SharePoint to platforma współpracy Microsoftu, podobna do Google Drive, ale o wiele więcej. Jest to miejsce, w którym członkowie zespołu mogą się komunikować, wymieniać dane i współpracować; współużytkowane repozytorium plików, blog, system zarządzania treścią WWW i intranet.
SharePoint jako ulepszony napęd plików
Kilka lat temu nowoczesna współpraca z Microsoft miała dwa komponenty: Exchange, który zasilał pocztę e-mail i współdzielone kalendarze oraz dyski sieciowe. Te napędy, które możesz pamiętać, miały litery dysku takie jak "S:" lub "X:", mieściły pliki, do których miał dostęp cały twój zespół, ale tylko jedna osoba może edytować je jednocześnie. Aby obejść ten problem, możesz skopiować go na lokalny komputer i tam edytować. To czasami prowadzi do zamieszania, wielu nadpisań i tajemniczych nazw plików.
Microsoft utworzył SharePoint, który zapewniał kilka korzyści:
- Wersja pliku: Oznacza, że możesz mieć pojedynczy plik "Our Important Report.doc". SharePoint zarządzałby "wersją 1", "wersją 2" itp. Dostarczono nawet funkcję komentowania, więc można było opisać, jakie zmiany wprowadziła dana wersja, np. "to zawiera komentarze Aarona".
- Przyjazd Wyjazd: Możliwość zablokowania pliku przez użytkownika przez zmiany innego użytkownika. Jeśli ktoś próbował uzyskać dostęp do pliku, który inny użytkownik wyewidencjonował, program SharePoint wyświetli monit o pobranie go lokalnie, ale także ostrzeże, że wszelkie wprowadzone zmiany mogą być niezsynchronizowane z bieżącym użytkownikiem. Zapewniło to prosty przepływ pracy, w którym przynajmniej ktoś powinien poczekać, aż druga osoba skończy. Nowsze wersje oferują nawet powiadomienie osoby, gdy plik zostanie zwolniony.
- Potężne indeksowanie i wyszukiwanie: Stało się to podstawową cechą, ponieważ świat przyzwyczaił się do szukania wszystkiego. Dawno minęły czasy, kiedy trzeba było przejść przez tuzin poziomów folderów i mam nadzieję, że je zapamiętałeś.
- Interfejs sieciowy: W połączeniu z ulepszoną wyszukiwarką SharePoint jest punktem kompleksowej współpracy w zakresie treści korporacyjnych.
- Integracja z aplikacjami Windows: Możliwość pobrania pliku z SharePoint za pomocą Plik > otwarty okna dialogowe widoczne w programach Windows takich jak Microsoft Office.
W sprytny sposób Microsoft zachował także koncepcję starego napędu plików, co oznacza, że można otworzyć plik Excel z dysku "X:", zmodyfikować go, a następnie zapisać, tak jak wcześniej. Jednak w tle program SharePoint sprawdzi plik, a następnie sprawdzi go i zainstaluje za Ciebie. Wszystkie te funkcje nadal istnieją i działają dobrze, ale SharePoint to dziś więcej niż tylko wymyślny napęd plików.
Office 365 i platforma współpracy programu SharePoint
Ponieważ firmy Google, Apple, DropBox i inne ulepszyły możliwości swoich usług w chmurze, firma Microsoft działała samodzielnie. Nowa usługa udostępniania plików o nazwie SkyDrive (obecnie OneDrive) przejęła proste udostępnianie plików. Dzięki temu SharePoint stał się ważnym składnikiem produktu Office 365 firmy Microsoft, który połączył współpracę w chmurze z dostępem do pakietu opartym na subskrypcji.
SharePoint to platforma Web Content, ale nie dokładnie WordPress czy Squarespace, które prawdopodobnie kojarzysz z tym terminem. Możesz użyć SharePoint do tworzenia stron i publikowania ich jako strony internetowej, ale możesz także utworzyć stronę dla zespołu działu, a następnie umieścić w niej elementy Web Part, które mogą zawierać blog z ogłoszeniami, listę członków zespołu z Exchange, bibliotekę dokumentów i siatka danych sterowana przez skoroszyt programu Excel.
Jako CMS, który był publicznie dostępny, był odpowiedni, ale jako intranet, który mógł pokazać fragmenty danych korporacyjnych, było całkiem fajnie.
Co to jest SharePoint dzisiaj?
Dzisiejszy SharePoint opiera się na swoich mocnych stronach i jest kompatybilny z Windows, MacOS, Androidem, iOS i przeglądarkami internetowymi. Zachowuje tę samą koncepcję "witryny", ale nowsze wersje wprowadziły możliwość dodawania aplikacji do tej witryny. Programiści zewnętrzni mają nawet rynek, na którym mogą oferować własne.
SharePoint jest jak baza domowa dla twojego zespołu, gdzie możesz zbierać pliki, dyskusje, ogłoszenia i każdą inną formę współpracy, jaką możesz sobie wyobrazić.
Wskazówki dotyczące korzystania z SharePoint
- SharePoint jest dostępny jako część Office 365, ale tylko dla kont firmowych. To powiedziawszy, rachunki te można uzyskać za jedyne 5 USD miesięcznie.
- Główną koncepcją SharePoint jest strona. Najpierw musisz skonfigurować Stronę, a następnie możesz do niej dodać zawartość lub widżety.
- Chociaż SharePoint był kiedyś systemem CMS podobnym do WordPressa, w którym wprowadzono treść i został on opublikowany na publicznej stronie internetowej, wersja Office 365 jest częściej używana jako przestrzeń współpracy.
