Wraz ze wzrostem ilości wysyłanych i otrzymywanych wiadomości e-mail pojawia się nowy problem: znalezienie określonej wiadomości - lub określonej informacji - w swoim ogromnym archiwum.
Na szczęście dzięki kilku celowym naciśnięciom klawiszy i zaawansowanej wiedzy na temat wyszukiwania możesz łatwiej niż kiedykolwiek odzyskać potrzebne informacje z e-maila.
Sztuczka 1: Napisz teraz, aby znaleźć później
Jedną z najważniejszych rzeczy, które robię przed wysłaniem wiadomości e-mail, jest możliwość wyszukiwania. Zastanawiam się, co chciałbym znaleźć, aby później znaleźć ten e-mail, a następnie upewnić się, że te słowa są w e-mailu.
W większości przypadków nic nie zmieniam, ale od czasu do czasu stwierdzam, że wpisałem „partnerstwo, o którym rozmawialiśmy dziś rano” zamiast „partnerstwa Mashable, o którym rozmawialiśmy dziś rano” lub „Notatki ze spotkania z Jack ”zamiast„ Notatki ze spotkania z Jackiem Smithem z Amazon ”. Gdy szukam tego wątku w przyszłości, wiem, że będę szukał„ Mashable ”lub„ Jack Smith Amazon ”i bez tych szybkich poprawek nie zrobiłbym tego znalazłem coś.
Sztuczka 2: Użyj etykiet i folderów
Jeśli jesteś użytkownikiem Gmaila, możesz użyć etykiet - lub możesz zarchiwizować wszystko w jednym wielkim oceanie e-maili. Uważam, że najlepszym powodem do rozważenia użycia etykiet jest wyszukiwanie.
Na przykład: Moja współzałożycielka Kathryn i ja stosunkowo często wysyłam e-maile o mieście Chicago. Niektóre e-maile są związane z naszą ekspansją sprzedaży w mieście, a inne są całkowicie niezwiązane (np. Odbywająca się tam konferencja lub tam mieszkający kandydat). Możliwość wyszukiwania „Kathryn Chicago” w ramach etykiety „Sprzedaż” pomoże mi znaleźć to, czego szukam, znacznie szybciej niż wyszukiwanie wszystkich moich e-maili dla tego samego zapytania.
To samo dotyczy folderów w innych klientach poczty e-mail, takich jak Outlook. Możliwość wyszukiwania w ramach bardziej ograniczonego zestawu wiadomości e-mail ułatwia znalezienie tego, czego szukasz.
Trick 3: Poznaj swoje e-mailowe polecenia wyszukiwania
Na koniec poznaj opcje wyszukiwania. Różnica między wyszukiwaniem wiadomości e-mail zawierających „Kathryn” w dowolnym miejscu ciała a wiadomościami e-mail wysyłanymi przez Kathryn, wysyłanymi do Kathryn lub z „Kathryn” w temacie jest dość znacząca. W przypadku Gmaila są to najważniejsze polecenia wyszukiwania, które należy znać:
-
Aby wyszukać wiadomości e-mail do lub od konkretnej osoby: do: XYZ i od: XYZ
Wskazówka: w przypadku obu tych poleceń możesz wybrać adres e-mail, imię lub nazwisko, np. Z: [email protected], z: jane, z: smith. Jeśli ktoś ma wiele adresów e-mail, podanie jego imienia lub nazwiska spowoduje wyświetlenie wyników dla wszystkich z nich. -
Aby wyszukać wiadomość e-mail zawierającą określone słowa w wierszu tematu: subject: XYZ
Wskazówka: jeśli chcesz wyszukać frazę, pamiętaj o umieszczeniu jej w cudzysłowie. Temat: Podróż po Nowym Jorku będzie szukać wiadomości e-mail z „NYC” w temacie i „podróżować” gdzieś w ciele - zamiast tego potrzebujesz tematu: „NYC travel”. -
Aby wyszukać wiadomość e-mail z załącznikiem: has: załącznik.
Pro wskazówka: Możesz również wyszukiwać określone typy plików, używając nazwy pliku: doc, nazwa_pliku: ppt i tak dalej. -
Aby wyszukać wiadomość e-mail z określoną etykietą: label: XYZ
Porada profesjonalisty: jeśli klikniesz etykietę w Gmailu, doda ona ją już do paska wyszukiwania, więc możesz użyć jej jako punktu początkowego wyszukiwania. -
Aby zawęzić wyszukiwanie do wiadomości e-mail, które są przeczytane lub nieprzeczytane: is: nieprzeczytane lub is: przeczytane
Aby uzyskać więcej informacji, zapoznaj się ze świetnymi przykładami tych poleceń wyszukiwania w akcji Digital Inspiration.
Czy używasz innych sztuczek, aby umożliwić wyszukiwanie wiadomości e-mail?
