Czy Twoje miejsce pracy przypomina ostatnio Kongres? Czy wszyscy pracują dla własnego zespołu, a nie dla zbiorowego doskonalenia firmy? Czy masz problem z dotarciem przez przejście między rzędami, aby uzyskać informacje potrzebne do dobrego wykonania pracy - lub wcale?
Chociaż pracownicy organizacji non-profit są zjednoczeni misją swoich organizacji, odkryłem, że te problemy są tak samo dotkliwe dla organizacji non-profit, jak w przypadku innych firm. Chociaż możemy mieć na uwadze jeden wynik końcowy, łatwo dzielą nas nasze funkcje i sposób wypełniania tej misji.
Najczęstsze starcia w świecie non-profit mają miejsce między pracownikami programu a pracownikami ds. Pozyskiwania funduszy. Pracownicy programu często oskarżają fundraiserów o koncentrację na pieniądzach nad misją, fałszywe przedstawianie pracy organizacji lub wykorzystywanie klientów. Z drugiej strony fundraiserzy są sfrustrowani, gdy pracownicy programu nie wprowadzają ich w ważne wydarzenia, co utrudnia im pozyskanie pieniędzy niezbędnych do funkcjonowania programów. Dodaj fakt, że organizacje non-profit są wiecznie niedostateczne, a ty masz zestresowany i przytłoczony personel - co może prowadzić do gwałtownego zachowania i nieefektywnego pozyskiwania funduszy i rozwoju programu.
Niezależnie od tego, czy jesteś częścią organizacji non-profit, czy Twoja firma jest po prostu podzielona na niewidzialne silosy, które nie wydają się dobrze bawić, oto kilka moich najlepszych wskazówek, jak pogrzebać topór ze swoimi współpracownikami i dowiedzieć się, jak się komunikować lepszy.
1. Wyjaśnij swoją rolę
To wydaje się proste, ale prawdopodobnie jest przyczyną wielu twoich problemów. W mojej sytuacji jako fundraiser oczekuję, że wszyscy pracownicy - bez względu na wyznaczone role - będą uczestniczyć w zbieraniu funduszy na pewnym poziomie. Jeśli jednak nigdy nie musieli tego robić w poprzedniej roli lub nie do końca rozumieją, dlaczego składam prośbę, często napotykam pewien opór. Aby wszystko załagodzić, wyjaśniam, czego potrzebuję i dlaczego. W przeciwnym razie dla osób, które nie mają dużego doświadczenia z moją funkcją, wygląda na to, że proszę ich o wykonanie mojej pracy.
Często pomocne jest jasne określenie, w jaki sposób Twoja rola może im w zamian pomóc. Na przykład jako osoba, która regularnie komunikuje się z podmiotami finansującymi, wyjaśniam, co robi moja organizacja i jak robimy to na co dzień. Spotykam się również z fundacjami, które wspierają kilka innych organizacji non-profit w naszej dziedzinie i mają dobre praktyki. To sprawia, że jestem doskonałym uczestnikiem każdego spotkania poświęconego planowaniu programu, zwłaszcza jeśli lider obawia się, czy nowy program może zostać sfinansowany.
Gdy Twoi współpracownicy dokładnie wiedzą, czego od nich potrzebujesz, aby pełnić swoją rolę i jak możesz im pomóc w zamian, przekonasz się, że komunikacja i współpraca stają się znacznie łatwiejsze.
2. Weź udział w spotkaniach drugiej strony
Szczerze mówiąc, największym problemem komunikacyjnym w wielu organizacjach jest to, że tak naprawdę nie komunikujemy się ze sobą! Teraz wiem, że nikt nie potrzebuje kolejnego wydarzenia w kalendarzu, ale jeśli zauważyłeś załamanie współpracy lub komunikacji między działami, być może nadszedł czas, aby wpaść na regularne spotkania drugiej strony. W ten sposób nie muszą robić notatek, pisać ich i wysyłać do ciebie (czego prawdopodobnie i tak nigdy nie przeczytasz). Zamiast tego, będąc obecnym, możesz natychmiast zinterpretować informacje.
Uwielbiam, gdy moi koledzy siedzą na spotkaniach dotyczących zbierania funduszy - często mają świetne pomysły lub opinie na temat problemów, przed którymi stoi mój dział. Czasami program jest tak prosty jak aktualizacja programu, ale czasami ktoś z innego działu zasugeruje zupełnie nowy sposób myślenia o projekcie - co oznacza także nowy sposób pozyskiwania funduszy na jego realizację.
Spotkania te pozwalają także lepiej zrozumieć wyzwania kolegów. Jeśli uważasz, że są niedorzeczne za prześladowanie cię za pewne informacje lub leniwe za nie zajęcie się tym, co uważasz za gwiezdny pomysł, może się to zmienić, gdy zaczniesz rozumieć całą ich strategię lub gdy odkryjesz, ile pracy włożono w jedną z nich projektowanie.
3. Planowanie to potęga
W mojej organizacji najwięcej konfliktów między pracownikami powstaje w stosunku do harmonogramów i oczekiwań. Pracownicy zajmujący się pozyskiwaniem funduszy są odpowiedzialni za zarządzanie propozycjami i zgłaszanie terminów do fundacji, a czasem te terminy wymagają dość niedorzecznych czasów realizacji.
Jeśli pracownicy programu zostaną zaskoczeni terminami gromadzenia i analizy niezbędnych danych, mogą - co zrozumiałe - stać się sfrustrowanym i zestresowanym. A czasami, ze względu na złożoność potrzebnych danych i informacji, może być niemożliwe odwrócenie ich w tym czasie. W takim przypadku pracownicy gromadzący fundusze mogą negocjować i ustalać różne oczekiwania z fundatorami, ale oni również potrzebują czasu, aby to zrobić - co oznacza, że pracownicy programujący nie mogą czekać do ostatniej chwili, aby poprosić o przedłużenie.
W zależności od organizacji coś tak prostego, jak skonfigurowanie wspólnego kalendarza, może pomóc w komunikowaniu wewnętrznych i zewnętrznych terminów. Nie jest też złym pomysłem rozwiązywanie wszelkich problemów bezpośrednio po pojawieniu się, na przykład po otrzymaniu listu potwierdzającego dotację, więc pracownicy fundraisingowi mają więcej czasu na negocjacje lub cały zespół może współpracować, aby stworzyć plan B.
O ile poczta elektroniczna, telefony komórkowe i Internet pomogły nam pozostać w kontakcie, skuteczna komunikacja pozostaje wyzwaniem dla każdego miejsca pracy. Na koniec pamiętaj, że wszyscy jesteście razem i że Twój sukces zależy od tego, czy wszyscy dobrze wykonują swoją pracę. (A jeśli wszystko inne zawiedzie, posłuchaj Otisa i spróbuj trochę czułości.)
