Zacznę od stwierdzenia, że tak, jest za mało godzin w ciągu dnia. Twoja lista rzeczy do zrobienia nigdy nie jest pusta, nie wracasz do domu tak wcześnie, jak chcesz, i nie czujesz, że osiągasz wszystko, co chcesz zrobić.
Ponieważ nie mogę magicznie dać ci więcej czasu w ciągu dnia (choć jestem prawie pewien, że byłaby to najlepsza super moc kiedykolwiek), pozwól, że podzielę się z Tobą tajemnicą, jak zrobić więcej w czasie, który masz: agresywnie pilnuje twojego harmonogramu.
Rozumiem przez to, że nie biorę udziału w spotkaniach (choć uważam, że mniej jest lepszych), mam na myśli zarządzanie równowagą i sekwencją wydarzeń w ciągu dnia, aby zapewnić maksymalną wydajność. Jest to jedna z najpotężniejszych rzeczy, które możesz zrobić dla siebie - w rzeczywistości wydaje się, że możesz poświęcić więcej czasu na swój dzień.
Oto dwa proste kroki na początek:
Krok 1: Wyobraź sobie swój idealny tydzień
Najpierw usiądź i krótko odpowiedz na następujące pytania:
- Jakie są godziny pracy przeciętnego dnia i tygodnia?
- Jakie są twoje stałe spotkania - lub rzeczy, które należy zrobić o określonej dacie i godzinie?
- O której porze dnia jesteś najbardziej produktywny? (np. Czy robisz dużo roboty rano, a potem masz przerwę po obiedzie?)
- Czy są dni tygodnia, które są dla Ciebie mniej lub bardziej wydajne? (Przypadek poniedziałku, ktoś?)
- Czy lepiej jest wykonywać różne rodzaje pracy w różnych dniach lub godzinach? (Moja współzałożycielka Kathryn żartuje, że wysyłanie e-maili handlowych w piątek po południu to czarna dziura, więc wtedy wykonuje różne rodzaje pracy).
Po udzieleniu odpowiedzi na te pytania cofnij się o krok i sprawdź, jak Twój harmonogram, spotkania, codzienne zadania i poziomy produktywności zmieściłyby się w jednym idealnym tygodniu pracy.
Następnie użyj pustego kalendarza, aby opracować ten harmonogram. Obejmuj bloki czasu, które najlepiej nadają się do skoncentrowanej pracy (najlepiej takie, gdy czujesz się bardzo produktywny), bloki, które najlepiej nadają się na spotkania (mój współpracownik Adrian lubi je planować po południu - dodają energii, gdy inaczej czuć się sennym) i, oczywiście, blokadami do odbierania wiadomości e-mail.
Krok 2. Przebuduj swój kalendarz (dostosowując harmonogram do harmonogramu)
Teraz rzeczy się pojawiają i możesz nie być w stanie trzymać się tego harmonogramu co tydzień. Ale możesz i powinieneś go strzec jak (przyjazny) smok ziejący ogniem - szczególnie twój czas na skoncentrowaną pracę. Mówię ci, że garść nieprzerwanych bloków, w których naprawdę możesz pracować, jest nieoceniona w wyciskaniu więcej czasu z dnia.
Traktuj te okresy pracy jak każde inne spotkanie w swoim kalendarzu. Gdy ktoś zapyta cię, czy jesteś wolny, nie jesteś (chyba że możesz przełożyć ten termin na później w ciągu dnia lub tygodnia). Jeśli osoby w Twojej firmie mogą zobaczyć Twój wolny lub zarezerwowany czas w Twoim kalendarzu, możesz nawet ustawić na nim swój czas pracy, aby uniknąć jego odebrania.
Innym świetnym sposobem na ochronę swojego czasu jest przejęcie roli w planowaniu spotkań. Nie mówię, że przejmę kontrolę od kogoś innego, jeśli nie jesteś tym, który zazwyczaj koordynuje planowanie - to wymagałoby więcej pracy, a na pewno nie jest to ruch we właściwym kierunku!
Chodzi mi o to, aby ludzie wiedzieli, które godziny pracują dla ciebie tak szybko, jak to tylko możliwe - i idealnie, zanim ktokolwiek inny rzuci czas. Jeśli lubisz organizować spotkania popołudniami lub w określonym dniu, wyrzuć „W każdej chwili po 15:00” lub „Piątek jest szeroko otwarty”. W ten sposób opcje zostaną zakotwiczone w twoich sugestiach, a nie w czasach, w których chcesz zachować dla siebie.
Nigdy nie będziesz w stanie dodać czasu na dzień, ale możesz być mądry, jeśli chodzi o godziny, które masz. Maksymalizując czas produktywności (i czasy, które nie są tak produktywne), szybko przekonasz się, że możesz zrobić więcej.
