Użyj skrótów klawiszowych Excel, aby szybko zapisać swoją pracę

Włożyłeś wiele pracy do arkusza kalkulacyjnego Excel, nie pozwól mu się wymknąć, ponieważ zapomniałeś nacisnąć przycisk zapisu. Skorzystaj z tych wskazówek, aby zachować swoją pracę i zachować ją na wypadek, gdyby następnym razem potrzebował tego ważnego pliku. Jeśli chcesz podzielić się swoją pracą, dowiedz się, jak łatwo to zrobić za pomocą funkcji zapisywania plików PDF.

Użyj klawiszy skrótu Excel Save

Oprócz zapisywania plików skoroszytu przy użyciu opcji Zapisz znajdującej się pod Menu Plik lub Zapisz ikonę na Pasek szybkiego dostępu, Excel ma opcję zapisywania za pomocą klawiszy skrótów na klawiaturze. Kombinacja klawiszy dla tego skrótu to:

Ctrl + S

Jeśli plik został wcześniej zapisany, wskaźnik myszy zmieni się w ikonę klepsydry podczas zapisywania. W przeciwnym razie, jeśli skoroszyt jest zapisywany po raz pierwszy, to Zapisz jako zostanie otwarte okno dialogowe.

Pierwszy raz zaoszczędzić

Gdy plik jest zapisywany po raz pierwszy, dwie części informacji muszą być określone w pliku Zapisz jako okno dialogowe zawierające nazwę pliku i lokalizację miejsca, w którym zostanie zapisany.

Nazwy plików mogą zawierać maksymalnie 255 znaków ze spacjami.

Zapisz często

Ponieważ używasz Ctrl + S Skrót jest tak prostym sposobem na zapisywanie danych, warto często zapisywać - przynajmniej co pięć minut - aby uniknąć utraty danych w przypadku awarii komputera.

Przypinanie Zapisz lokalizacje

Od czasu programu Excel 2013 można przypiąć często używane zapisane lokalizacjeZapisz jako . Dzięki temu lokalizacja będzie łatwo dostępna na górze listy Ostatnie foldery. Nie ma ograniczeń co do liczby lokalizacji, które można przypiąć. Aby przypiąć lokalizację zapisu:

1. KliknijPlik> Zapisz jako.
2. wZapisz jako okno, umieść wskaźnik myszy w żądanej lokalizacji podOstatnie foldery - po prawej stronie ekranu pojawia się mały poziome zdjęcie pinezki dla tego miejsca.
3. Kliknij nakołekdla tej lokalizacji. Obraz zmienia się na pionowy obraz przycisku rozwijanego pinezką, wskazując, że lokalizacja jest teraz przypięta do górnej części Najnowsze foldery lista.
4. Aby odpiąć lokalizację, kliknij przyciskpionowy obraz pinezkiponownie, aby zmienić go z powrotem na pinezkę poziomą.

Zapisz arkusze programu Excel jako pliki PDF

Jedną z funkcji wprowadzonych po raz pierwszy w programie Excel 2010 była możliwość konwertowania lub zapisywania plików arkusza kalkulacyjnego Excel Format PDF. Plik PDF (Portable Document Format) umożliwia innym przeglądanie dokumentów bez potrzeby instalowania oryginalnego programu, takiego jak Excel, na swoim komputerze.

Zamiast tego użytkownicy mogą otworzyć plik za pomocą bezpłatnego programu do odczytu plików PDF, takiego jak Adobe Acrobat Reader. Plik PDF pozwala również innym użytkownikom przeglądać dane arkusza kalkulacyjnego, nie dając im możliwości zmiany.

Zapisywanie aktywnego arkusza roboczego w formacie PDF

Zapisując plik w formacie PDF, domyślnie tylko bieżący lub aktywny Arkusz roboczy - czyli arkusz roboczy na ekranie - zostaje zapisany. Procedura zapisywania arkusza programu Excel w formacie PDF za pomocą programu ExcelZapisz jako Opcja typu pliku to:

1. Kliknij naPlikzakładkafaborek aby wyświetlić dostępne opcje menu.
2. Kliknij na Zapisz jako opcja otwarcia okna dialogowego Zapisz jako.
3. Wybierz lokalizację do zapisania pliku podZapisz w linia.
4. Wpisz nazwę pliku w poluNazwa plikulinia na dole.
5. Kliknij strzałkę w dół na końcuZapisz jako typ linia.
6. Przewiń listę, aby znaleźć i kliknij PDF (* .pdf)opcja, aby pojawiła się wZapisz jako typ wiersz okna dialogowego.
7. KliknijZapisaćzapisać plik w formacie PDF i zamknąć okno dialogowe.

Zapisz cały skoroszyt w formacie PDF

Jak wspomniano, domyślneZapisz jako opcja zapisuje tylko bieżący arkusz w formacie PDF. Wykonaj następujące kroki, aby zapisać cały skoroszyt jako plik PDF:

1. Otworzyć Zapisz jako Okno dialogowe.
2. otwarty Więcej opcji.
3. Kliknij naPDF (* .pdf) opcja, aby przycisk Opcje pojawił się w wierszu Zapisz jako typ okna dialogowego.
4. Kliknij przycisk, aby otworzyćOpcjeOkno dialogowe.
5. Wybierz Cały zeszyt ćwiczeńw sekcji Publikuj jaka.
6. Kliknijdobrzewrócić doZapisz jako Okno dialogowe.
7. KliknijZapisaćzapisać swoje skoroszyt w formacie PDF i zamknąć okno dialogowe.

Przycisk Opcje staje się widoczny dopiero po zmianie typu pliku na PDF (* .pdf) w oknie dialogowym Zapisz jako. Daje ci szereg możliwości wyboru informacji i danych zapisanych w formacie PDF.

Automatycznie zapisz do OneDrive

Jeśli używasz Microsoft Office 365, Program Excel automatycznie będzie automatycznie zapisywać twoją pracę za każdym razem, gdy wybierzesz miejsce przechowywania danych w chmurze firmy OneDrive jako lokalizację zapisywania. Nowa funkcja zapisuje dokument co kilka sekund, eliminując potrzebę ciągłego uderzania przycisku Zapisz lub odpowiedniego klawisza skrótu - to jeden aspekt, o który należy się martwić podczas pracy.

Aby funkcja AutoSave działała, musisz zapisywać dokumenty w lokalizacji w folderze OneDrive. Funkcja AutoSave nie działa z żadną inną lokalizacją na komputerze PC lub Mac.

Jeśli masz Office 365 i zapisujesz swoje pliki na OneDrive, upewnij się, że AutoSave funkcja jest włączona przez sprawdzenie przełącznika w lewym górnym rogu ekranu Excel. Po włączeniu, przełącznik powie Na. Aby wyłączyć tę funkcję i zapisać pracę ręcznie, wystarczy kliknąć przełącznik, aby go zmienić Poza.