Sezon przeglądowy może być stresujący bez względu na to, po której stronie stołu siedzisz.
Jeśli jesteś menedżerem, musisz wykonać wiele pracy, przygotowując informacje zwrotne na temat wydajności poza regularnym obciążeniem. I prawdopodobnie musisz przekazać tę opinię osobiście. Jasne, nie jest łatwo usłyszeć konstruktywną krytykę, ale dostarczanie jej nie jest czymś, na co ludzie czekają.
Jedną z najtrudniejszych sytuacji do nawigacji jest prośba o podwyżkę lub awans. Zwłaszcza jeśli się tego nie spodziewałeś. Weźcie jednak głęboki oddech i pamiętajcie, że jest to okazja, aby pokazać swoim pracownikom, jak bardzo ich cenisz, lub pomóc im stać się kimś, kto zasługuje na to, czego chcą.
Przed czasem
Szybka uwaga: w idealnym świecie czytasz ten artykuł kilka tygodni przed rozpoczęciem formalnego procesu (a budżety są finalizowane). Ale nie żyjemy w idealnym świecie, a jeśli tak jest, możesz przejść do „chwili”.
Przejrzyj zasady i procedury firmy
Zanim cokolwiek zrobisz, zapoznaj się z wszelkimi zasadami i procedurami firmy dotyczącymi recenzji, wynagrodzeń i promocji. Znajomość podstaw nie tylko zapewni produktywną ocenę pracownikom, ale także ułatwi obsługę nadchodzących zgłoszeń. Jeśli nie masz pewności, czy te informacje istnieją lub gdzie się znajdują, skontaktuj się i zapytaj.
Oceń swoich pracowników i zespół
„Żaden menedżer nie powinien wchodzić w żadną recenzję, która ją podnieca, nie tylko w celach zarobkowych” - mówi Karen Dillon, były redaktor Harvard Business Review i autor Przewodnika po polityce biurowej HBR .
Po stronie kompensacyjnej spójrz na wszelkie wewnętrzne dane dotyczące pasm wypłat i zobacz, gdzie spadają twoje bezpośrednie raporty. Czy są jakieś wartości odstające? Czy jakieś nowe dodatki do zespołu zniekształciły rozkład? Biorąc wszystko pod uwagę, czy jest to uczciwe miejsce dla tego pracownika?
Po stronie awansu pomyśl o tym, jak radzi sobie pracownik w każdym obszarze odpowiedzialności za swoją rolę i czy jego wyniki wykraczają tak daleko poza ten zakres, że spełniłby on wymagania dotyczące roli wyższego szczebla, jeśli taka jest dostępna. Dokonaj wstępnych zaleceń na podstawie tej analizy.
Mamy nadzieję, że do czasu, gdy wejdziesz do pokoju na swoje spotkania, już zabezpieczyłeś podwyżki i promocje dla tych, którzy są uprawnieni i zasługują na to. Możesz pomóc w zapobieganiu problemom, wykonując tę pracę dokładnie i starannie przed czasem. Pamiętaj jednak, że bez względu na to, jak dobrze się przygotujesz, nie można uniknąć niespodzianek.
Ustaw oczekiwania
Czy nie ma budżetu? Czy ktoś z twojego zespołu nie osiąga dobrych wyników? Czy wiesz, że ktoś liczy na podwyżkę lub awans, który po prostu się nie dzieje. Możesz uniknąć wielu dramatów i napięć, prowadząc tę trudną rozmowę przed formalną recenzją.
Położę nacisk na „trudny”, ponieważ mówienie komuś, że będzie musiał poczekać na to, czego chce, nigdy nie będzie przyjemne w dyskusji.
