Wszyscy otrzymywaliśmy te e-maile, które dosłownie inspirują dym, aby zaczął falować z naszych uszu.
W jednej minucie jesteś całkowicie spokojny, opanowany i opanowany. Ale kiedy twoja skrzynka odbiorcza zadzwoni? Ta z pozoru niewinna wiadomość popycha cię ponad krawędź.
Zanim się zorientujesz, odpaliłeś brutalną i krótką odpowiedź, która mówi coś w stylu: „Poważnie, Janet, ile razy muszę ci powtarzać, że zamieniasz numer w górnym rogu arkusza kalkulacyjnego ?! Robi się NIESAMOWITE. ”
Cringe, prawda? Zazwyczaj jesteś wystarczająco mądry, aby zrobić sobie przerwę i zebrać się, zanim odpowiesz. Ale dzisiaj? Cóż, Janet i jej niekompetencja w arkuszu kalkulacyjnym wykorzystały to, co najlepsze. Odpowiedziałeś, zanim zdążyłeś zapanować nad swoim krótkim bezpiecznikiem.
Wiesz, że Twój e-mail był niegrzeczny i być może nieco bardziej agresywny niż wymagała tego rozmowa. Jak więc można wycofać się z tej sytuacji - nie zyskując reputacji współpracownika, który natychmiast straci spokój?
Cóż, zacznij od odpowiedzi (tak szybko, jak to możliwe!) Na ten sam e-mail z wiadomością podobną do tej.
Szablon e-maila Jak postępować po wysłaniu niegrzecznego e-maila
W naszym przykładzie tej nieznośnej Janet i jej postrzeganej niezdolności do prawidłowego wypełnienia tego rutynowego arkusza kalkulacyjnego, oto jak wyglądałaby następna wiadomość e-mail z wypełnionymi niezbędnymi szczegółami.
Próbka
Oto ważna rzecz do zapamiętania: Chociaż możesz i powinieneś udzielić krótkiego wyjaśnienia, dlaczego twoja reakcja była niegrzeczna, zachowaj to dość ogólne i oprzyj się pokusie zlekceważenia wielu wymówek.
Odbiorca twojej zbyt rozgniewanej wiadomości prawdopodobnie nie będzie dbał o to, że tego ranka postukałeś się w palec u nogi, masz niestrawność i twój samochód nie ruszyłby w drodze na lunch klienta - on lub ona po prostu chce wiedzieć że jesteś świadomy swojej niewrażliwości i jesteś gotów ponosić odpowiedzialność za własne działania.
Niestety, nie ma sposobu, abyś odebrał swój źle wychowany e-mail (choć byłoby to miłe, prawda?). Ale natychmiastowe przesłanie przepraszającego e-maila powinno pomóc w złagodzeniu sytuacji i usunięciu niektórych szkód spowodowanych przez zbyt szybki czas reakcji.
