Jeśli dobrze jest odpowiedzieć, powinno być jeszcze lepiej odpowiedzieć wszystkim. Dobrze? Nie zawsze. Jeśli odpowiedź jest naprawdę ważna dla wszystkich odbiorców, należy użyć opcji "Odpowiedz wszystkim".
Niektóre odpowiedzi na wszystkie scenariusze wynikają z wpadek, w których jeden odbiorca nie zdaje sobie sprawy, że kliknął lub stuknął w tę opcję. Większość jednak prawdopodobnie wynika z faktu, że dana osoba nie zdaje sobie sprawy, kiedy wysłać wszystkie odpowiedzi.
Tak czy inaczej, jest to generalnie denerwujące dla innych osób zaangażowanych w przesłanie grupy. Używanie odpowiedniej etykiety e-mailowej, zarówno w miejscu pracy, jak i w społeczeństwie, jest niezwykle ważne. Dlatego najlepiej używać Odpowiedz wszystkim ostrożnie.
Kiedy odpowiedzieć wszystkim
Użyj funkcji "Odpowiedz wszystkim" w programie pocztowym tylko wtedy, gdy odpowiedź będzie potrzebna dla pierwotnego nadawcy i wszystkich osób w polach Do: i DW:
Nie odpowiadaj na wszystkie, gdy:
- Tylko oryginalny nadawca musi znać twoją odpowiedź,
- Twoje komentarze będą kluczowe dla informacji o oryginalnym nadawcy i kilku innych odbiorcach.
- Wykonaj normalną odpowiedź w tym przypadku, a następnie dodaj ręcznie wybranych innych odbiorców. Jeśli to pomaga, możesz skopiować ich adresy z oryginalnej wiadomości e-mail.
- Twoja wiadomość jest prosta jak "Dzięki!" lub "Ja też."
- Dziękuję, że możesz wysłać powiadomienia, ale nie wysyłaj ich do wszystkich innych odbiorców. Tylko nadawca musi być świadomy tego, co myślisz o wiadomości, a nie o każdej innej osobie w grupie.
Odpowiedz wszystkim powinny być zarezerwowane tylko dla przypadków specjalnych. Powinno być używane tylko wtedy, gdy musisz wysłać tę samą wiadomość do każdego odbiorcy w grupie. W przeciwnym razie, jeśli nie musisz tego robić, odpowiedz tylko odpowiednim osobom. Może to być po prostu odpowiadanie na nadawcę lub używanie pól DW: lub UDW: dla wielu określonych odbiorców.
Jako przykład rozważ otrzymanie e-maila z pytaniem, czy chcesz wziąć udział w przyjęciu na emeryturę w ten weekend. Udawaj, że został wysłany do 30 innych osób, a ty jesteś pytany nie tylko, czy idziesz, ale czy możesz przynieść jakieś jedzenie lub pomóc w inny sposób.
W tej sytuacji zwykle nie jest właściwe wysyłanie odpowiedzi do wszystkich innych i wyjaśnianie, że nie możesz iść, ponieważ musisz pracować w ten weekend i że twoje dziecko jest chore, więc nie jest to dobry weekend dla ciebie. Dane te są istotne dla nadawcy, ale prawdopodobnie nie dla wszystkich zaproszonych osób.
Są jednak chwile, kiedy powinieneś odpowiadać wszystkim i kiedy oczekuje się, że odpowiesz wszystkim. Być może wiąże się to z dyskusją grupową na temat projektu roboczego lub czymś innym, co bezpośrednio dotyczy innych odbiorców.
Niezależnie od przypadku, powinieneś zawsze przemyśleć to przed wysłaniem masowej wiadomości e-mail do innych osób. Jest jeszcze gorzej, gdy kilka osób wysyła odpowiedzi do wszystkich wiadomości jeden po drugim, a otrzymujesz tuzin e-maili w ciągu minuty lub dwóch. Są nie tylko trudne do śledzenia, ale także denerwujące, jeśli nie musisz ich czytać.
