Kocham lato. Jasne, czasami może być absurdalnie gorąco i trudno jest znaleźć ubrania odpowiednie do pracy, ale jeśli masz szczęście, nadszedł czas na wakacje.
Jednak w ciągu ostatnich kilku lat zauważyłem, że wakacje nie są już tylko szansą na relaks: zaczęły też być synonimem stresu. Mówiąc dokładniej, stres związany z pocztą elektroniczną: wydaje się, że ludzie czują się przytłoczeni myślą, że są przywiązani do swoich wiadomości e-mail, nie mają wystarczającego dostępu do nich lub wracają do skrzynki odbiorczej, która pęka w szwach.
Cóż, weź to ode mnie: przy odrobinie przygotowania i wyraźnych granic będziesz w stanie skoncentrować się na leżeniu przy basenie ze swoim mojito - bez laptopa - w mgnieniu oka.
Zanim pójdziesz
Podobnie jak ścielenie łóżka, opróżnianie lodówki i wynoszenie śmieci przed wyruszeniem na wakacje, czyszczenie skrzynki odbiorczej przed wyjazdem znacznie ułatwia powrót. Na kilka tygodni przed wyjazdem odłóż kilka godzin na wiosenne porządki w skrzynce odbiorczej, aby się przygotować (pomyśl o tym jak o opaleniu podstawowym, z wyjątkiem tego, że jest to dla ciebie lepsze i nieskończenie łatwiejsze do zrobienia z kanapy).
Będziesz także chciał przygotować swój zespół i klientów na 10-15 dni przed wyjazdem. Wyślij im wiadomość e-mail przypominającą o twoich nieobecnych datach, podając dodatkowe punkty kontaktowe dla różnych obszarów, za które jesteś odpowiedzialny (tj. Informując ich, że nie wysyłają ci e-mailem!), I prosząc, aby powstrzymywali się od wszystkiego, co nie jest pilne podczas nie ma Cię. Pamiętaj, aby poprosić o przesłanie Ci jakiejkolwiek pracy lub odpowiedzi przed datą wyjazdu na 4-5 dni przed podróżą, aby mieć czas, aby do nich wrócić.
Polecam również powiedzieć, że nie będziesz często sprawdzać poczty e-mail, ale wstaw „PILNE” w temacie, jeśli coś naprawdę nie może się doczekać powrotu. Przygotowując swój zespół, by pytał o to, czego potrzebuje, zanim odejdziesz, i prosząc go, by powstrzymywał się od kontaktowania się z tobą, dopóki nie wrócisz, drastycznie zmniejszysz ogólne obciążenie e-mailem.
Na koniec upewnij się, że umieściłeś automatyczną odpowiedź e-mail przed startem. Niektórzy ludzie bardzo się starają i całkowicie zamykają swoje e-maile, gdy ich nie ma, ale nie polecam wybrania tej drogi, chyba że ty i twoje miejsce pracy będziecie w stanie ją wspierać. Wystarczy wiadomość z informacją „Jestem poza biurem i nie sprawdzam poczty e-mail do 15 sierpnia - w razie potrzeby skontaktuj się z takim czy innym”.
Wskazówka: dodaj 1-2 dni do daty powrotu w automatycznej odpowiedzi, aby zyskać czas na nadrobienie zaległości, zanim ludzie zaczną ponownie bombardować Cię e-mailami.
Podczas gdy Cię nie ma
Oto, gdzie twoja osobowość jest ważnym czynnikiem, dlatego podzieliłem się moją radą dotyczącą dwóch skrajności:
Dla osób biorących udział w przesiadce
Jeśli myśl o nie sprawdzaniu adresu e-mail przez dwa tygodnie wywołuje uczucie strachu zamiast radości, możesz być bardziej podobny do mnie, więc przejdź do następnej sekcji. Jeśli to nie brzmi jak ty, oto co polecam: Wymień jeden dzień mniej wakacji na całkowitą przerwę od e-maila.
Wiem, że wielu z was nienawidzi tego pomysłu, ale proszę o wyrozumiałość. Albo masz pracę, w której możesz nadrobić zaległości po powrocie, albo nie. Jeśli wiesz, że należysz do tej drugiej grupy, latanie do domu w sobotę i spokojne nadrabianie zaległości w niedzielę przed powrotem do pracy było bardzo udaną strategią dla wielu moich przyjaciół, którzy nie są uzależnieni od poczty elektronicznej.
Dla osób uzależnionych od uczciwości wobec dobroci
W przypadku osób uzależnionych od poczty e-mail (takich jak ja) zalecamy sprawdzanie skrzynki odbiorczej co 1-2 dni ze smartfona i skupianie się na usuwaniu problemów . Te dwie rzeczy są kluczowe:
1. Użyj smartfona: dlaczego? Znacznie trudniej jest zostać wessanym do skrzynki odbiorczej przez telefon - tak naprawdę nie można pisać długich e-maili ani wyszukiwać informacji. Ale jeśli pojawi się coś ważnego, zobaczysz to.
2. Skoncentruj się na usuwaniu problemów: bardzo ważne jest, abyś oparł się pokusie odpowiadania na nie-pilne wiadomości e-mail, bez względu na to, jak szybkie i łatwe są, ponieważ będzie to sygnalizować odbiorcy, że jesteś dostępny i odpowiadanie na e-maile. Gdy tylko ludzie otrzymają od ciebie e-maile, myślą, że jesteś dostępny, a ty toast.
Masz jednak moje pozwolenie na wykonywanie następujących czynności: Odpowiadaj na wiadomości e-mail oznaczone jako „PILNE” (mam nadzieję, że nie będziesz mieć żadnych), usuwaj wiadomości e-mail, których nie potrzebujesz lub nie chcesz czytać, a także czytaj i archiwizuj wiadomości e-mail informacyjne. (Wiadomości e-mail wysyłane do grup, do których nie zostałeś specjalnie wezwany, trafiają do wiadra do odczytu i archiwizacji.) Po powrocie pozostaną wiadomości e-mail, które wymagają Twojej uwagi i odpowiedzi, ale nie są tak pilne, abyś muszę odpowiedzieć na nie przed powrotem.
Podczas moich ostatnich tygodniowych wakacji ta strategia spowodowała, że po powrocie otrzymałem 90 e-maili (zamiast pełnego 380, które otrzymałem podczas mojej podróży). Zajęło mi to 15-30 minut dziennie. Dla mnie to jest całkowicie tego warte i dało mi spokój, którego potrzebowałem, aby naprawdę odpocząć podczas wakacji.
Kiedy wrócisz
Bez względu na metodę, którą wybierzesz, gdy cię nie będzie, twoje pierwsze dni z powrotem prawdopodobnie będą wymagały odrobiny nadrobienia zaległości. Daj sobie dwa pełne dni robocze na rozpoczęcie pracy i unikaj w tym czasie terminów lub dużych spotkań. Zwykle blokuję 2-3 godziny dziennie przez pierwsze dwa dni wstecz, aby zająć się zarówno moją skrzynką odbiorczą, jak i ogólnym nadrabianiem zaległości z moim zespołem. Poproś menedżera o kawę, aby zapytał o wszelkie zmiany priorytetów lub harmonogramów lub nowe projekty, które się rozpoczęły. Jeśli zarządzasz innymi, ustal z nimi czas, aby zobaczyć, jak poszło, gdy Cię nie było.
Z odrobiną przygotowania, odrobiną samoświadomości i kilkoma blokami czasowymi po powrocie możesz mieć pewność, że dostaniesz odpoczynek i relaks, którego potrzebujesz podczas następnych wakacji.
