Jeśli masz więcej niż jeden dzień wiadomości w swojej skrzynce odbiorczej, "umowa z każdą wiadomością w momencie jej przybycia - podejście nie działa dla ciebie.
To nie twoja wina. Takie podejście może działać tylko dla tych, których jedynym zadaniem jest jak najszybsze odbieranie wiadomości e-mail.
Na szczęście nieco inna droga pozwala ci pracować nieprzerwanie przez e-mail, wciąż odpowiadać w rozsądnym czasie, nie masz zaległych e-maili przez miesiące i pozbyć się zaległości e-mailowych.
Bądź na bieżąco z pocztą e-mail, traktując to jutro
Aby uchwycić swój adres e-mail:
- Odejmij oczy ze skrzynki odbiorczej.
- Upewnij się, że automatyczne sprawdzanie poczty i nowe ogłoszenia pocztowe są wyłączone.
- Zajmij się pocztą, która dotarła wczorajw tylu partiach, ile uznasz za stosowne.
- Im mniej partii, tym lepiej. Jeśli potraktujesz wszystkie wczorajsze wiadomości za jednym zamachem, najprawdopodobniej poświęciłeś im najmniej czasu i wysiłku.
- Zaplanuj czas przetwarzania wiadomości e-mail.
- Rozpraw się z wiadomościami w kolejności.
- Jeśli wiadomość wymaga badań, zaplanuj te badania na jutro i niech nadawca dowie się, że do nich wrócisz. Jeśli potrzeba więcej pracy, zaplanuj na dłuższy okres.
- Upewnij się, że możesz znaleźć oryginalną wiadomość po zakończeniu pracy. Nadawca i, co najważniejsze, data zaznaczona razem z zadaniem powinny wystarczyć. W systemie Mac OS X Mail możesz także użyć LinkABoo.
- Możesz użyć folderu inteligentnego, który wyświetla tylko wiadomości dostarczone wczoraj, zastosować flagi (na przykład dni oznaczone naprzemiennie kolorami) lub polegać na sortowaniu według daty nadejścia.
- Okresowo możesz sprawdzać swoją skrzynkę odbiorczą pod kątem wszelkich żądanych wiadomości e-mail Pilne działanie.
Jeśli twoja praca tego wymaga, przetwarzaj pocztę częściej niż codziennie - trzy razy dziennie. Niezależnie od wybranego okresu kluczowym elementem jest to, że lista wiadomości e-mail jest zamykana na nowe wpisy podczas pracy nad nią.
Dlaczego codzienne przetwarzanie skrzynki odbiorczej poczty e-mail?
Jeśli nie masz do czynienia z pocztą częściej, zapraszam cię jednak do codziennego przetwarzania. Ma dodatkowe zalety:
- Nie stwarzasz przypadkowo natychmiast odpowiedzi, zobowiązania, którego nie można spełnić.
- Harmonogram dzienny jest łatwy do utrzymania i zapamiętania.
- Możesz wybrać idealną porę dnia dla każdego typu wiadomości.
Obsługuj najprostsze wiadomości e-mail po raz pierwszy!
Nawet jeśli to nie jest twój styl,
- poeksperymentuj, aby najpierw usunąć najłatwiejsze wiadomości.
Gdy dojdziesz do trudniejszych e-maili, stały postęp trochę ich już oswoił. Jeśli szybko zeskanowałeś skomplikowane elementy, zanim wyruszysz z łatwizną, również poświęciłeś trochę czasu na znalezienie rozwiązań.
Co, jeśli przegapię dzień Opróżniając moją skrzynkę odbiorczą?
Jeśli przegapisz kilka dni z powodu podróży lub wakacji, to nic wielkiego.
- Rozpraw się z e-mailami tak, jakby dotarły wczoraj.
Często wysyłanie e-maili przez dwa dni lub nawet tydzień nie zabiera więcej czasu i wysiłku niż jeden dzień.
Jeśli stos wiadomości e-mail jest tak wysoki, że nie możesz sobie z tym poradzić w jeden dzień, niech inna strategia pomoże ci:
Jak wyczyścić zaległości w e-mailu
Aby pozbyć się zaległości w wiadomościach e-mail:
- Utwórz nowy folder.
- Przenieś wszystkie zaległe e-maile ze skrzynki odbiorczej do tego folderu.
- Codziennie i zanim cokolwiek innego, zrób co najmniej jedną z wiadomości w folderze zaległości.
- Nie musisz na nie odpowiadać. Nie musisz tego robić. Zrób coś. Wyszukaj witrynę, która może na przykład pomóc Ci w udzieleniu odpowiedzi. Lub wyszukaj adres e-mail (lub numer) kogoś, kto może ci pomóc.
- W niektóre dni zrobisz to minimum. Świetny! Na wielu innych zajmiesz się stertą wiadomości za jednym razem. Świetny!
- Obsługuj wszystkie nowe wiadomości jak powyżej.
