Jako osoba, która martwi się przypadkowym urazem ludzi, często przesadzam w wiadomościach e-mail - szczególnie podczas przesyłania opinii.
Używam nadmiernych wykrzykników, stawiam konstruktywną krytykę w formie pytań („Myślę, że ten raport może zawierać elementy wizualne?”) I zawsze pytam, czy wolą spotkać się osobiście, aby omówić dalej.
Czasami ponownie przeczytam wysłane przeze mnie wiadomości i skrzywię się - wykrzykniki, które wydawały mi się tak przyjazne, kiedy napisałem swoją odpowiedź, sprawiają, że wyglądam na niezdrową obsesję na punkcie prezentacji.
Chociaż wiem, że czasami muszę obniżyć te nawyki, ostatnio przeczytałem coś, co sprawiło, że się uśmiechnąłem. Okazuje się, że cała moja rozgrzewka i rozmycie daje mi awans.
Według najnowszego artykułu na temat cichej rewolucji zatytułowanego „7 sposobów korzystania z bezsilnej komunikacji” to tylko niektóre z technik osób, które są bardziej wpływowe i odnoszą sukcesy za pośrednictwem poczty elektronicznej. Zasadniczo, mówi, ludzie, którzy wydają się bardziej pokorni, znani również jako „bezsilni komunikatorzy”, mają tendencję do wzbudzania zaufania i budowania silniejszych relacji.
Jest też odwrotnie - kiedy formułujesz pytania jako rozkazy, używasz tylko kropek i rozmawiasz ze zbyt dużym autorytetem w swoich e-mailach, jest mniej prawdopodobne, że otrzymasz dobrą odpowiedź (lub odpowiedź w ogóle). Mówi założycielka QR i autorka artykułu, Susan Cain:
Sprowadza się to do tego wglądu: kiedy ludzie myślą, że próbujesz na nich wpłynąć, podnoszą czujność. Ale kiedy czują, że próbujesz im pomóc, zastanowić się nad właściwą odpowiedzią lub szczerze mówiąc o własnych niedoskonałościach, otwierają się na ciebie. Słyszą, co masz do powiedzenia.
Co to znaczy? To, że mniej formalny, mniej pewny siebie i bardziej emocjonalny w twoich e-mailach nie jest takie złe - w rzeczywistości, mówi Cain, cytując badania Adama Granta, „bezsilne komunikatory przynoszą 68% więcej przychodów”.
Oczywiście, pieprzenie każdego e-maila wysyłanego za pomocą emoji, wszystkich czapek i znaków zapytania, aby odpowiednio wyrazić swoje uczucia, prawdopodobnie spowoduje, że staniesz się nieprofesjonalny, niepewny, a nawet nieodpowiedni w niektórych sytuacjach. Ale innym razem może to mieć znaczenie.
Może to oznacza prośbę o zgodę przed rzuceniem kolejnej pracy: Czy to działa dla Ciebie? Z przyjemnością omawiamy, jak podzielić pracę między nami! raczej niż potrzebuję twoich notatek do piątku.
Lub poświęć chwilę, aby twoje prośby brzmiały jak ludzkie - na przykład mówiąc: Czy możesz wrócić do mnie z myślami? raczej niż Proszę o poradę.
Lub nawet podpisując swoje e-maile za pomocą „Dzięki!” Lub „Miłego weekendu!” Zamiast bardziej formalnego „Najlepszego”.
Tak jak nie rozmawiasz osobiście ze swoimi kolegami w niezwykle formalny sposób, nie chcesz być tak zimny przez e-mail. Ponieważ jeśli chcesz, aby ludzie zareagowali, musisz dać im dobry powód - a osoba przyjazna i czasami podatna na zagrożenia jest ostatecznie znacznie bardziej narażona na szacunek niż osoba, która w ogóle się nie otwiera.
Chcesz wiedzieć, co jeszcze tak naprawdę obiera twoich współpracowników? Zebraliśmy wszystkie wskazówki dotyczące etykiety e-mail, których potrzebujesz, aby wszyscy rzeczywiście czytali (i odpowiadali) na Twoje wiadomości.
