Jak zmusić kolegów do lepszej komunikacji - muza

Leslie, dyrektor wykonawczy organizacji non-profit, chciała powtórzyć broszurę dotyczącą programu organizacji, pomagając zagrożonej młodzieży w pozostaniu w szkole, i powierzyła Emmie, kierownikowi biura.

Emma spędzała godziny aktualizując obrazy, kolory i czcionki. Była dumna ze swojej odważniejszej, jaśniejszej odmiany, podekscytowana pokazaniem jej swojemu szefowi.

Kiedy to zrobiła, był jednak wyraźny problem. „Och”, zauważyła Leslie z nowej broszury, „Wygląda świetnie. Ale dlaczego kopia wciąż jest taka sama? ”

Oszołomiona Emma nie mogła uwierzyć własnym uszom. Nigdy nie myślała o poprawieniu kopii. A Leslie nigdy tego nie sugerował. Jak dwoje ludzi mówiących o jednej prostej rzeczy może mieć tak różne interpretacje?

Leslie i Emma doświadczyli klasycznego problemu uwiecznionego przez George'a Bernarda Shawa: „Największym pojedynczym problemem w komunikacji jest złudzenie, że miało to miejsce”.

W miejscu pracy znajdą się ludzie, którzy, podobnie jak Leslie, nie są zbyt dobrzy w przekazywaniu swoich pomysłów. A kiedy tego nie robią, mogą tworzyć przeszkody. Może doprowadzić cię do rozpadu w błędnej komunikacji. Zmarnowany czas, przerażająca przeróbka i całkowite niewypały mogą się narastać, gdy twój kolega lub szef nie przekazuje tego, czego chce wydajnie lub skutecznie.

Możesz życzyć tym ludziom, aby komunikowali się jaśniej. Ale to prawdopodobnie nie powinna być twoja strategia. Zamiast życzyć, wypróbuj następujące trzy techniki, aby uzyskać wyraźniejszą i bardziej efektywną komunikację od innych.

1. Kiedy podejmujesz się zadania

Emma myślała, że ​​słyszy, czego chce jej szef. W końcu stali w tym samym pokoju i rozmawiali ze sobą. Ale w rzeczywistości instrukcje Leslie dotyczące „przeprojektowania broszury” były niejasne i niepełne.

Świetną strategią, dzięki której inni będą bardziej zwięzli i konkretni, jest zadawanie pytań, które zapewniają jasność.

Oto jak brzmiałoby to od Emmy: „Leslie, kiedy mówisz„ przeprojektuj broszurę ”, czy możesz powiedzieć więcej o mnie, co przez to rozumiesz i jakie masz oczekiwania?”

Emma szybko przekonałaby się, że ona i jej szef mają unikalne pomysły na produkt końcowy. Potem mogłaby się pogłębić, zadając więcej pytań, pytając o wszystko, od grafiki i kolorystyki po termin pierwszego szkicu.

Pytania są twoją tajną bronią w miejscu pracy. W razie wątpliwości poproś innych o wyjaśnienie swoich oczekiwań. Pytaj, dopóki nie upewnisz się, że rozumiesz. Zdziwisz się, jak usprawnia większość wszystkiego.

2. Kiedy jesteś na spotkaniu

Czy byłeś kiedyś na spotkaniu, które nadało spotkaniom złą nazwę? Widziałem menedżerów, którzy wędrują pozornie bez wyraźnego celu lub pożądanego rezultatu. Co więcej, lider brzmi, jakby głośno przetwarzał swoje myśli, bardziej niż ułatwia grupową rozmowę. Nikt nie jest pewien, co poważnie potraktować jako pomysł, a co zignorować. I wszyscy myślą o stosie pracy na swoich biurkach. Po chwili zespół zapomina, jaki był sens rozmowy, i mentalnie opuścił lokal, zrezygnował z sprawdzania poczty e-mail na swoich telefonach.

Nieudane spotkanie może być trudnym miejscem, w którym można poprosić szefa lub kolegę o bardziej skuteczne wypowiedzi. Ale możesz i nie musisz być w tym złośliwy. Po prostu przerwij, gdy nastąpi przerwa i poproś o wyjaśnienie.

„Bob, zauważam w pokoju zmarszczone brwi. Wygląda na to, że niektórzy z nas nie śledzą cię na ten temat. Czy możesz cofnąć się o kilka kroków i przejrzeć kluczowe punkty na wysokim poziomie? Chcę mieć pewność, że wiemy, czego od nas potrzebujesz. ”

Jest prawdopodobne, że dostaniesz ukłon zgody i inni wskakują, by wyrazić zamieszanie. Dostaniesz potrzebne informacje, podobnie jak twoi koledzy, którzy bez wątpienia podziękują ci później za zabranie głosu.

3. Gdy pracujesz na e-mailu

Nic dziwnego, że większość komunikacji w miejscu pracy odbywa się za pośrednictwem poczty elektronicznej. Więc kiedy dostaniesz długi, wędrujący, nieostry tom od Angeli, swojego kumpla z projektu, chcesz płakać.

Zajmie ci to 30 minut, aby przejrzeć akapity, dowiedzieć się, co mówi, ustalić, czy musisz coś zrobić, a następnie dowiedzieć się, jak odpowiedzieć. Jedno spojrzenie i pamiętasz, dlaczego nie lubisz otwierać wiadomości e-mail tej kobiety. Sfrustrowany możesz uderzyć głową o ścianę.

Zamiast tego ćwicz z pytaniem o to, czego potrzebujesz, w miły, niekonfrontacyjny sposób. Zapytaj Angelę, czy byłaby otwarta na przeformułowanie swoich e-maili, abyś mógł szybciej odpowiadać. I pamiętaj, jeśli chcesz poprosić kogoś o zrobienie czegoś inaczej, powiedz jej, dlaczego to też jest dla niej dobre.

„Cześć Angela, zauważam, że często twoje e-maile są długie i szczegółowe. To wspaniale, że podajesz tyle informacji, ale kiedy patrzę szybko, nie zawsze potrafię odszyfrować dokładnie to, czego ode mnie potrzebujesz i kiedy - i nienawidzę spóźniania się z terminami lub błędnej interpretacji instrukcji. Czy byłbyś w stanie umieścić główny punkt na górze, abym mógł odpowiedzieć Ci szybciej, a nawet uszczegółowić temat? Na przykład „Potrzebne działanie do piątku o 9 rano | Projekt ACME „przypomni mi, żebym od razu umieścił go w swoim harmonogramie”.

Prawdopodobnie natychmiast zaczniesz otrzymywać od Angeli wiadomości e-mail o wyższej jakości, a wyświadczysz swojemu koledze przysługę, pomagając jej komunikować się bardziej profesjonalnie. Poklep się za to.

Byłoby wspaniale, gdyby wszyscy komunikowali się w sposób, który nie pozostawiał nic wyobraźni. Rzeczywistość polega na tym, że komunikujemy się w złożonych, hałaśliwych miejscach pracy, które są rozproszone i stresujące. W trakcie ważnych rozmów dobrą praktyką jest pomaganie osobom w pobliżu w zwięzły sposób, tak aby wydobyć z nich potrzebne informacje. To może być trochę niewygodne, gdy po raz pierwszy spróbujesz, ale na dłuższą metę poczujesz się lepiej i bardziej komfortowo. Premia pozwoli Ci zaoszczędzić godziny stresu i niewłaściwie ukierunkowanej energii.