Spójrzmy prawdzie w oczy: szefowie nie są idealni. A czasem muszą to wiedzieć. Niezależnie od tego, czy długie, pełne osobistej historii spotkania menedżera uniemożliwiają wszystkim wykonanie pracy, czy też jej codzienne krzyczące mecze zagrażają twoim relacjom z innymi działami, czasem musisz podzielić się z szefem konstruktywnymi opiniami.
A kiedy to zrobisz, może być dość zniechęcające. Weź oczywisty strach przed odwetem za powiedzenie jej czegoś, czego nie chciała usłyszeć, i dodaj niezamierzone konsekwencje bycia postrzeganym jako osoba składająca skargę, a ty masz trudny do przełknięcia koktajl.
Choć może to być przerażające, możesz podjąć pewne kroki, aby upewnić się, że każda rozmowa zwrotna jest dyplomatyczna i owocna.
Rozważ koszty i korzyści
Zauważyłem przez lata, ludzie wydają się o wiele bardziej swobodnie dzieląc się swoimi opiniami niż wtedy, kiedy zaczynałem - co może być dobrą rzeczą. Ale w rezultacie ludzie czasami mówią rzeczy, które lepiej nie były wypowiadane, a przynajmniej powinny być powiedziane w bardziej dyplomatyczny sposób.
Kiedy zaczynałem jako menedżer, miałem jednego takiego pracownika. Był bystry i świetny pracownik, więc często doceniałem jego szczerość związaną z codziennym rozwiązywaniem problemów. Ale kiedy osaczył mnie przed całym zespołem i powiedział, że źle wykonuję zadanie, byłem oszołomiony. W jednej chwili zniszczył moją wiarygodność w zespole (nie wspominając o tym, że podważył moją pewność siebie).
Co gorsza, kiedy odciągnąłem go na bok w celu omówienia, okazało się, że nie robiłem nic złego, po prostu inaczej niż ich stary menedżer. Z czasem oboje zdaliśmy sobie sprawę, że moje podejście działało równie dobrze, ale zajęło miesiące naprawienie szkody dla mojej pewności siebie i autorytetu. Cena tego komentarza była dość wysoka, bez żadnych korzyści.
Chociaż informacje zwrotne są ważne dla was obojga, zastanówcie się, czy wasz wkład naprawdę musi zostać przekazany, w jaki sposób dzielenie się nim wpłynie na waszego kierownika i czy informacje te ostatecznie pomogą wam - lub skrzywdzą - was na dłuższą metę. Jak mówią, wybierz swoje bitwy. Przekaż opinię, którą naprawdę uważasz, że szef powinien usłyszeć - i zrób to we właściwy sposób.
Zapisz to
Mówienie szefowi, że nie spełnia twoich oczekiwań, jest przerażające, więc nie polegaj na swoich umiejętnościach improwizacji, aby przeprowadzić cię przez tego rodzaju dyskusje. Zamiast tego poświęć czas na zebranie i spisanie swoich myśli.
Kiedy po raz pierwszy zwróciłem się do menedżera o problem z jego występem, pomyślałem, że mogę to po prostu rozwikłać i nie zadałem sobie trudu, aby zanotować jakieś notatki. Po około 30 sekundach rozmowy głęboko żałowałem tego przeoczenia. Po pierwsze, mój szef nie spodziewał się, że pracownik otrzyma informację zwrotną od pracownika poza sezonem przeglądu rocznego, więc natychmiast przyłapałem się na próbie wyjaśnienia siebie i wyjaśnienia, dlaczego tam byliśmy. Zanim natknąłem się na wyjaśnienia, byłem tak przywiązany do języka i zdenerwowany, że po prostu wyrzuciłem wszystko, co mnie w nim niepokoiło. Nie trzeba dodawać, że ta rozmowa nie poszła dobrze.
Zanotuj kilka ogólnych zagadnień, koncentrując się na kwestiach, które Twoim zdaniem są naprawdę niezbędne do rozwiązania, oraz wszelkich pomocniczych szczegółach, które pomogą zainicjować produktywną dyskusję - szalone rozmowy telefoniczne z szefem, gdy spóźni się o 10 minut na spotkanie, na przykład. Następnie trzymaj się skryptu. Chociaż kusi go kładzenie na każdym małym wkurzeniu zwierzaka, jeśli nie ma go w notatkach, nie poruszaj go. Skoncentruj dyskusję na tematach, które przygotowałeś do poruszenia, i zachowaj te małe rzeczy na inny czas. Jeśli nie było wystarczająco ważne, aby umieścić je w notatkach, może poczekać.
