dane mogą być wielokrotnie wykorzystywane. Jeśli potrzebne są uwagi i komentarze, dane należy przenieść do bazy danych. Arkusze kalkulacyjne nie zostały zaprojektowane do śledzenia szczegółów, tylko kilka kluczowych punktów numerycznych.
Liczba użytkowników
Liczba użytkowników może decydować o tym, czy używać arkusza kalkulacyjnego lub bazy danych. Jeśli projekt wymaga, aby duża liczba użytkowników mogła aktualizować dane i wprowadzać zmiany, nie powinno to być dokonywane w arkuszu kalkulacyjnym. Znacznie trudniej jest utrzymać właściwą kontrolę konfiguracji za pomocą arkusza kalkulacyjnego. Jeśli jest tylko kilku użytkowników, którzy aktualizują dane, na ogół od trzech do sześciu, arkusz kalkulacyjny powinien być odpowiedni (chociaż upewnij się, że ustalono reguły, zanim przejdziesz dalej).
Jeśli wszyscy uczestnicy projektu lub całe działy muszą dokonać zmian, lepszym wyborem będzie baza danych. Nawet jeśli firma jest mała i ma teraz tylko jedną lub dwie osoby w dziale, zastanów się, ilu ludzi może skończyć w tym dziale od pięciu lat i zapytaj, czy wszyscy będą musieli wprowadzić zmiany. Im więcej użytkowników potrzebuje dostępu, tym bardziej prawdopodobne jest, że baza danych będzie lepszym rozwiązaniem.
Musisz również wziąć pod uwagę bezpieczeństwo danych. Jeśli istnieje wiele poufnych informacji, które należy zabezpieczyć, bazy danych oferują większe bezpieczeństwo. Przed wykonaniem przeniesienia koniecznie przeczytaj o problemach bezpieczeństwa, które należy wziąć pod uwagę przed utworzeniem bazy danych.
Jeśli chcesz się zanurzyć, przeczytaj, jak przekonwertować arkusze kalkulacyjne na bazy danych, aby rozpocząć podróż.
