Podobnie jak wielu innych specjalistów, prawdopodobnie spędzasz kilka godzin tygodniowo, wysyłając rzeczy do zrobienia do ludzi - mając nadzieję, że szybka wiadomość zainspiruje ich do wykonania zadania. Ale czy wszystkie te e-maile naprawdę zwiększają produktywność ludzi? Jak zapewne nauczyłeś się z wysyłania kolejnych wiadomości e-mail (do kolejnych wiadomości e-mail), odpowiedź brzmi: nie.
Być może nadszedł czas, aby przejść trochę staromodny.
Randy Gardner, naukowiec z Sam Houston State University, przeprowadził badanie, w którym odkrył, że wysłanie spersonalizowanej karteczki z prośbą jest w rzeczywistości najbardziej pewnym sposobem na przyspieszenie wykonania zadania.
Dlaczego to? Autor Kevin Hogan z Harvard Business Review ma kilka pomysłów. Przede wszystkim lepka notatka jest natrętna i niechlujna - dlatego ludzie chcą ją usunąć tak szybko, jak to możliwe. Etykieta z karteczkami samoprzylepnymi mówi, że nie można jej usunąć, dopóki nie ukończy się zadania. Po drugie, spersonalizowany dotyk otrzymania „specjalnego żądania” może zmusić kogoś do wykonania zadania w sposób, którego nie zrobiłby, gdyby został wysłany tylko w formie wiadomości e-mail.
Po przeczytaniu całej tej wiedzy postanowiłem wypróbować to na własnym (niczego nie podejrzewającym) stażu. Chociaż mój mały eksperyment nie był tak naukowy jak Gardner, zdecydowanie zauważyłem różnicę w pracy stażysty podczas tygodnia próbnego - nie tylko szybciej wykonywała zadania, ale zadawała więcej pytań, gdy czegoś nie rozumiała.
Ponadto zauważyłem, że wiele jej zapytań zaczynało się od: „Napisałeś na karteczce, że…”, co oznacza, że czytała każde słowo, które napisałem, i próbowała je rozszyfrować, co nie zawsze ma miejsce, gdy ktoś otrzymuje prośba e-mail. Gdybym musiał zgadywać, powiedziałbym, że to wszystko z powodu tego, jak czuje się osobiste pismo ręczne w 2015 roku. Wiesz, ponieważ obecnie otrzymujemy 99% naszych informacji za pośrednictwem migającego ekranu.
Więc następnym razem, gdy poczujesz się sfrustrowany, że kolega czegoś nie kończy, zostaw karteczkę na biurku. Twoja wiadomość jest bardziej widoczna (ponieważ nie będzie pływać w morzu e-maili) i została usunięta z listy. Pamiętaj tylko o dodaniu „dziękuję” lub uśmiechniętej buzi, aby pojawiła się jako prośba, a nie jako pasywno-agresywna uwaga „już to zrobisz?”.
Kolejny plus obrania trasy karteczki? Do wyboru jest tyle zabawnych kolorów i wzorów. Kto nie lubi wybierać ładnych materiałów biurowych?