Nigdy też nie wysyłaj tych notatek nikomu przez e-mail, po prostu zapisz je w staromodny sposób i niszcz je, gdy skończysz. O ile nie wystąpi poważny problem, nikt nie musi o tym wiedzieć, oprócz ciebie i twojego szefa, a poszanowanie jego prywatności w tej sprawie zagwarantuje, że oboje poradzicie sobie z tym problemem bez niechcianych uwag ze strony kolegów.
Bądź elegancki i konkretny
Równie ważne jak przygotowanie tego, co powiesz, jest spędzenie czasu na zastanowieniu się, jak to powiesz. Sposób, w jaki rozpoczniesz tę interakcję, nada ton całej dyskusji i może oznaczać różnicę między produktywną rozmową a, no cóż, okropną.
Podsumowując: zachowaj klasę, profesjonalizm i życzliwość. Kiedy masz do czynienia z szefami, łatwo jest zapomnieć, że są również ludźmi, i założyć, że ich skóra jest odporna na krytykę - ale wierz mi, nie jest.
Zamiast po prostu powiedzieć swojemu szefowi bez ogródek, myślisz, że robi coś złego, podejdź do niej prywatnie i zapytaj, czy możesz zaplanować trochę czasu na pogawędkę. Następnie daj jej znać, co chcesz omówić ogólnie - na przykład, jeśli zwykle spóźnia się na poranne spotkania, powiedz jej, że chcesz się zastanowić na porannych spotkaniach. Dając jej odpowiedni kontekst, dasz jej szansę na zastanowienie się nad tym, jak poprawić sytuację - a może nawet zainspiruje ją do zajęcia się spóźnieniem, zanim będziesz musiał. Ale nawet jeśli będziesz musiał porozmawiać o tym bezpośrednio, zachowując swój profesjonalizm, pomożesz uzyskać opinię w konstruktywnym otoczeniu.
Pamiętaj, że nie jest to darmowy przepustka do zwolnienia twojego szefa, ale jest to okazja, aby pokazać, jak radzisz sobie z określoną sytuacją lub jak konkretnie możesz lepiej pracować razem. W końcu to właśnie próbujesz osiągnąć.
Uważaj na prośby o opinie
Na koniec ostrzeżenie o prośbach od szefa: Może się to wydawać sprzeczne z intuicją - jeśli faktycznie poprosi cię o opinię, oznacza to, że chce wysłuchać wszystkich twoich myśli, prawda? Cóż, to tylko częściowo prawda. Jeśli zapytasz swoją znaczącą osobę, jak wyglądasz w tych właśnie zakupionych dżinsach, część z was chce uczciwej odpowiedzi, ale druga ma nadzieję na świetną recenzję. Nie inaczej jest z twoim szefem.
Gdy szef po raz pierwszy poprosił mnie o opinię, nie zdawałem sobie sprawy, że próbuje uzyskać odpowiedzi na kilka konkretnych pytań, a nie mój ogólny wkład w to, jak sobie radziła. Właśnie zapoznała się z kierownictwem wyższego szczebla i czuli, że jej zespół potrzebuje więcej wskazówek na temat konkretnej oferty produktu, więc rozmawiała z całym zespołem, aby dowiedzieć się, jak czują się komfortowo dzięki dostarczonym przez nią informacjom. Okazało się, że nie chciała wiedzieć, że jej nawykowość i długie lunche demoralizują.
Jeśli menedżer przyjdzie do ciebie po opinie, upewnij się, że oboje dajesz jej to, czego chce, i rozmawiasz na własnych warunkach. Na przykład, jeśli twój szef wyskoczy za biurko i zapyta, co u niej słychać, powiedz jej, że doceniasz możliwość podzielenia się swoimi przemyśleniami, i poproś ją, aby przedstawiła więcej szczegółów na temat tego, czego chce się nauczyć.
Następnie, gdy masz lepszy obraz tego, czego ona szuka, spróbuj zaplanować konkretny czas na rozmowę, abyś miał czas na przemyślenie swoich odpowiedzi. Zaufaj mi, to będzie lepsza, bardziej produktywna rozmowa dla was obojga. Pamiętaj też, że jeśli planujesz zgłosić krytykę, powinieneś przejść przez kroki od 1 do 3 powyżej. To, że twój szef poprosił o informację zwrotną, nie oznacza, że powinieneś skąpić się na przygotowaniach - i tylko dlatego, że zapytała, jak sobie radzi w zarządzaniu projektem, nie oznacza, że chce usłyszeć, że to wszystko popieprzyło.
Dzielenie się opiniami z szefem wymaga wiele przemyśleń, przygotowań i empatii - do tego nie podchodzisz lekko. Ale przy starannym planowaniu nadal możesz przekazać swojemu menedżerowi informacje zwrotne, których potrzebuje, aby pomóc obojgu odnieść sukces.
