Jak zachować mały plik PST, archiwizując starą pocztę

W miarę jak rośnie stos poczty przechowywany w Outlooku, zwykle zajmuje czas potrzebny na wykonanie tego, co chcesz. Limit rozmiaru pliku PST krosuje. (Oczywiście plik PST lub "Foldery osobiste" to miejsce, w którym Outlook przechowuje wszystkie twoje dane, w tym kalendarze, kontakty i e-maile.)

Mały plik PST to szybki plik PST

Tak czy inaczej, opłaca się utrzymywać rozmiar głównego pliku PST jako mały i łatwy w zarządzaniu. Możesz pozwolić programowi Outlook zrobić to za pomocą AutoArchiwum. Albo dzielisz wiadomości między więcej plików PST, które mogą być bezbolesne i szybkie.

Archiwizuj starą pocztę w programie Outlook i utrzymuj mały plik PST

Aby utworzyć archiwum starych wiadomości w Outlooku, należy oddzielić od pliku PST używanego codziennie:

1. 1. W programie Outlook 2007:
      1. Wybierz Plik> Zarządzanie plikami danych z menu w programie Outlook.
   2. W programie Outlook 2016:
      1. Kliknij Plik.
      2. Idź do Informacje Kategoria.
      3. Kliknij Ustawienia konta.
      4. Wybierz Ustawienia konta … z menu, które się pojawiło.
      5. Idź do Plik danych patka.
2. Kliknij Dodaj :
   1. W programie Outlook 2016:
      1. Wprowadź nazwę archiwum w kategorii Nazwa pliku:.
      2. Wybierz żądany format w ramach Zapisz jako typ:; zazwyczaj wybierz Plik danych programu Outlook.
   2. W programie Outlook 2007:
      1. Wybierz żądany format. Jeśli nie jest konieczne uzyskanie dostępu do danych w programie Outlook 2002 lub wcześniejszym, można je bezpiecznie podświetlić Plik folderów osobistych programu Office Outlook (.pst).
      2. Kliknij dobrze.
      3. Wprowadź żądaną nazwę pliku.
         1. Roczne archiwa działają dobrze, a nazywanie pliku PST po roku ma sens. Oczywiście możesz wybierać miesięczne archiwa, jeśli masz dużo dużych maili do załatwienia lub inny schemat. Tylko upewnij się, że wynikowe rozmiary plików PST wynoszą około 1-2 GB. Większe pliki są mniej wydajne.
      4. Kliknij dobrze.
      5. Wpisz żądaną nazwę pliku archiwum PST w polu Imię:.
         1. Ponownie, warto nazwać archiwum po jego zawartości.
3. Opcjonalnie zabezpiecz dostęp za pomocą hasła.
4. Kliknij dobrze.
5. Teraz kliknij Blisko.

Przenieś pocztę do archiwum

Aby wypełnić nowo utworzony plik PST z archiwum:

• Przeciągnij i upuść całe foldery do folderu głównego, który pojawił się niedawno Foldery poczty.
  • Jest to przydatne, jeśli już masz Archiwum folder zawierający, powiedzmy, wszystkie zeszłoroczne wiadomości. Po prostu zapisz go w archiwum PST.
• Alternatywnie, aby zarchiwizować pojedyncze przedmioty:
  • Kliknij folder główny nazwany po archiwum PST w ramach Foldery poczty prawym przyciskiem myszy.
  • Wybierz Nowy folder … z menu.
  • Wpisz żądaną nazwę folderu.
  • Upewnić się Poczta i pozycja pocztowa s jest wybrany w ramach Folder zawiera: jeśli chcesz archiwizować wiadomości e-mail. Aby zarchiwizować inne elementy, wybierz odpowiednią kategorię.
  • Kliknij dobrze.
  • Przeciągnij i upuść pojedyncze lub grupy wiadomości e-mail na nowo utworzony folder.
• Aby przenieść całą pocztę poprzedzającą określoną datę w folderze (lub folderze zagnieżdżonym):
  • • W programie Outlook 2016:
      • Kliknij Plik.
      • Idź do Informacje Kategoria.
      • Kliknij Narzędzia do czyszczenia.
      • Wybierz Archiwum… z menu, które się pojawiło.
    • W programie Outlook 2007:
      • Wybierz Plik> Archiwum … z menu w programie Outlook.
  • Upewnić się Archiwizuj ten folder i wszystkie jego podfoldery: jest zaznaczone.
  • Podświetl żądany folder.
  • Określ datę wiadomości e-mail, przed którą (powiedzmy, w tym roku 1 stycznia), którą chcesz przenieść Archiwizuj elementy starsze niż: __ .
  • Użyj Paść się … , aby wybrać archiwum PST utworzone powyżej.
  • Kliknij dobrze.
• Opcjonalnie możesz skompresować swój plik PST na żywo, aby od razu odebrać nowo zwolnioną przestrzeń.

Zamknij plik archiwum PST

Po zarchiwizowaniu wszystkich elementów możesz zamknąć plik PST w Outlooku:

1. Kliknij folder główny archiwum PST w sekcji Foldery poczty prawym przyciskiem myszy.
2. Wybierz Blisko "___" z menu.

Dostęp do poczty z zamkniętego archiwum pliku PST

Aby pobrać wiadomości z zamkniętego pliku PST archiwum:

1. 1. W programie Outlook 2016:
      1. Kliknij Plik.
      2. Wybierz Otwórz i eksportuj.
      3. Kliknij Otwórz plik danych programu Outlook.
   2. W programie Outlook 2007:
      1. Wybierz Plik> Otwórz> Plik danych programu Outlook … z menu w programie Outlook.
2. Zaznacz żądany plik archiwum PST.
3. Kliknij otwarty.

Plik PST i jego foldery pojawią się pod Foldery poczty, gotowy na akcję.