Możesz zacząć od powiedzenia czegoś w ten sposób: „Wiem, że spotykamy się w najbliższą środę, aby przedyskutować twoje wyniki w ciągu ostatniego roku. Wiem też, że możesz oczekiwać podwyżki. Ponieważ chcę, aby była to produktywna rozmowa, chciałem poinformować, że nie kwalifikujesz się teraz, ponieważ. Wiem, że trudno to usłyszeć. Ale jestem po twojej stronie i jestem twoją zwolenniczką, więc wykorzystajmy nasz czas w przyszłym tygodniu, aby przedyskutować, w jaki sposób możemy zapewnić, że się kwalifikujesz, i wszystkie inne sposoby, w jaki możesz się w międzyczasie rozwijać. ”
Spoiler: Osoba nie będzie zadowolona z tego. W porządku. Najważniejsze jest teraz, aby uznać, że są rozczarowani i poczekać, aż formalna rozmowa zagłębi się w opinie.
W tym momencie
Potwierdź prośbę
Fakt: Pytanie o podwyżkę lub awans jest stresujące i emocjonalne. Jeśli kiedykolwiek to zrobiłeś (i mam nadzieję, że tak!), Wiesz o tym. Zatem pierwszym krokiem jest upewnienie się, że Twój bezpośredni raport wie, że je słyszałeś, poprzez potwierdzenie żądania.
Próbować:
- „Dziękuję za zwrócenie mi na to uwagi.”
- „Słyszałem cię i …”
Zapytaj o więcej informacji
„Twoim zadaniem jako menedżera nie jest wtedy uzyskanie odpowiedzi”, mówi Shannon Fitzgerald, dyrektor HR w Muse. „Ma słuchać i zbierać informacje” - dodaje. To „pytanie, dlaczego tak się czują i wnikanie przed odpowiedzią”.
Będziesz musiał nie tylko zrozumieć rozumowanie swojego pracownika, aby podjąć świadomą decyzję i być może skierować sprawę do działu kadr i swoich przełożonych, ale będziesz także mógł dowiedzieć się, czy istnieją inne problemy, które należy rozwiązać - takie jak niedopasowane oczekiwania dotyczące roli.
Próbować:
- „Czy miałeś coś na myśli?”
- „Powiedz mi, dlaczego tak się czujesz”.
- „Co uważasz za odpowiedni zakres?”
Ustal plan i realistyczne ramy czasowe dla odpowiedzi
Dlatego upewniłeś się, że pracownik czuje, że jego prośba została wysłuchana, i zebrał informacje o tym, czego chce i dlaczego uważa, że jest to właściwe.
Teraz „kluczową kwestią nigdy nie jest podejmowanie decyzji w momencie składania wniosku o podwyżkę”, mówi Dick Grote, założyciel i prezes Grote Consulting, gdzie specjalizuje się w zarządzaniu wydajnością. Każda odpowiedź „tak” lub „nie” udzielona w ciągu kilku minut „jest niepoprawna”, dodaje i stanowi zły precedens. Zamiast tego poinformuj swojego pracownika, że powinien spodziewać się od ciebie wiadomości na ten temat. I bądź realistą.
Próbować:
- „Pomyślę o tym i porozmawiamy ponownie.”
- „Pozwól mi się temu przyjrzeć i wrócić do ciebie.”
- „Chciałbym móc wrócić do ciebie wcześniej, ale może to potrwać trzy tygodnie.”
Dotrzymaj słowa
„Cokolwiek powiesz pracownikowi, musisz dotrzymać słowa” - mówi Dillon. Może być kuszące, aby być optymistą, ale zastanów się, jakie kroki musisz podjąć i szczerze mówiąc, ile czasu zajmie Ci podjęcie dalszych działań. To znacznie więcej niż fałszywa nadzieja.
Jeśli więc powiesz swojemu bezpośredniemu raportowi, że wrócisz do nich za dwa tygodnie, upewnij się, że to zrobisz. Nie pozwól, aby przejść przez dowolny ustawiony znacznik bez omawiania go.
I „na pewno nie czekaj, aż dana osoba ponownie to podniesie” - mówi Grote.
Po zapytaniu
Odrób pracę domową
Teraz nadszedł czas, aby się zagłębić. Sprawdź dokładnie swoją pierwotną ocenę, sprawdź punkty, które podniósł twój pracownik, oceń wszystkie fakty lub osiągnięcia, których nie mogłeś wziąć pod uwagę, spójrz ponownie na ich wyniki świeżymi oczami i pomyśl o konsekwencje tej decyzji dla reszty twojego zespołu.
