Czasami musisz pisać ostre e-maile.
Musisz podzielić się opinią z kimś w innym biurze, nie zgodzić się z interesariuszem lub powiedzieć komuś, że się pomylił - a połączenie telefoniczne lub spotkanie osobiste byłoby przesadą (i ryzykujesz, że sytuacja stanie się jeszcze poważniejsza) .
To powiedziawszy, kiedy najbardziej łagodne nuty mogą zostać źle zinterpretowane, stawka jest jeszcze wyższa, gdy masz coś krytycznego do powiedzenia.
Jako osoba pracująca zdalnie - stale przesyłam e-maile z opiniami. I mimo że robiłem to setki razy, wciąż psuję się w żołądku, kiedy piszę, że czyjaś praca wymaga wielu zmian.
Ale ludzie często reagują o wiele bardziej pozytywnie, niż się spodziewałam. Korzystam ze stosowanej przeze mnie formuły, która sprawia, że ostre e-maile są tak przyjazne i pomocne, jak to tylko możliwe.
Oto jak się rozkłada:
Linia 1: Powiedz coś przyjaznego
Kiedy piszesz linię początkową (po pozdrowieniu), możesz sobie wyobrazić, że to rozmowa. Gdyby ktoś podszedł do ciebie i zanurkował prosto w ich punkt, byłbyś zniechęcony.
Właśnie dlatego linia taka jak twój weekend? lub mam nadzieję, że ta nuta znajdzie cię dobrze, choć może się to wydawać zbędne, pomaga rozpocząć właściwe nuty.
Wiersz 2: Podziękuj Mu lub Jej
Jeśli ma to zastosowanie, miło jest odnotować wysiłki drugiej osoby. Nie chcesz zagłębiać się w to, co zrobili źle, nie uznając czasu, który spędzili na tym, co przysłali.
To tak proste, jak: Dziękuję bardzo za to.
Wiersz 3: Wskaż coś pozytywnego
Nikt nie chce czuć się jak idiota (lub tak, jak myślisz, że są głupi). Tak więc, chociaż nie chcesz owijać w bawełnę, ważne jest, aby poświęcić trochę czasu na wskazanie jednej siły pracy drugiej osoby.
Spróbuj, widzę, do czego to doprowadzi. Na przykład możesz powiedzieć bezpośredniemu raportowi, że możesz zobaczyć, w jaki sposób wdrożona strategia pomogłaby zespołowi działać lepiej. Możesz też powiedzieć koledze, że wykonał świetną robotę, rozwiązując główny problem klienta.
Oczywiście ważne jest, aby ten komentarz był uczciwy. Powinieneś wspomnieć o czymś, co jest rzeczywiście korzystne, i nie powinieneś pochlebnie pochwalić tak szeroko, że reszta wiadomości całkowicie oślepia odbiorcę.
Treść wiadomości e-mail: omówienie zmian (i wyników)
Wierzcie lub nie: ludzie doceniają to, dlaczego zdecydowali się robić rzeczy inaczej. Jest to sprzeczne z intuicją (bo kto chce usłyszeć, jak szczegółowo zawiedli?), Ale w rzeczywistości pokazuje, że masz o nim dobre zdanie.
To pokazuje, że nie można się z nimi nie zgodzić tylko ze względu na to. Poza tym pokazuje, że uważasz, że są wystarczająco inteligentni, aby uczyć się na podstawie opinii i realizować swoje oczekiwania w przyszłości.
Aby uniknąć nadmiernego opracowywania, co poszło nie tak, ogranicz się do zdań, które mają format …. A jeśli masz więcej niż jedną zmianę, użyj kul.
To wygląda tak:
Lub:
- Przekonasz się, że wprowadziliśmy pewne zmiany w boisku na podstawie opinii zespołu kierowniczego.
- W tym kontekście chciałbym, aby zmiany te zostały wprowadzone w innych aspektach prezentacji, ponieważ chcielibyśmy, aby były one spójne.
Ostatni wiersz
Zawsze kończ na pytaniu, czy możesz coś wyjaśnić lub odpowiedzieć na jakiekolwiek pytania.
Chociaż daj mi znać, jeśli mogę odpowiedzieć na jakiekolwiek pytania, może wydawać się oczywiste, ale służy to celowi. To sprawia, że cały duch twojego e-maila jest bardziej oparty na współpracy.
Nagle zaczyna się od powiedzenia „tu są zmiany - kropka” do „tu są zmiany - czy mógłbyś mi powiedzieć, jeśli któryś z nich nie ma sensu?” To pokazuje, że wciąż cenisz opinię drugiej osoby.
Następnie wszystko, co pozostało, to wyrejestrowanie - wystarczy każde standardowe wyrejestrowanie (najlepsze, szczerze, dziękuję!).
Kładąc wszystko razem
- Przykład zmiany i jak przyniesie pozytywny wynik
- Jeśli dotyczy: przykład zmiany drugiej i sposób, w jaki przyniesie ona pozytywny wynik
- Jeśli dotyczy: przykład zmiany trzeciej i sposób, w jaki przyniesie ona pozytywny wynik
Po skomponowaniu naprawdę konstruktywnej informacji zwrotnej poświęć chwilę na przemyślenie tematu. Być może wszystko, czego potrzebujesz, to nacisnąć odpowiedź, ale może się zdarzyć, że niewielka zmiana wpłynie na cały ton. (Czy wiesz, że „dziś” jest lepsze niż „pilne”? Więcej o tym - i innych słowach, których należy unikać - tutaj.)
Nie każda wysłana wiadomość będzie pełna pochwał - i to jest OK. Jeśli poświęcisz trochę czasu na napisanie go z namysłem, przejdzie to długą drogę.
