Rząd słynie z zastoju. Kiedy wypowiadane są słowa takie jak „najnowocześniejszy”, odnoszą się one zwykle do sektora prywatnego (lub rom-comu na łyżwach figurowych z wczesnych lat 90.). W takiej branży często musisz nadrobić zaległości, zanim wprowadzisz innowacje. (Doświadczyłem tego z pierwszej ręki, kiedy pomagałem nowojorskim departamentom w przyjmowaniu płatności internetowych - nawet w epoce Amazonii).
Ale jeśli wybrałeś karierę w rządzie - lub w jakiejkolwiek innej wolno zmieniającej się branży - istnieje szansa, że jesteś tam w imię postępu. Pracując w operacjach rządowych, moim zadaniem było zastąpienie przestarzałych, nieefektywnych procesów procesami, które działały lepiej, szybciej i taniej. Czasami mi się to udawało, a czasem nie, jednoznacznie. Ale porażka jest niczym, jeśli nie skutecznym nauczycielem. Oto niektóre lekcje, których nauczyłem się w dążeniu do sprawniejszego rządu, który mógłby pomóc każdemu, kto próbuje wpłynąć na zmianę w obliczu poważnej biurokracji.
1. Szukaj lepszych praktyk, a nie najlepszych praktyk
Mówienie kierownictwa przeniknęło nawet do rządów: „Wykorzystajmy synergistyczne podejście do innowacji w kierunku solidnego rozwiązania!”
Być może ulubioną z długiej listy tych zmęczonych wyrażeń jest pomysł najlepszych praktyk, fraza, która rzucana jest jak kowboj na rodeo. Jako kierownik projektu w rządzie Nowego Jorku częścią mojej pracy było zbadanie, w jaki sposób inne rządy i prywatne firmy zarządzały jakimś aspektem ich działalności, i ustalenie, czy moglibyśmy coś zyskać, powielając ich sukcesy. Organizowaliśmy fora i wiele prezentacji PowerPoint, wszystko w celu wskazania praktyki, nazywania jej najlepszą i przyrzeczenia, że sami ją zastosujemy.
Ale, jak sobie uświadomiłem, pomysł, że coś jest najlepsze, oznacza, że nie można go zwieńczić. Sugeruje to, że przeszukałeś wyczerpująco. Zakłada się, że zastosowanie zasady w jednym otoczeniu będzie działać równie dobrze w innym. Pojęcie najlepszych praktyk jest na dobrej drodze, ale jeśli naprawdę chcesz wpłynąć na zmianę, musisz dostosować swój cel do lepszych praktyk. To nie tylko semantyka; jest to całkowite przekształcenie celu.
Lepsze praktyki oznaczają, że po zidentyfikowaniu lub wdrożeniu najlepszych praktyk praca jest jeszcze daleka od wykonania. Lepsze praktyki uwzględniają fakt, że aby być na bieżąco z grą - niezależnie od tego, czy jest to utrzymanie parku, ograniczenie przestępczości, czy coś bardziej prywatnego sektora - twoje praktyki nigdy nie mogą się rozwijać.
2. Spójrz poza dane
Były burmistrz Nowego Jorku Michael Bloomberg napisał kiedyś na Twitterze: „W Bogu ufamy. Wszyscy inni dostarczają dane. ”Żyjemy w erze podejmowania decyzji opartych na danych. Jest to w dużej mierze pozytywny rozwój - wszystko, co nie jest poparte liczbami, jest tylko opinią, teorią czekającą na udowodnienie. Problem polega na tym, że często traktujemy dane jako fakt, a liczby, jak George Washington, nie są w stanie kłamać.
To jest dalekie od prawdy. Przede wszystkim te same liczby mogą być używane do opowiadania różnych - nawet przeciwnych - historii. Jak zgodzili się ci, którzy poparli zakaz sprzedaży napojów bezalkoholowych powyżej 16 uncji? Liczby. A jak zrobili to ich przeciwnicy? Używając tych samych liczb w innym kontekście. Jak żartował Mark Twain: „Fakty są uparte, ale statystyki bardziej elastyczne”. Co więcej, nie każdy pracownik rządowy zbierający dane to zwykły Nate Silver. Błędy w gromadzeniu i analizie danych często prowadzą nas do błędnej interpretacji liczb, które mogą nam powiedzieć.
