Użyj kryształu, aby pisać lepsze profesjonalne e-maile - muza

Jest jeden fakt, że nie można zaprzeczyć: osobowość ma ogromny wpływ na sposób, w jaki się komunikujemy.

Nie wierzysz mi? Poświęć chwilę, aby pomyśleć o tym, jak porozmawiasz podczas popołudniowej wizyty z babcią. Pomyśl teraz o tym, jak mówisz, gdy jesteś na piątkowym wieczornym koktajlu ze swoim dobrym przyjacielem.

Jesteś tą samą osobą, ale w tych różnych okolicznościach zmienisz swój styl komunikacji dość drastycznie. Czemu? Cóż, ponieważ znasz te osoby wystarczająco dobrze, aby zrozumieć, jak mówić w sposób, który najbardziej im odpowiada.

Taka jest ludzka natura, jeśli chodzi o ludzi, z którymi jesteś blisko. A co z twoimi kontaktami zawodowymi? Jeśli nie łączysz się z nimi koniecznie ścisłą więź, jak możesz lepiej zrozumieć, jak skutecznie się z nimi komunikować?

Wprowadź magiczne rozwiązanie o prostej nazwie: Crystal.

Czym dokładnie jest kryształ?

Kryształ nie jest całkiem nowy - istnieje już od dłuższego czasu. Ale, jeśli nigdy wcześniej o tym nie słyszałeś, oto ogólna zasada: jest to wtyczka, która integruje się z takimi rzeczami, jak twój kalendarz (będzie działał zarówno z Google, jak i Outlookiem!), Twoją skrzynką odbiorczą i LinkedIn.

Po skonfigurowaniu i zsynchronizowaniu dostarczy Ci różnych wskazówek i informacji na temat różnych osobowości twoich kontaktów. Crystal twierdzi, że informacje te umożliwią Ci pisanie lepszych e-maili, prowadzenie lepszych spotkań i ogólną komunikację w sposób bardziej efektywny i wydajny dla konkretnej osoby.

Brzmi jednocześnie przerażająco i fajnie, prawda? Oczywiście, aby zaspokoić swoją ciekawość (mam na myśli dobre dziennikarstwo ), zdecydowałem, że muszę spróbować.

Jeśli chodzi o ceny, Crystal oferuje bezpłatny plan, który zapewni ci dostęp do własnej oceny osobowości DISC i raportów relacji dla twoich kontaktów.

Aby jednak lepiej zrozumieć, jak to się naprawdę potoczy, zapisałem się na plan „Profesjonalny” za 19 USD miesięcznie. Dzięki tej subskrypcji uzyskałem również dostęp do funkcji Crystal Email Coach, która pomaga mi tworzyć lepsze wiadomości e-mail w oparciu o osobowość tego konkretnego kontaktu (co, szczerze mówiąc, najbardziej interesowała mnie jazda testowa).

Używanie Crystal do zrozumienia siebie

Jedną z rzeczy, które uznałem za najbardziej pouczające po natychmiastowej rejestracji w Crystal, była możliwość przeprowadzenia oceny DISC i wygenerowania własnego profilu osobowości.

Informacje te mają na celu nie tylko pomóc ci stać się bardziej samoświadomymi, ale Crystal wykorzysta wyniki tej oceny, aby pomóc innym użytkownikom zrozumieć, jak lepiej się z tobą komunikować. (Jeśli szukasz trochę dodatkowej lektury, możesz dowiedzieć się, w jaki sposób Crystal gromadzi wszystkie dane dotyczące ich osobowości na stronie FAQ.)

Byłem mile zaskoczony, jak dokładne były wyniki mojej własnej oceny DISC (krzyczcie do moich kolegów z IS!). Oprócz ogólnego przeglądu mojej osobowości, Crystal przedstawił także inne ważne fakty - takie jak to, co mnie motywuje i co wolę w zakresie komunikacji.

W szczególności wskazówki e-mailowe były niesamowicie dokładne. Będę pierwszy, który to przyzna: kocham dobry emotikon.

Już byłem pod wrażeniem tego, jak Crystal pomogła mi zrozumieć siebie. Ale wciąż miałem jedno wielkie pytanie: co z moimi kontaktami? Jak pomogłoby mi to się z nimi komunikować?

Zainstalowałem rozszerzenie Chrome i zdecydowałem się na współpracę z jednym z moich własnych kolegów Muse.

Używanie kryształu do zrozumienia innych

Aby dać Crystal uczciwą szansę, zacząłem pisać e-mail do redaktora naczelnego The Muse, Jenni Maier. Po wpisaniu jej adresu e-mail w polu adresu kliknąłem przydatne rozszerzenie Crystal, aby dowiedzieć się więcej o niej.

Na początek spojrzałem na profil osobowości Jenni - który był równie odkrywczy jak mój własny. Rozszerzenie przeglądarki ma kilka wyróżnień bezpośrednio w tym samym oknie e-mail, a następnie możesz kliknąć link, aby wyświetlić cały profil tego kontaktu na osobnej karcie w przeglądarce.

Kolejna rzecz, która była dla mnie szczególnie pomocna? Narzędzie „Email Coach”, które pojawiło się w rozszerzeniu (ponownie, jest to funkcja dostępna tylko w przypadku płatnej subskrypcji Crystal). Korzystając z danych osobowości Jenni, to narzędzie dzieliło się wskazówkami i poradami, w jaki sposób mogę ulepszyć swój e-mail w następujących obszarach:

• Wiersz tematu
• Powitanie
• Ciało
• Wezwanie do działania
• Wycofać się

Podczas redagowania wiadomości e-mail Crystal będzie podkreślać słowa i sugerować w czasie rzeczywistym, jak możesz poprawić pisanie.

I oto, czym skończyłem po dobrym wykorzystaniu wszystkich sugerowanych wskazówek i sztuczek Crystal:

Po opracowaniu obu z nich postanowiłem naprawdę wystawić Crystal na próbę, zadając Jenni proste pytanie, nie dając jej dodatkowego kontekstu: który z tych e-maili lubisz bardziej?

Zgadłeś - zdecydowanie wolała tę drugą opcję, udowadniając, że wszystko, czego używa Crystal, aby zrozumieć twoje kontakty, ma oczywiście jakąś wartość.

Czy warto korzystać z Crystal?

Ogólnie byłem pod wrażeniem wszystkiego, co Crystal była w stanie zrozumieć zarówno o mnie, jak i moich kontaktach. I chociaż prawdopodobnie nie wykorzystam go do szybkich wiadomości, które muszę wysłać bez namysłu, planuję nadal używać go do dłuższych wiadomości e-mail lub korespondencji z ludźmi, których nie znam tak dobrze.

Jak dla ciebie? Bardzo polecam wypróbowanie przynajmniej darmowej wersji. Jeśli nic więcej, możesz po prostu oszukać swoich kolegów, aby myśleli, że jesteś medium.

Czy sam przetestowałeś Crystal? Daj mi znać na Twitterze, jeśli to lubisz!