Czy zdarzyło Ci się kiedyś, że po dziewięciu godzinach pracy w biurze nadal nie usunąłeś ważnego przedmiotu z listy rzeczy do zrobienia? Kiedy czujesz, że możesz być produktywny - gdybyś pracował w cichym, pozbawionym zakłóceń pudełku i nie byłby bombardowany e-mailami, telefonami i wpadkami współpracowników co 30 sekund?
Ale oczywiście tak nie jest. Większość z nas, młodych profesjonalistów, siedzi w małych, zagraconych kabinach, otoczona dziesiątkami innych młodych specjalistów w małych, zagraconych kabinach i jest usiana ciągłymi cyfrowymi zakłóceniami naszych telefonów, komputerów i jeżyn.
Nie jest to najlepsze środowisko do pracy. Jak więc wyeliminować zakłócenia w biurze, zapiąć pasy i faktycznie załatwić sprawę? Oto sześć prostych rozwiązań.
1. Uwolnij się od e-maila
To, że codziennie dostajesz mnóstwo e-maili, nie oznacza, że musisz być przywiązany do swojego Outlooka (lub Entourage lub Gmaila). W rzeczywistości ciągłe wyświetlanie wiadomości e-mail na ekranie może zmniejszyć wydajność.
Jedna łatwa zmiana: nie otwieraj poczty e-mail na monitorze przez cały dzień. Zamiast tego wyłącz wszystkie swoje alerty i podejmuj wspólny wysiłek, aby sprawdzać wiadomości tylko w zaplanowanych godzinach (sprawdzam moje mniej więcej raz na godzinę). Jeśli to Cię denerwuje - jeśli twój szef często wysyła wiadomości e-mail lub masz klienta, który potrzebuje naprawdę natychmiastowych odpowiedzi - możesz dostosować sposób, w jaki program Outlook ostrzega, aby zwracać uwagę tylko duże rzeczy.
2. Nie odbieraj telefonu
To, że dzwoni, nie oznacza, że musisz odpowiedzieć. Jeśli poświęciłeś godzinę na wygenerowanie raportu dla swojego szefa i otrzymasz połączenie z nieznanego numeru, pozwól mu przejść na pocztę głosową. Jeśli nie oczekujesz połączenia, nie warto przerywać koncentracji. Zaufaj mi, jeśli to ważne, dzwoniący zostawi wiadomość i zawsze możesz oddzwonić.
Zaoszczędzisz również stres związany z nieprzygotowaniem się na rozmowę telefoniczną - jeśli zgadywałeś numery przez godzinę, a miejsce wydarzenia dzwoniło o opóźnionej wysyłce, będziesz bardziej zdenerwowany, jeśli odbierzesz teraz niż przestaniesz, ponownie skoncentruj się i oddzwoń później, gdy wyśledzisz informacje o przesyłce.
3. Sygnał do współpracowników
Atmosfera społeczna jest jedną z najlepszych rzeczy w pracy w biurze - ale jest też jedną z najbardziej rozpraszających. Jednym ze sposobów na przeciwdziałanie temu jest skonfigurowanie systemu ze swoimi współpracownikami, aby wszyscy wiedzieli, kiedy nie przeszkadzać sobie nawzajem. Jest to łatwe, gdy masz drzwi do biura, które możesz zamknąć - ale jeśli nie, wymyśl własny sygnał, który mówi „proszę, nie przerywaj mi teraz”.
Może to być tak proste, jak założenie słuchawek (nawet jeśli nie słuchasz muzyki) lub przyklejenie ulubionego akcesorium biurkowego do monitora. Pamiętaj tylko, że działa to tylko wtedy, gdy udostępniasz się przez cały dzień - czasem ludzie potrzebują Twojej uwagi.
4. Bądź fizycznie zorganizowany
Teraz niekoniecznie musisz trzymać biurko bez papieru lub kodować kolorami foldery, ale jeśli jesteś zorganizowany - w dowolny sposób, który Ci odpowiada - i możesz znaleźć rzeczy, będziesz bardziej produktywny. (Moje biurko może wyglądać jak pudełko karteczek eksplodujących na całej powierzchni, ale mam system, przysięgam!) Nikt nie lubi marnować 10 minut na szukanie minut zeszłotygodniowego spotkania, kiedy powinieneś pisać program na ten tydzień.
Jest to również miejsce, w którym technologia może naprawdę pomóc. Znacznie łatwiej jest mi zapisywać dane cyfrowo, dlatego warto przeskanować wszystko i zapisać je na dysku udostępnionym mojej firmy. W ten sposób, jeśli rozmawiam przez telefon z klientem i muszę dwukrotnie sprawdzić umowę, mogę po prostu podciągnąć ją na ekranie - nie trzeba jej odkładać, gdy szukam odpowiedniego miejsca w kabinie teczka.
5. Odwróć uwagę!
Ludzie często koncentrują się na eliminowaniu zakłóceń, takich jak Facebook, sklepy internetowe i media strumieniowe w miejscu pracy. Ale nawet jeśli szef chciałby widzieć, jak pochylasz się nad klawiaturą i wpatrujesz się w ten arkusz kalkulacyjny przez wszystkie osiem (lub więcej) godzin dziennie, nie zwiększy to produktywności.
W rzeczywistości ostatnie badanie wykazało, że „przeglądanie stron internetowych może faktycznie odświeżyć zmęczonych pracowników i zwiększyć ich wydajność w porównaniu z innymi czynnościami, takimi jak wykonywanie osobistych połączeń, SMS-ów lub e-maili, nie mówiąc już o bezpośredniej pracy bez żadnego odpoczynku”.
Tak więc, śmiało: poświęć 15 minut na plotkowanie Gawkera lub przejrzyj nowości w JCrew. Przerwa sprawi, że będziesz bardziej produktywny, gdy ponownie skupisz się na zadaniach.
6. Prowadź dziennik roboczy
Co najważniejsze, dowiedz się, jak osobiście najlepiej pracujesz. Spróbuj zapisać wszystko, co robisz w ciągu dnia i ile czasu to zajmuje - prawdopodobnie będziesz zaskoczony.
Zacząłem prowadzić dziennik pracy, aby móc zliczyć, ile mojego dnia zajęły zadania administracyjne i ile pozostało do poświęcenia na projekty długoterminowe. Ale skończyło się to również pokazaniem mi moich wzorców pracy - na przykład, że zdecydowanie najwięcej pracy wykonuję po południu. Uświadomienie sobie tego pomogło mi ustalić lepszy harmonogram: teraz pracuję do późna, zamiast przychodzić wcześnie, i zwykle mogę pakować znacznie więcej wydajności w ciągu dnia.
Nie zawsze łatwo jest wyeliminować zakłócenia, ale pomyśl: im bardziej jesteś teraz produktywny, tym szybciej wydostaniesz się z kabiny i wejdziesz do biura - gdzie możesz zamknąć drzwi.