Jeśli zarządzasz kilkoma osobami, możesz poczekać, aż skończysz wszystkie opinie, aby rozwiązać ten problem. W ten sposób możesz ocenić wszystkie prośby (jeśli otrzymasz więcej niż jedną), zasięgnąć porady u wszystkich swoich szefów na temat wszystkich naraz, dojść do spójnych decyzji, które mają sens w kontekście, i przygotować najlepszą strategię, aby uzasadnić sprawę. dla jednego lub więcej raportów.
Wykonaj sprawę (jeśli jest to uzasadnione)
Jeśli dojdziesz do wniosku, że pracownik ma rację, nadszedł czas, aby przejść do nietoperza. Ponieważ jest mało prawdopodobne, abyś sam mógł zadzwonić, musisz dowiedzieć się, kogo najbardziej musisz przekonać, aby tak się stało. A potem postaraj się być jak najbardziej przekonujący.
„Ten menedżer powinien mieć naprawdę dobre uzasadnienie, powołując się na wymierne wyniki i wpływ na organizację” - mówi Regina Moravek, współpracowniczka The Muse, która przez 15 lat pracowała w dziale HR. Przynieś więc liczby, ale nie zapomnij też o danych jakościowych. Na przykład podkreśl niektóre umiejętności, które są nieocenione, lub wypisz niektóre cytaty od klientów lub klientów lub kogokolwiek innego, aby pokazać, co ta osoba oznacza dla firmy.
Próbować:
- „Nie wysyłamy wiadomości, którą chcemy wysłać z podwyżką x% w tym roku”.
- „Naprawdę czuję się taką gwiazdą. Nie chcemy ryzykować utraty go.
- „Jeśli odejdzie, nie będziemy w stanie zastąpić ich w pobliżu obecnego wynagrodzenia lub poziomu umiejętności.”
- „Ma pewne umiejętności i poziom wykształcenia, które są ważne dla naszej firmy”.
- „Jeśli odejdzie, a praca będzie wolna, firma będzie tyle kosztować”.
Kiedy wrócisz do pracownika
Dostarcz dobrą nowinę
Oczywiście najlepszym rezultatem jest uzyskanie i posiadanie szansy na dostarczenie dobrych wiadomości.
Nie zapominaj, że „jest to również bardzo ważny czas, aby uświadomić pracownikowi, jak cenni są”, mówi Moravek. Spotkanie dotyczy zarówno „sprawienia, by pracownik poczuł, że jest ważną częścią operacji”, jak i kwoty w dolarach lub nowego tytułu, który, jak sama mówi, może być pusty. Ale jeśli dodasz „cenimy cię, wywarłeś ogromny wpływ na organizację”, mówi, jest bardziej prawdopodobne, że pracownik będzie „zmotywowany do kontynuowania świetnej pracy”.
A jeśli dostarczasz wiadomości promocyjne: „Zawsze lubię mówić ludziom, że teraz poziom wyjściowy idzie w górę” - mówi Dillon. „Masz to i jestem podekscytowany. Ale teraz zaczynasz na tym poziomie. To nie nagroda, na której można usiąść. ”
Próbować:
- „Mam dla ciebie dobre wieści. Przejrzałem twoją prośbę o podwyżkę, zastanowiłem się nad nią, przeprowadziłem badania i wydaje mi się, że wzrost wynagrodzenia jest odpowiedni. ”
- „Pomyślałem o twojej prośbie o ponowne rozpatrzenie odszkodowania. Po przeprowadzeniu badań zdecydowałem, że zmiana wynagrodzenia jest w porządku ”.
Dostarcz złe wieści silnemu wykonawcy
Czasami, bez względu na to, jak bardzo zasługujesz na podwyżkę lub awans, nie będziesz w stanie uzyskać zatwierdzenia.
