Ach, podróżujący w interesach. Hollywood chciałoby, abyśmy uwierzyli, że ci ludzie to zmęczeni światem wojownicy drogowi, którzy żyją z ubitych walizek i żyją z wątpliwego jedzenia na lotnisku. Są pozbawieni snu, opóźnieni i nieustannie pędzą na spotkania, nakładają makijaż lub golą elektryczną na cieniach o piątej na tylnych siedzeniach taksówek.
I chociaż podróże służbowe mogą być zdecydowanie frustrujące, nie muszą tak być.
Najbystrzejsi podróżujący w interesach wiedzą, jak z łatwością zorganizować każde spotkanie. Nigdy nie wyglądają na pomieszane, pomarszczone lub o niewyraźnych oczach. Wiedzą nawet, jak dobrze się bawić podczas wizyty w nowym mieście - i ty też możesz. Aby dowiedzieć się, jak to zrobić, rozmawialiśmy z kilkoma ekspertami ds. Podróży służbowych z Booking.com. Oto, co mieli do powiedzenia.
Rezerwacja odpowiedniego hotelu to zarówno sztuka, jak i nauka
Jeśli podróżujesz do miasta po raz pierwszy, dobrze jest zbadać takie rzeczy, jak możliwość poruszania się pieszo i sytuacje na drodze w godzinach szczytu. Ale ponieważ ruch jest bardzo poza twoją kontrolą, postaraj się całkowicie usunąć go z równania planowania. Seqouya Springfield, dyrektor ds. Obsługi klienta Booking.com z siedzibą w Orlando, podkreślił znaczenie rezerwacji zakwaterowania jak najbliżej biura klienta lub centrum konferencyjnego.
„Nawet jeśli znajdziesz tańszy hotel lub hotel z lepszymi udogodnieniami dalej od miejsca docelowego, kompromis pod względem kosztów podróży i czasu podróży” - powiedziała. „Nie wiesz, jaki będzie ruch w nowym mieście, więc najmądrzejszym wyborem jest hotel najbliżej miejsca docelowego”.
Dodała, że istnieje kilka błędów debiutantów, które mogą powodować poważne problemy dla osób podróżujących służbowo.
„Jeśli ktoś w Twojej firmie rezerwuje ci pokój, upewnij się, że rezerwuje we właściwym miejscu” - powiedziała. „Udostępnij swoje preferencje i priorytety asystentowi administracyjnemu lub każdemu, kto rezerwuje pokój. Upewnij się, że wiedzą, gdzie są twoje spotkania”.
„I”, dodała, „jeśli dokonują rezerwacji kartą, która nie jest w twoim imieniu, skontaktuj się z hotelem, aby dowiedzieć się, czy potrzebujesz formularza autoryzacji - i upewnij się, że nazwiska wszystkich osób są w pokoju, jeśli podróżujesz z grupą! ”
Spakuj jak profesjonalista
Dov Dorati jest specjalistą ds. Współpracy z siedzibą w Miami z Booking.com i doświadczonym podróżnikiem biznesowym. Jest również mocno w obozie „nigdy nie sprawdzaj torby, chyba że musisz”. Jak więc zachowuje ostrość i ostrość, gdy żyje z jednej torby podręcznej?
„Kup tyle ubrań bez zmarszczek, ile możesz” - powiedziała. „Jeśli planujesz nosić garnitur lub marynarkę na spotkanie z klientem, załóż kurtkę w samolocie. Pozwoli to zaoszczędzić miejsce w torbie i zapobiegnie marszczeniu kurtki podczas transportu. Noś swoje największe i najbardziej masywne buty na samolot też. ”
Daj sobie dużo czasu
Masz wiele do zrobienia, więc chcesz zminimalizować czas podróży, rezerwując lot, który przyleci z wystarczającą ilością czasu, aby dotrzeć do miejsca docelowego, prawda?
Źle.
„Jeśli masz poranne spotkanie, leć wczoraj wieczorem” - powiedział Miles McMullin, menedżer ds. Kluczowych klientów z zespołu Booking.com dla firm. „Nie masz kontroli nad opóźnieniami lotów, więc daj sobie dużo czasu, podróżując poprzedniej nocy. Zawsze możesz wykonać pracę po przylocie, a może nawet trochę czasu na zwiedzanie miasta”.
Innym sposobem na zmaksymalizowanie czasu i zmniejszenie stresu jest unikanie połączeń w miarę możliwości. Uzyskaj bezpośrednie loty do miejsca docelowego, jeśli są dostępne.
A kiedy już dotrzesz, nie popełniaj błędu, nie doceniając ruchu. Jeśli jesteś w nowym mieście i nie znasz sytuacji na drodze, daj sobie więcej czasu na podróż do biura klienta, niż myślisz, że może być potrzebny. Nie ma nic gorszego niż spóźnianie się!
Rezerwacja w ostatniej chwili może być błogosławieństwem i przekleństwem
Podróży służbowych w ostatniej chwili nie da się uniknąć, zwłaszcza jeśli masz do czynienia z klientem. Ale, jak zauważył Miles, rezerwacja hotelu w ostatniej chwili może faktycznie pomóc ci znaleźć bardziej szalony pobyt.
„Hotele często obniżają niesprzedane zapasy (czyli puste pokoje) w ostatniej chwili, aby zminimalizować straty” - powiedział Miles. „Dzięki temu często można uzyskać ładniejszy pokój w eleganckim hotelu za znacznie mniej niż normalnie zapłacisz za porównywalny pokój”.
Ale podróżowanie w ostatniej chwili ma również wadę: lot będzie znacznie droższy niż w przypadku wcześniejszej rezerwacji. Lekcja tutaj? Zarezerwuj loty jak najwcześniej i rozważ rezerwację pokoju bliżej terminu podróży, jeśli Twoja firma na to pozwoli.
Rozrywka w stylu
Jedną z najlepszych części podróży służbowych jest zabieranie klientów na miasto na obiad (i może kilka drinków). Może to być kluczowy moment w zacieśnianiu współpracy lub zawieraniu nowej umowy. Może to być także potencjalne pole minowe, jeśli nie odrobiłeś pracy domowej.
„Pierwszym krokiem jest poznanie twoich opcji” - powiedział Dov. „Witryny takie jak OpenTable są świetnymi zasobami, jeśli chodzi o wyszukiwanie restauracji w nowym mieście. Przeczytaj recenzje i zawsze patrz w menu, aby upewnić się, że naprawdę możesz sobie na to pozwolić. I - to bardzo ważne - zawsze dokonuj rezerwacji. Nic nie ma bardziej zawstydzające niż zabranie klienta i niemożność zdobycia stolika ”.
Miles dodał także kilka słów mądrości na ten temat:
„Zapytaj mieszkańców o ich ulubione miejsca” - powiedział. „Porozmawiaj ze swoimi barmanami i serwerami o tym, gdzie lubią chodzić. Zapytaj również personel hotelu. Możesz naprawdę zaimponować klientowi, zabierając go do miejscowego faworyta, zamiast wybierać najbardziej fantazyjne miejsce w mieście”.
Teraz, gdy usłyszeliście od ekspertów, Twoja następna podróż służbowa powinna być mniej stresująca, bardziej produktywna, a może nawet dużo przyjemniejsza. Zostawimy Ci ostatnią radę: nie trać rachunków! Przynieś folder i umieść w nim każdy pokwitowanie, a następnie zrób zdjęcie każdemu telefonowi. To sprawi, że Twój następny raport wydatków będzie o wiele mniej bolesny do wypełnienia.
