To, czy używasz firmowego konta e-mail do wysyłania osobistych wiadomości e-mail, zależy przede wszystkim od firmy. To od pracodawcy zależy ustalenie zasad i wytycznych, które regulują korzystanie z zasobów sieciowych. Pracodawcy powinni mieć pracowników przeczytać i zaakceptować Politykę dopuszczalnego użytkowania (AUP), która określa, co jest dozwolone, a co nie jest przed udzieleniem im dostępu do zasobów sieciowych.
A co z wykorzystaniem osobistego konta e-mail do prowadzenia biznesu?
Ponownie, odpowiedź jest taka, że prawdopodobnie nie jest to mądre. Czy Twoje osobiste konto e-mail ma takie same surowe zasady dotyczące hasła, jak konto firmowe e-mail? Czy komunikacja między Twoim komputerem a serwerami prywatnego dostawcy poczty e-mail jest w jakiś sposób zabezpieczona lub zakodowana? Jeśli wysyłasz poufne lub poufne informacje, czy można je przechwycić, czy też kopia będzie przechowywana w pamięci podręcznej lub przechowywana na serwerach pocztowych?
Oprócz tych pytań, jeśli Twoja firma podlega wymaganiom zgodności, takim jak Sarbanes-Oxley (SOX), istnieją wymagania dotyczące ochrony i utrzymania komunikacji e-mail związanej z firmą. Jeśli pracujesz dla agencji rządowej, istnieje duża szansa, że twoja komunikacja podlega pewnym zasadom dotyczącym wolności informacji. W obu przypadkach przesłanie oficjalnych informacji na Twoje osobiste konto spowoduje wyłączenie kontroli w celu ochrony i zachowania komunikacji e-mail. Takie postępowanie jest nie tylko naruszeniem zgodności, ale także stanowi pozorną celową próbę obejścia systemu i ukrycie jego komunikacji.
Nie ma lepszego przykładu, dlaczego mieszanie osobistej poczty e-mail z pocztą służbową jest okropnym pomysłem, niż wykorzystanie przez Hillary Clinton prywatnego serwera poczty elektronicznej w czasie jej pracy jako Sekretarza Stanu. To był jeden z najbardziej publicznych przypadków, dlaczego nie powinieneś robić czegoś takiego. Nie tylko jest to sprzeczne z polityką rządu. To nie jest dobry pomysł, ponieważ osobiste konta e-mail zazwyczaj nie są zbliżone do liczby zabezpieczeń technicznych stosowanych przez systemy rządowe. Nie, że systemy rządowe są doskonałe, ale są zwykle skonfigurowane w taki sposób, aby próbować zminimalizować zagrożenia bezpieczeństwa.
Po drugiej stronie korytarza, Pewnego razu republikańska kandydatka na wiceprezydenta Sarah Palin, była gubernator Alaski, nauczyła się twardo, że prywatne konta e-mail nie zapewniają takiego samego poziomu bezpieczeństwa, jak system administracji rządowej Alaski. Grupa nazywająca siebie "anonimową" zdołała włamać się na swoje osobiste konta pocztowe Yahoo. "Anonimowy" opublikował garść wiadomości e-mail, mniej więcej po to, aby udowodnić, że włamali się na konto. Niektóre tytuły i odbiorcy wiadomości zdają się popierać plotki, że mogła użyć osobistej wiadomości e-mail specjalnie w celu utrzymania etycznie kwestionowanego przedmiotu z systemu poczty elektronicznej Alaski rządu i poza wszelkimi wymogami wolności informacji.
Upewnij się, że postępujesz zgodnie z dobrymi praktykami podczas tworzenia haseł, nawet dla kont osobistych. Bezpieczne hasła lub nie, korzystaj z rozsądnego osądu i przestrzegaj zasad przy podejmowaniu decyzji o łączeniu osobistych i biznesowych wiadomości e-mail.
Niektóre inne wspaniałe zasoby dotyczące bezpieczeństwa poczty e-mail obejmują:
- Niebezpieczeństwa wiadomości autoodpowiedzi poza biurem
- Dlaczego potrzebujesz jednorazowego konta e-mail
Uwaga wydawcy: Ten starszy artykuł został zaktualizowany przez Andy O'Donnell
