Zdarza się najlepszym z nas. Może rachunkowość nie dostarczyła ci liczb na czas. Może praca nad projektem, która według ciebie zabrałaby ci cztery godziny, zajmuje więcej niż 14 lat. Może wtorek Taco zmienił się we wtorek w zatrucie pokarmowe i po prostu nie ma możliwości, byś przeciągnął się do biura, żeby dokończyć środowy raport dla klientów.
W każdym razie spóźnisz się z terminem i wiesz, że szef, klient lub ktokolwiek inny jesteś winien swoją pracę, nie będzie podekscytowany.
Jako pisarz i redaktor niestety byłem po obu stronach dylematu, który nie dotarł. A oto kilka rzeczy, które próbowałem i widziałem, które pomogą ci uzyskać potrzebne rozszerzenie, zachowując jednocześnie nienaruszone relacje.
Daj jak najwięcej powiadomień z wyprzedzeniem, jak to możliwe
Nie ma nic bardziej irytującego (nie mówiąc o nieprofesjonalnym) niż: „Ups, nie dotrzymałem dzisiejszego terminu. Czy mogę to oddać w przyszłym tygodniu? ”
Oczywiście są wyjątki (patrz: zatrucie pokarmowe), ale w większości przypadków powinieneś starać się powiadomić jak najwięcej, jeśli myślisz, że dostarczysz coś późno. Druga strona jest znacznie łatwiej zaplanować wokół ciebie, jeśli powiesz coś w stylu: „Właśnie zagłębiam się w projekt i wygląda na to, że gromadzenie danych potrwa kilka dni dłużej, niż początkowo się spodziewałem. Czy mogę przedłużyć termin od następnego piątku do następnego? ”W rzeczywistości większość osób będzie bardzo zadowolona z przedłużenia terminu, jeśli zostanie to uzasadnione. Z dużym wyprzedzeniem.
Wytłumacz się - krótko
W związku z tym zawsze profesjonalnie wyjaśniam, dlaczego zamierzasz coś zmienić późno. Oczywiście, nie wszystkie terminy są sobie równe - ustalony w umowie element dostawy klienta jest trochę inny niż raport z postępu, o którym wspominałeś, że dostaniesz do współpracownika „w przyszłym tygodniu” - i inny poziom wyjaśnień będą wymagane dla każdego. Ale dobrą zasadą jest zwięzłe wyjaśnienie, dlaczego nie wszystko idzie zgodnie z planem, bez obwiniania kogokolwiek lub ciągłego opowiadania o swoim chorym psie, uszkodzonym komputerze lub liście rzeczy do zrobienia.
Prosty zarys faktów („niestety wpadłem na pewne problemy z oprogramowaniem do raportowania”) jest zazwyczaj wystarczający. To powiedziawszy, możesz zrobić sobie poważną przysługę, jeśli …
Daj opcję lub bonus
Jeden z moich ulubionych pisarzy ma też jedną z moich ulubionych strategii, których nie mogę przegapić w ostatecznym terminie: Daje mi możliwość wyboru, czy chcesz, aby jej biust był jak najbardziej oddaj go na czas lub daj jej przedłużenie. Pomyśl: „Jestem w trakcie projektu, który trwa nieco dłużej niż oczekiwano. Czy to skróci czas, jeśli jutro dostarczę projekt? Jeśli tak, to wykręcę to dziś wieczorem. Jeśli nie, bardzo doceniam przedłużenie i jutro będę musiał się z tobą skontaktować! ”. Zdecydowana większość czasu chętnie się zobowiązuję.
Podobnie zawsze możesz zaoferować dostarczenie gotowej części pracy. Pomyśl: „Zdecydowanie mogę dziś wieczorem otrzymać strony 1-6 raportu - lub dostarczyć wszystkie 10 stron jutro w południe”.
Jeśli naprawdę stawiasz kogoś w trudnym miejscu, nie dotrzymując terminu, zastanów się, co możesz zaoferować, by zrekompensować niedogodności. Poprosiłem pisarzy, aby przysłali mi dwa artykuły zamiast jednego, aby nadrobić zaległy termin - lub jeśli pracujesz z klientem, możesz zaoferować dodanie dodatku do produktu lub usługi lub niewielką redukcję za opłatą. Być może raz kogoś wyprowadzasz - ale jeśli mu pomożesz w inny sposób, to z pewnością wywrze pozytywne wrażenie.
Pokaż profesjonalizm i uznanie
Jeśli kiedykolwiek byłeś na końcu spóźnionej pracy, wiesz, jaki to jest ból, więc pamiętaj, aby wyrazić uznanie, gdy prosisz o przedłużenie. Nie trzeba woskować poetyki, ale proste: „Naprawdę doceniam to, że robisz ten wyjątek. To się więcej nie powtórzy ”.
Wybierz także nowy termin i trzymaj się go. Ludzie są bardziej skłonni do postrzegania Cię jako profesjonalisty i wiarygodnego, jeśli dokładnie wiedzą, kiedy mogą spodziewać się późnej pracy. Zamiast niejasnego pytania „Czy mogę dostać rozszerzenie?” Spróbuj: „Czy mogę otrzymać raport do wtorku? Będzie w skrzynce odbiorczej do 17:00 - miejmy nadzieję, że wcześniej. ”A potem, no wiesz, upewnij się, że tak się stanie.
Upewnij się, że to rzadkie
Być może najlepszą radą jest upewnienie się, że nie masz zwyczaju przekraczania terminów. Kiedy mój zawsze niezawodny pisarz prosi o jednorazowe przedłużenie, z przyjemnością zmieniam układ. Kiedy ludzie odwracają się od regu, coraz trudniej jest dać im przepustkę.
Moją ulubioną wskazówką, aby upewnić się, że zawsze jesteś gotowy, jest wyznaczenie sobie fałszywego terminu na dzień lub dwa przed faktycznym terminem - a nawet umieszczenie go w kalendarzu, który oszukuje twój mózg, aby pomyślał, że należy to zrobić kilka dni wcześniej. Trzymaj się tej daty, a zawsze będziesz bezpieczny.
Nawet jeśli wiesz, zatruwasz się jedzeniem.
Jakie masz wskazówki dotyczące przedłużenia terminu?
