Jako członek pokolenia Y (mam nadzieję) znasz już najważniejsze zasady etykiety e-mail: bądź krótka i słodka, i nie umieszczaj niczego w wiadomości e-mail, której nie chciałbyś przekazać swojej babci, szefowi, lub twój znaczący inny.
Ale czasami najbardziej rzucającą się w oczy częścią pisania wiadomości e-mail wcale nie jest treść - to jak zacząć i zakończyć. Zwłaszcza w miejscu pracy nie zawsze jest to tak proste, jak rozpoczęcie od „Drodzy Joe” i podpisanie się pod tekstem „Dzięki, Kelly”.
Kiedy więc tworzysz wiadomość dla menedżera ds. Zatrudnienia, dyrektora, a nawet szefa, oto sposób, aby upewnić się, że posuwasz swoją najlepszą cyber-stopę - od początku do końca.
1. E-mail od kogo?
Po pierwsze: czas wycofać konto „[email protected]”. Naprawdę. Nie jest słodki ani kreatywny, jest nieprofesjonalny. Jeśli korzystasz z konta e-mail z innego powodu niż na czacie ze znajomymi z uczelni, użyj adresu zawierającego swoje pierwsze i ostatnie inicjały lub imię i pozostaw to w tym miejscu. Zachowaj także ostrożność, używając cyfr 0 lub 1 w adresie e-mail; trudno odróżnić je od dużej litery O lub małej L.
2. Unikaj powitania gaff
Wybór pierwszego słowa e-maila jest łatwy - „kochanie” lub „cześć” oba działają w niemal każdej sytuacji. Ale po tym może być trudniej. W zwykłej komunikacji w miejscu pracy zwracanie się do osoby po imieniu jest zwykle w porządku, a używanie tytułów może sprawić, że będziesz wyglądać na zbyt formalnego, dusznego lub nieletniego.
Są jednak wyjątki: niektórzy kierownicy wyższego szczebla wolą „Pana” lub „Panią”, dlatego warto zachować ucho, aby usłyszeć, jak inni ludzie zwracają się do niego. Jest to bezpieczny zakład, gdy po raz pierwszy spotykasz się z lekarzem lub profesorem, że wolą być nazywani „Dr.”
Wysyłając e-maile w poszukiwaniu pracy, najlepiej używać tytułów. Ale jeśli nie znasz płci osoby, z którą się kontaktujesz, nie zgaduj - użyj tylko imienia. Tak, Christina „Chris” Brown może wybaczyć, że nazywasz ją Panem, ale ostatnią rzeczą, którą chcesz zrobić, jest zawstydzić się, zanim przejdziesz do wiadomości e-mail.
Wreszcie, jeśli nie masz konkretnej nazwy odbiorcy (np. Wysyłasz zapytanie o pracę na centralny adres HR), wystarczy zwykłe „cześć”.
3. Zamknij dzięki uprzejmości
Możesz mieć swoją ulubioną linię zamykającą e-mail, ale zawsze powinieneś wziąć pod uwagę swoje relacje z korespondentem i powód wysłania e-maila podczas wylogowywania się. Oto krótkie spojrzenie na niektóre często używane słowa i przekaz, który przekazują:
Z poważaniem: Jest to uniwersalny sentyment końcowy iw 100% odpowiedni w większości sytuacji, ale może być postrzegany jako nieco duszny lub odrażający w korespondencji z osobą, którą dobrze znasz.
Z pozdrowieniami: To zdanie jest profesjonalne, ale z odrobiną ciepła. Często zdarza się, że e-maile biznesowe są mniej formalne, na przykład między współpracownikami, którzy współpracują ze sobą dość często. Można to skrócić dalej do „Pozdrawiam”, wysyłając wiadomość e-mail do znajomego.
Najlepsze: To podpisanie jest szeroko dyskutowane i jest postrzegane jako wszystko od szczerego do banalnego, w zależności od filtra odbiorcy. Jest to po prostu skrócona wersja „Pozdrawiam” i może wywoływać pozytywne uczucia. Ale może być również źle zrozumiany jako nieautentyczny, jeśli nie masz wcześniejszych relacji jeden na jednego z osobą, do której wysyłasz e-maile.
Z szacunkiem: Jest to formalne wysłanie, które jest odpowiednie, gdy wysyłasz wiadomość e-mail do prezesa, prezesa zarządu lub dyrektora firmy na wysokim szczeblu.
Czule: To zdecydowanie zamknięcie społeczne, a nie profesjonalne. Wysyła przesłanie życzliwości i prawdziwego zainteresowania - ale z poziomem znajomości, który najlepiej jest trzymać z dala od profesjonalnej korespondencji.
Serdeczne pozdrowienia: jest to bardziej formalna wersja „czule”, ale nadal najlepiej nadaje się do e-maili społecznościowych.
Z poważaniem: Często uważane za nieco duszne w przypadku wiadomości e-mail, to zamknięcie najlepiej nadaje się do bardziej formalnej korespondencji, takiej jak list drukowany.
4. Uczyń swój podpis przydatnym
Upewnij się, że linia podpisu zawiera podstawowe informacje: imię i nazwisko, tytuł, nazwę firmy oraz dane kontaktowe, w tym numery telefonów i adres e-mail. Logo firmy może być również estetycznym dodatkiem.
Wysyłając e-maile związane z poszukiwaniem pracy, użyj swojego imienia i nazwiska oraz danych kontaktowych. Zastanów się jednak, jakie dane kontaktowe podajesz - jeśli nie chcesz, aby potencjalni pracodawcy dzwonili na linię, którą czasami odbiera recepcjonistka, nie podawaj tego numeru. A jeśli profesjonalnie używasz Facebooka, Twittera i LinkedIn, możesz również podać te informacje.
Czasami zobaczysz e-maile, w tym cytaty lub dowcipne strony, jako część podpisu - ale zachowaj ostrożność, zanim zaczniesz myśleć, że twój potrzebuje tego rodzaju aktualizacji. E-maile biznesowe muszą zawierać tylko to: biznes. Twój podpis nie jest miejscem promowania twoich osobistych przekonań lub zainteresowań.
Kiedy tworzysz wiadomość e-mail, pamiętaj, aby zwracać uwagę na linię otwierającą i zamykającą tak samo, jak resztę treści. Nie pozwól, by błąd opakowania, którego można uniknąć, nie drażnił ani nie rozpraszał odbiorcy, zanim dotrze on do najważniejszej części Twojego e-maila - wiadomości.
