Od długopisów, przekąsek po plotki w biurze - gdy siedzisz pięć stóp od współpracownika, dzielenie się wszystkim jest dziecinnie proste. A jednak, aby przedyskutować ostateczne szczegóły prezentacji, którą wygłosicie razem za 30 minut, wyślesz jej e-mail? Coś jest nie tak z tym obrazem.
Poczta e-mail, połączenia konferencyjne, kalendarze online i aplikacje do czatu pomagają nam pozostać w kontakcie i być na bieżąco, gdy jesteśmy daleko od siebie. Narzędzie jest jednak tak skuteczne, jak ręka, która go używa. Wiedza o tym, kiedy korzystać z każdej z dostępnych aplikacji i jak najlepiej z nich korzystać, często robi różnicę między marnowanymi godzinami a wysyłanymi produktami.
W Blinkist pracujemy nad zwiększeniem wydajności czytania i uczenia się, więc usprawnienie znajduje się w naszym DNA. Kiedy zauważyliśmy, że komunikacja staje się nieefektywna nawet w naszym małym zespole, postanowiliśmy dowiedzieć się, co się dzieje, co powstrzymało nas od pracy. Odkryliśmy, że optymalizując sposób korzystania z naszych codziennych narzędzi, możemy znacznie więcej zrobić.
Poniżej przedstawiamy cztery typowe narzędzia, których prawdopodobnie niewłaściwie używasz, oraz sposób naprawy formularza.
1. Email
Fumble
Choć wiadomość e-mail jest łatwa, istnieje wiele sposobów, aby ją pomylić: na początek poczta e-mail może być narzędziem długiej debaty i odpowiedzi na jedno słowo, które można by nixingować lub przekazywać osobiście. I choć kuszące jest użycie łańcucha wiadomości e-mail jako miejsca do szerokiej dyskusji z dokumentacją, poczta e-mail nie jest miejscem krytycznych dyskusji na temat szczegółów projektu. W każdym z tych przypadków komplikujesz i opóźniasz swoje działania i działania odbiorców.
Poprawka
W przypadku ważnych lub pilnych zadań spotykaj się twarzą w twarz, aby szybciej rozwiązywać problemy i uzyskiwać odpowiedzi. Robiąc to na żywo, nie tylko chronisz swój czas, ale także pomagasz swoim współpracownikom. Jeśli wszyscy wiedzą, że pilne wiadomości nigdy nie docierają za pośrednictwem poczty e-mail, nie ma powodu do ciągłego odświeżania skrzynki odbiorczej, a zamiast tego ludzie mogą skupić się na wykonywaniu zadań.
Pomyśl o e-mailu jako o sposobie rozpoczęcia dyskusji lub ustalenia planu, więc kiedy usiądziesz ze swoim zespołem, aby magia się wydarzyła, może to zrobić.
2. Połączenia konferencyjne
Fumble
Połączenia konferencyjne są piękne - możesz je wykonywać w dowolnym miejscu i czasie - ale ponieważ mogą czuć się bardziej swobodnie niż spotkania osobiste, mogą również powodować problemy z wydajnością.
Po pierwsze, ponieważ czują się nieformalnie, zbyt wielu ludzi może wtrącić się w to. W rezultacie zamiast być w stanie zająć się krytyczną pracą, którą tylko oni mogą zrobić, zespół jest uwięziony w spotkaniu o wątpliwej przydatności.
Po drugie, łatwo przeoczyć, że chociaż mogą wydawać się bardziej swobodne, mogą być bardzo podatne psychicznie. Połączenia konferencyjne wymagają przygotowania i intensywnego słuchania, co znacznie ogranicza codzienną porcję skupienia. Zaplanuj jeden zbyt wcześnie rano, a może to osłabić koncentrację na cały dzień. Ołówek w ciągu kilku godzin, a będziesz miał do czynienia z dniem określonym przez oczekiwanie na twoją sesję pracy w ciągu 15 dni.
Poprawka
Po pierwsze, pamiętaj, że nie wszyscy muszą być zaproszeni. Zamiast tego angażuj osoby, które są poinformowane o projekcie i są kluczowymi uczestnikami. Poproś jedną osobę na spotkaniu, aby robiła notatki i dzieliła się z resztą zespołu, aby inni mogli skoncentrować się na pracy.
