Tak jak ty jestem zajętym profesjonalistą. Dlatego zawsze szukam nowych strategii zarządzania czasem, aby ocenić i poprawić sposób spędzania dni.
W niedawnym wywiadzie dla Slate'a Dave Gilboa, współzałożyciel i CEO Warby Parker, podzielił się świetną techniką, która służy zarówno jako narzędzie refleksji, jak i impuls do przyszłych działań:
Pod koniec każdego tygodnia staram się patrzeć na kalendarz i przeglądać wszystkie spotkania, które odbyłem w tym tygodniu, i oceniać je na zero, jeden lub dwa. Zero oznacza, że to było naprawdę złe wykorzystanie czasu, a gdybym musiał to zrobić ponownie, w ogóle nie wziąłbym udziału w tym spotkaniu. Dwa to świetne wykorzystanie czasu - chcę spędzać więcej czasu na tego typu spotkaniach. A jedno jest gdzieś pomiędzy. A potem połączę się z moją asystentką i upewnię się, że rozumie, które z tych spotkań chcę więcej, a które można odfiltrować, aby, miejmy nadzieję, z czasem mój harmonogram był coraz bardziej produktywny.
Teraz nie potrzebujesz asystenta, aby zastosować tę wskazówkę do pracy - zamiast tego wydrukuj swój harmonogram z ostatniego tygodnia i oceń swoje spotkania. (Lub, jeśli jesteś w biurze bez papieru, po prostu wrzuć go do dokumentu Word.)
Wielką zaletą tej techniki jest to, że pozwala ci śledzić wartość czasu spędzonego na spotkaniach. Dostajesz głównie dwójki czy przeważnie zera? Jeśli odpowiedziałeś na to drugie pytanie, zadaj sobie kilka pytań, aby sprawdzić, czy możesz znaleźć wzór (lub dwa):
- Czy były one zwykle duże czy małe?
- Czy wcześniej wysłano porządek obrad?
- Czy był wyraźny lider?
- Czy miało to miejsce rano, po południu czy wieczorem?
- Czy to było osobiście?
- Czy to jest cotygodniowe spotkanie aktualizacyjne?
- Czy później wyszedł e-mail, który osiągnął więcej?
Mogą pojawić się trendy, gdy zauważysz, że spotkania z większymi grupami są mniej przydatne; lub że za każdym razem, gdy spotkałeś się przed 10 rano, nic nie zatrzymałeś; lub że twoja cotygodniowa sesja z kolegą doprowadziła tylko do dyskusji na temat plotek biurowych.
Dzięki tym spostrzeżeniom możesz pracować nad dostosowaniem harmonogramu i optymalnym wykorzystaniem czasu w biurze. W rzeczywistości mogą nawet istnieć możliwości anulowania nadchodzących spotkań, jeśli stwierdzisz, że nigdy nie dodają one żadnej wartości. Lub, jeśli czujesz się naprawdę eksperymentalnie, wypróbuj coś nowego - na przykład spotkanie standup lub po prostu wysyłając wiadomość e-mail zamiast spotkania twarzą w twarz.
Będę próbował przez następne kilka tygodni, aby zobaczyć, jak to działa - i ty też powinieneś! Tweetuj mnie na @acav ze swoimi wynikami.
(Aha, i PS, jeśli lubisz dźwięk tego, co powiedział Gilboa, zatrudnianie Warby Parker!)
