Pomiędzy przesiewaniem spamu, tworzeniem właściwych odpowiedzi i śledzeniem wiadomości wymagających dalszych działań, pozostawanie na szczycie skrzynki odbiorczej może wydawać się pracą samą w sobie. Dlatego wybraliśmy mózgi profesjonalistów, którzy odkryli sekret wydajnych, zorganizowanych skrzynek odbiorczych - pomimo otrzymywania setek e-maili dziennie. Ponieważ posiadanie systemu może pomóc podbić nawet najbardziej niesforną skrzynkę odbiorczą.
1. W skrzynce odbiorczej przechowuj tylko wiadomości e-mail wymagające natychmiastowego działania
Skrzynka odbiorcza zero może być zbyt wyniosłym celem, ale będąc bezwzględnym w kwestii tego, które wiadomości mogą zająć nieruchomości w skrzynce odbiorczej, możesz być bardzo cholernie blisko.
„Przez większość dni moja skrzynka odbiorcza zawiera mniej niż 25 wiadomości. To celowe. Chcę móc otworzyć swoją skrzynkę odbiorczą i natychmiast zobaczyć, co jest najpilniejsze i wymaga odpowiedzi ”, mówi Leigh Ann Newman, starszy menedżer programu w międzynarodowej firmie konsultingowej rządu. „Ten nawyk popycha mnie do działania na przedmiotach w niezwykle szybkim czasie”.
Często zdarza się, że Newman otrzymuje w ciągu kilku godzin ponad 100 e-maili, z których wiele jest pilnych i dotyczy menedżerów wysokiego szczebla. W 2008 roku miała okazję zacząć od zera, kiedy jej firma przejęła nowy system e-mailowy podczas przejęcia. „To było jak wiosenne porządki w mojej skrzynce odbiorczej. I od tego czasu po prostu nie mogę funkcjonować z skrzynką odbiorczą, która jest zalewana e-mailami bez odpowiedzi ”- mówi.
2. Utwórz „folder oczekujący” na wiadomości e-mail oczekujące na działanie
Gdzie więc trafiają wiadomości e-mail, jeśli nie do skrzynki odbiorczej? Utwórz „folder oczekujący” na e-maile, które wymagają działania innej osoby, zanim będziesz mógł odpowiedzieć. „To ogromna oszczędność czasu” - mówi Darcy Miller, ekspertka i założycielka firmy Pin and Pivot, która przez wiele lat była zapchana ponad 150 e-mailami dziennie. „W ten sposób te e-maile nie będą blokować skrzynki odbiorczej i jest to doskonałe miejsce, aby każdego dnia lub tygodnia przypominać o projektach, które wciąż czekają.”
Nauczyła się tej sztuczki na własnej skórze, gdy w pierwszym roku swojej pierwszej pracy nie mogła znaleźć załącznika do e-maila, którego potrzebowała. „Spędziłam pół dnia, szukając tego e-maila, pośród tysięcy e-maili, które były wtedy w mojej skrzynce odbiorczej” - mówi. „Od tej chwili ślubowałem, że przejmie kontrolę nad moją skrzynką odbiorczą!”
3. Ustaw podfoldery lub etykiety jako nowe BFF
Po drugiej stronie, mboxy skrzynki odbiorczej zalecają utworzenie łatwego do dekodowania systemu podfolderów lub etykiet. Nate Masterson, dyrektor generalny Maple Holistics, szacuje, że dostaje ponad 250 e-maili, więc organizacja jest najważniejsza. „Etykiety e-mailowe są twoim przyjacielem” - radzi. „Skorzystaj z nich, aby pogrupować ważne łańcuchy e-mail, więc kiedy będziesz potrzebować czegoś w celach informacyjnych, możesz to zrobić z łatwością”.
Newman twierdzi, że jej etykiety obejmują tematy, na które inni mogą mieć pytania, wsparcie dla decyzji, które podjęła, oraz materiały referencyjne dotyczące przyszłych potrzeb biznesowych. „Mam w archiwum dziesiątki podfolderów i setki e-maili” - mówi. „Jestem w stanie znaleźć to, czego potrzebuję w ciągu kilku sekund od otrzymania zapytania, ponieważ wiem, gdzie jest ono przechowywane i jak go szybko zlokalizować”.
4. Ustaw reguły lub filtry skrzynki odbiorczej
Wielu dostawców poczty e-mail pozwala skonfigurować reguły lub filtry skrzynki odbiorczej, które podejmą odpowiednie działania i mogą pomóc w szybkim kategoryzowaniu wiadomości e-mail bez uszczerbku na sile mózgowej.
Aby śledzić torrent 150 wiadomości e-mail, które docierają do niej każdego dnia, Rachel Neill, CEO, Carex Consulting Group, korzysta z funkcji reguł programu Outlook. „Mam skonfigurowane reguły, które umieszczają wiadomości e-mail w różnych folderach, kodach kolorów i ustalają priorytety na podstawie nadawcy” - mówi. Następnie pod koniec dnia szybko przeszuka wszystko, co mogła przegapić. „Zasady pomagają upewnić się, że konsekwentnie śledzę i blokuję hałas. Pomaga mi to ograniczyć bałagan do minimum. ”
5. Użyj kalendarza, aby śledzić wiadomości e-mail wymagające dalszych działań
Ponieważ niektóre wiadomości e-mail mogą wymagać czegoś więcej niż prostej odpowiedzi, Newman zaleca dodanie ich do kalendarza. „Jeśli otrzymam wiadomość e-mail, która wymaga nie tylko natychmiastowej odpowiedzi, ale także pewnego rodzaju działań następczych, przenoszę ją do wyznaczonego podfolderu i umieszczam w moim kalendarzu przypomnienie zawierające lokalizację folderu i datę wymagane ”- mówi.