I pamiętaj, aby mądrze wybrać czas połączenia. O ile to możliwe, nie planuj połączeń konferencyjnych z samego rana lub późno w nocy. Znajdując czas pomiędzy, będziesz chronić swoje skupienie.
3. Czat
Fumble
Czat między biurami, szczególnie dla firm zlokalizowanych na więcej niż jednym piętrze lub w różnych lokalizacjach, jest bardzo przydatnym zastępcą dla osobowości: odbywa się w czasie rzeczywistym, pozwala na natychmiastowe przesyłanie plików i ułatwia spontaniczność. Ale podobnie jak w przypadku połączeń konferencyjnych, same zalety czatu są również jego wadą.
Główny problem z czatem biurowym polega na tym, że ludzie czują się swobodniej, pisząc pytania z kajdanek, ponieważ nie przeszkadzają technicznie - odbiorca może nadal decydować, czy odpowiedzieć. Chodzi o to, że jesteśmy reaktywnymi stworzeniami i uważamy, że musimy przerwać to, co robimy, i zająć się ludźmi, którzy nas pingują. Mimo że zamiar nawiązania kontaktu przez czat jest dyskretny, masz niewielką kontrolę nad tym, czy praca kolegi zostanie przerwana. Jeśli zobaczy powiadomienie, są szanse, że będzie szukać. Nawet jeśli nie zareaguje wprost, część uwagi zostanie teraz odwrócona przez twoją uwagę lub pytanie.
Poprawka
Zasadniczo czat powinien być używany tylko do szybkich pytań, które powstrzymują cię przed posunięciem się naprzód w pracy lub do ustalenia czasu ze współpracownikiem na rozmowę o większym problemie. Cokolwiek innego, podaj wiadomość e-mail, aby nie przeszkadzać swoim kolegom.
A jeśli odbierasz zbyt wiele rozmów? Wyłącz powiadomienia tak samo, jak w przypadku wiadomości e-mail. Wiele serwisów czatowych pozwala również użytkownikowi stać się „niewidocznym”, co jest dobrym sposobem na pozostanie zaangażowanym (szczególnie jeśli jesteś częścią stale aktualizowanego czatu grupowego) bez poczucia obowiązku odpowiedzi.
4. Kalendarze
Fumble
# 1 niewłaściwie wykorzystywane przez ludzi w swoich kalendarzach traktuje ich jak listy rzeczy do zrobienia. Jeśli spojrzysz na swój kalendarz i zobaczysz coś, co przypomina: „podnieś mleko” lub „zaplanuj fryzurę”, nadszedł czas, aby przemyśleć, w jaki sposób go używasz.
Kolejnym niewłaściwym użyciem kalendarza jest nieużywanie go do ochrony czasu, a nie tylko jego porządkowanie. Kiedy pojawi się propozycja nowego projektu, a Twój kalendarz mówi, że możesz go dopasować, pamiętaj, że niekoniecznie oznacza to, że powinieneś. Ważne jest, aby najpierw spojrzeć na swoje cele i wartości.
Poprawka
Staraj się, aby Twój kalendarz był świętym miejscem spotkań i wydarzeń, które są albo związane z określoną datą i godziną, albo angażują osoby inne niż ty. Możesz zacząć zmieniać praktyki kalendarza za pomocą listy rzeczy do zrobienia, takich jak telefon do lekarza lub zbieranie kwiatów. Wykonywanie drobnych zadań jest niezwykle satysfakcjonujące, a umieszczając je na zarządzalnej liście, przyjmują one inną postać - taką, która pozwala postrzegać je jako pasujące między ważnymi wydarzeniami, a nie same w sobie.
I nie zapomnij zawsze dostosowywać nowych możliwości do swojej roli i celów. Wszystko, co nie pasuje tu i teraz lub do twojej przyszłej przyszłości, nie należy do docket (lub twojego kalendarza).
Za pomocą zaledwie kilku drobnych poprawek możesz użyć dostępnych narzędzi, aby zrobić więcej. Podziel się tymi wskazówkami w całym biurze, a całe miejsce pracy będzie znacznie wydajniejsze, zanim się zorientujesz!