Pamiętaj jednak, że „wzrost może oznaczać wiele różnych rzeczy, nie tylko pieniądze”, mówi Fitzgerald. I zobacz, co jeszcze możesz zaoferować. Może to być premia za miejsce, prowadzenie nowego projektu, szansa na rozwinięcie umiejętności lub zdobycie doświadczenia w obszarze zainteresowania, dodatkowy czas wakacji lub inne kreatywne rozwiązanie. Najlepsza opcja zostanie dostosowana do konkretnej osoby.
„Jako menedżer ważne jest, aby rozpoznać arsenał narzędzi zapewniających zadowolenie pracowników. Wiele rzeczy kontrolujesz ”, dodaje, w tym tworzenie pozytywnego środowiska i dawanie ludziom szans na rozwój. „Podbicie jest jednym z bardzo ważnych symboli”, ale ważne jest również, aby powiedzieć pracownikom, że ich cenisz, i wykazać, że nie tylko pieniądze i tytuły.
I upewnij się, że jest jasne, że to, że odpowiedź w tym momencie brzmi „nie”, nie oznacza, że zawsze będzie „nie”. Możesz zobowiązać się do ponownego przejrzenia tematu za trzy lub sześć miesięcy.
Jeśli wierzysz w potencjał tego pracownika w firmie, udostępnij to. „Warunki firmy / branży / konkurencji są obecnie takie, że nie jesteśmy w stanie tego zrobić”, sugeruje Grote. Uznaj, że to nie to, co chcieli usłyszeć: „Wiem, że na pewno jesteś rozczarowany. Byłbym ”. Ale potem dodaj:„ Ale chcę ci coś powiedzieć. Myślę, że masz tutaj bardzo świetlaną przyszłość. ”
Próbować:
- „Niestety firma nie jest w stanie dawać podwyżek, ale chciałbym dać te inne możliwości”.
- „Wiem, że jesteś zainteresowany wykonywaniem tego rodzaju pracy, więc zmieńmy trochę twoją pracę.”
- „Ty i ja będziemy pracować razem w tym roku, aby upewnić się, że Twój profil zostanie podniesiony.”
- „Zależy mi na tym, aby dać Ci okazję, by błyszczeć”.
- „Doceniam, że zwróciłeś na to uwagę. Będę bardziej świadomy, kiedy pojawią się możliwości awansu, że zostaniesz uznany za kandydata. ”
Dostarcz złe wiadomości słabemu wykonawcy
Jeśli twój bezpośredni raport „nie ma pojęcia, że nie jest on gwiazdorskim pracownikiem”, mówi Dillon, powinno to być „wskazówką, że nie komunikujesz się skutecznie z tą osobą”.
„To okazja, aby być wobec nich uczciwym” - dodaje. Co więcej, Twoim obowiązkiem jako menadżera jest zainicjowanie rozmowy w celu wypełnienia luki. Podziel się, w których obszarach są słabi lub z czego jesteś rozczarowany, i powiedz im, czego oczekujesz i co chcesz zobaczyć, aby następnym razem odbyć inną rozmowę.
Podaj konkretne przykłady, aby upewnić się, że pracownik rozumie problemy i ma mocną wiedzę na temat sposobów poprawy. I planuj swoje punkty z wyprzedzeniem, ponieważ nie jest łatwo przekazać komuś opinię, która może być bolesna do usłyszenia, ale nie będziesz robił im żadnych przysług, jeśli gofrujesz i nie powiesz, jak to naprawić.
Próbować:
- „To są obszary, nad którymi musisz popracować.”
- „Oto cele, które chcę, abyś pracował w ciągu najbliższych sześciu miesięcy.”
- „W twoim położeniu oczekuję…”
Jako menadżer, nie możesz się doczekać, aby podsumować sezon jako najważniejszy punkt swojego roku, ale pamiętaj, że może ustawić Twój zespół na dobrej drodze. Umieszczenie ludzi na właściwej drodze oznacza, że znacznie bardziej prawdopodobne jest, że osiągniesz swoje cele i odniesiesz sukces we własnej roli.