Używa programu Microsoft Outlook, który umożliwia dostęp do kalendarza programu Outlook, ale możesz to również zrobić w Gmailu. Wystarczy kliknąć przycisk „Więcej” na pasku narzędzi i wybrać opcję „Utwórz wydarzenie”.
6. Nie pozwól, aby śmieci zniknęły w Twojej skrzynce odbiorczej
Czujesz się, jakbyś grał w kret z reklamowymi wiadomościami e-mail? Bądź szybki dzięki przyciskowi anulowania subskrypcji. Davis Siksnans, CEO i założyciel Printful, stosuje zasadę trzech ostrzeżeń w przypadku promocyjnych wiadomości e-mail i biuletynów. Za trzecim razem, gdy usuwa newsletter lub e-mail promocyjny od określonego nadawcy, rezygnuje z subskrypcji listy.
7. Utwórz szablony dla swoich odpowiedzi
Dostosowanie innej odpowiedzi do każdego e-maila może być bardzo czasochłonne. Jeśli okaże się, że wysyłasz ten sam typ wiadomości e-mail w kółko, możesz odnieść korzyść z zachowania w swoich szkicach niektórych odpowiedzi giełdowych, które możesz łatwo wykorzystać ponownie.
Betsy Fein, prezes profesjonalnej firmy organizującej Clutterbusters, często zadawał pytania, na które można odpowiedzieć za pomocą zablokowanych odpowiedzi. „Mam wcześniej napisane wiadomości e-mail, które mogę dostosować, wysyłam do wiadomości e-mail zawierających takie same pytania, na przykład„ powiedz mi o swoich usługach ”lub„ jak umówić się na spotkanie? ”
Jeśli nie chcesz tego robić ręcznie, wypróbuj wtyczkę MixMax Gmail lub przejdź do swoich ustawień i włącz konserwowane odpowiedzi. (Kliknij koło zębate w prawej górnej części skrzynki odbiorczej, wybierz z menu „Ustawienia”, wybierz kartę „Zaawansowane” i kliknij „Włącz” obok „Odpowiedzi w puszce”.) Pozwoli to zapisać szablonowe odpowiedzi.
8. Odłóż na bok bloki czasowe sprawdzania poczty e-mail - i trzymaj się ich
Prawdopodobnie nie zostawiłbyś swojego harmonogramu otwartego na spotkania o nieokreślonym czasie i długości przez całą dobę, więc po co dać e-mailowi swobodę ingerowania w Twój dzień?
„Nie zostawiam mojego e-maila otwartego przez cały dzień; Ustawiam określone godziny w ciągu dnia, aby przeglądać każdy e-mail i starannie odpowiadać, archiwizować lub zapisywać na później. W ten sposób nie wykonuję wielozadaniowości i mogę szybciej przesyłać wszystkie moje e-maile, ponieważ faktycznie koncentruję się na danym zadaniu ”- mówi David Mitroff, konsultant biznesowy. „Zalecam, aby ludzie zaczynali od trzech różnych półgodzinnych bloków dziennie, aby przeczytać i odpowiedzieć na swoje e-maile, a także zamknąć skrzynkę odbiorczą przez resztę dnia i odpowiednio dostosować od tego momentu”.
Oprócz korzystania z funkcji blokowania czasu, aby być na bieżąco z codziennymi wiadomościami e-mail, Justin Lavelle, dyrektor ds. Komunikacji w BeenVerified, zaleca przeznaczanie czasu na konserwację skrzynki odbiorczej raz w tygodniu. „Wybierz godzinę w tygodniu, aby zachować swoją skrzynkę odbiorczą. Chroń czas, jak każde inne ważne spotkanie i organizuj się - sugeruje. „Odrzuć to, co nieistotne, zarchiwizuj kompletne i nadaj priorytet liście zadań”.
9. Wyłącz powiadomienia e-mail
Nawet jeśli zrezygnowałeś z sprawdzania wiadomości e-mail tylko w uprzednio wyznaczonych blokach, syrena z powiadomienia w skrzynce odbiorczej może być zbyt wielką pokusą, aby się jej oprzeć. W takim przypadku rozwiązanie jest proste: wyłącz powiadomienia. „Jeśli pracujesz w blokach czasowych, nigdy nie przejdziesz dłużej niż kilka godzin, nie widząc wiadomości e-mail” - mówi Miller. „Wyłącz powiadomienia, ponieważ odwracają uwagę od robienia tego, nad czym aktualnie pracujesz przy biurku”.
Możesz pociągnąć się do odpowiedzialności za pomocą funkcji Pauza skrzynki odbiorczej Boomeranga. Siksnans zezwala na wysyłanie wiadomości e-mail dwa razy dziennie w określonych momentach, gdy jest w stanie poświęcić im swoją uwagę.
10. Wciśnij w bezmyślne zadania e-mail podczas przestoju
Upewnij się, że konta e-mail są skutecznie zsynchronizowane z telefonem i używaj chwil bezczynności, aby szybko wyczyścić skrzynkę odbiorczą. „Wiele wiadomości, które otrzymuję, nie wymaga bezpośredniego działania”, mówi Ben Taylor, założyciel HomeworkingClub.com. „Spam można usunąć, złożyć inne rzeczy i możesz sobie z nimi poradzić, gdy jesteś w dwuminutowej kolejce w supermarkecie”.