Lekcja: Tak, decyzje powinny opierać się na danych, ale skupienie się wyłącznie na nich przesłania część obrazu i ważne jest, aby uzupełnić zimne, twarde liczby badaniami jakościowymi. Jeśli na przykład chcesz wiedzieć, w jaki sposób nowe rozporządzenie wpłynie na małe firmy, zapytaj ich. Za pomocą narzędzi takich jak SurveyMonkey tego rodzaju akwizycję można przeprowadzić przy użyciu ograniczonych zasobów. Zapewnia niuans, którego dane nie mogą, i wskazuje na odcienie szarości między czernią a bielą.
3. Wpis jest kluczem
Masz pomysł, opracowałeś plan wdrożenia i opracowałeś budżet. To najłatwiejsza część. Teraz musisz przekonać potencjalnych mocarstw, aby poparli zmianę. Możesz nazwać to sponsoringiem wykonawczym, ale tak naprawdę oznacza to, że ludzie z upoważnieniem do wprowadzenia zmian są w pełni zaangażowani. Najlepszym sposobem na uzyskanie tego rodzaju wpisowego jest przedstawienie znaczących prognozowanych rezultatów: dolarów do zaoszczędzenia, papieru do wyeliminowania, klientów do osiągnięcia dzięki nowej inicjatywie. Być może wymyśliłeś Porsche pomysłów, ale nawet Porsche potrzebuje gazu, aby poruszyć się o cal.
Ale wpisowe z góry na dół nie jest jedynym rodzajem, który utoruje drogę do istotnych zmian. Pomyśl o wszystkich ludziach, których ta zmiana może dotknąć, i staraj się unikać ich ignorowania. Załóżmy, że wdrażasz nową technologię, aby przyspieszyć proces, w którym pracownicy biurowi kończą codzienne prowadzenie dokumentacji. Zaangażuj tych pracowników od samego początku, wyciągnij ich frustracje i pomysły oraz włącz ich, w rozsądnym zakresie, do produktu końcowego. Grupa ludzi, którzy zostali wysłuchani i objęci procesem wprowadzania zmian, zamiast narzucać je sobie, jest znacznie bardziej skłonna do przyjęcia zmiany (a nawet jej przyjęcia).
4. Szukaj zmian, które służą większości, ale nie wszystkim
Oto część, w której cofam część tego, co powiedziałem powyżej. Podczas gdy ważne jest zbieranie opinii od różnych interesariuszy podczas kształtowania zmiany, którą zamierzasz wprowadzić, próba zadowolenia każdego może być receptą na powolną i bolesną śmierć solidnego skądinąd idei. Nadmierne dostosowanie było szczególnie częstym problemem w projektach technologicznych, nad którymi pracowałem jako kierownik projektu. Mając tylko najlepsze intencje opracowania najlepszego możliwego produktu, zespół często ugrzęzał w wymaganiach, których budowa zajęłaby cały tydzień, ale zaspokajałaby jedynie potrzeby 2% użytkowników.
Czasami musisz wyciągnąć magiczny czerwony długopis i uprościć. Pomyśl o publiczności, której służysz, i o najważniejszych priorytetach, które chcesz osiągnąć. Wszystko, co wydaje ci się luksusem lub prośbą niewielkiej grupy szczególnie głośnych ludzi, powinno być brane pod uwagę jako blok do krojenia. Zaoszczędzi ci czas i pieniądze. I ostatecznie lepiej zadowolić większość, dostarczając wyniki szybko i skutecznie, niż rozczarować wszystkich, ponieważ utopiłeś się w szczegółach.
5. Bądź cierpliwy
Na koniec pamiętaj, że zmiana w rządzie - lub w innej biurokratycznej branży - jest możliwa, ale jest powolna. Czasami trzeba poczekać, aż wiatry polityczne zmienią kierunek. Czasami jest to proces legislacyjny lub umowa, która utknie w biurze zakupów.
Jedną z najbardziej satysfakcjonujących zmian, które udało mi się wziąć pod uwagę, był projekt płatności internetowych, który wyprowadził nowojorskie departamenty z epoki lodowcowej czeków papierowych i ksiąg rachunkowych i wkroczył w nowe tysiąclecie dzięki elektronicznym systemom płatności i księgowości. To wcale nie jest seksowne, ale oszczędza miasto miliony dolarów. I minęły pełne cztery lata od momentu, kiedy dokument odpłynął po moim biurku, do uruchomienia pełnego programu.
Jeśli chodzi o szybkie poprawki, trudno będzie je znaleźć w dowolnym miejscu w krajobrazie rządu (lub w inny sposób biurokratycznego biura). Ale uwierz mi: wielka zmiana jest warta czekania. Prawdopodobnie dlatego przede wszystkim wykonujemy tę pracę.
