W niektóre dni nie ma nic bardziej irytującego niż nieporozumienia w wiadomościach e-mail. Spędzasz czas, wyciągając przemyślane przesłanie, i dzieje się jedna z następujących rzeczy:
- Druga osoba odpala szybką odpowiedź, która sprawia, że pytasz, czy w ogóle ją przeczyta.
- Piszą coś tajemniczego, więc nie masz pojęcia, co myślą.
- W ogóle nie odpowiadają.
W tym momencie możesz całkowicie przekleić pocztę e-mail - a jedyną rzeczą, która Cię powstrzymuje, jest to, że jest to całkowicie nierealne.
A więc lepiej wykorzystaj swój czas: sprawdź, co napisałeś i sprawdź, czy możesz powodować ten łańcuch wydarzeń.
Nie mówię tego, abyś poczuł się źle (i naprawdę może być tak, że otrzymujesz bezwartościową odpowiedź bez własnej winy).
Warto jednak sprawdzić, co wysyłasz; ponieważ jeśli potrafisz znaleźć sposób na wzmocnienie swoich wiadomości - nagle zyskasz znacznie więcej, niż potrzebujesz. Jest to tak proste, jak udawanie odbiorcy i zadawanie następujących dwóch pytań:
1. Dlaczego to otrzymuję?
Fakt: Przeciętna osoba spędza 1/3 czasu na sprawdzanie wiadomości e-mail. I tak nie każda wiadomość przyciągnie ich pełną uwagę. (Pomyśl o tym: czy często przeglądasz te e-maile grupowe, które są adresowane do wszystkich?)
Wysyłanie ogólnej aktualizacji lub FYI jest całkowicie w porządku bez odpowiedzi. Ponieważ jednak tego rodzaju wiadomości istnieją, kiedy wysyłasz e-maile do określonej osoby z określonego powodu, chcesz to wyjaśnić - i to szybko.
Każdy prosty sposób to zadać jasne pytanie i podbić je do góry. Rozważ następujące dwa przykłady:
opcja 1
Opcja 2
Najlepiej,
Jak widać, druga wersja różni się tylko linią początkową, ale od razu daje do zrozumienia, że jest to coś więcej niż ogólna aktualizacja, bez konieczności śledzenia. Zakładając notatkę ze swoim celem (zamiast po prostu z nią zakończyć), ułatwiasz współpracownikowi sprawdzenie, czy chcesz od niego usłyszeć, zanim przejdziesz dalej.
2. Co powinienem zrobić dalej?
Wysadzenie „Chciałbym, żebyś pomyślał o drugiej zmianie, którą wprowadziłem w …”, osiąga również drugi cel. Mówi także czytelnikowi dokładnie, czego szukasz: informacje zwrotne na temat konkretnego punktu.
Nie mogę tego wystarczająco podkreślić, ponieważ podkreślenie następnego kroku drugiej osoby jest kluczem do uzyskania odpowiedzi, której szukasz (i oszczędza ci tego niezręcznego momentu, w którym zamiast tego, czego potrzebujesz, masz mnóstwo pomysłów na coś, o czym już zdecydowałeś).
W każdym wysyłanym e-mailu powinna znajdować się taka linia:
- Chciałbym, żebyś myślał o / Co myślisz?
- Potrzebuję, aby iść naprzód.
- Po prostu wysyłam to w celach informacyjnych: Żadne działanie nie jest potrzebne.
- Chciałem się podzielić, żebyś miał aktualizację.
- Czy mógłbyś odesłać swoje dalej przez?
Dobrze napisane wiadomości e-mail mogą pomóc Ci zwiększyć produktywność, ratując Cię przed spotkaniami i rozmowami telefonicznymi, które udało Ci się wykonać w kilku krótkich akapitach. Aby uczynić je jeszcze bardziej skutecznymi, pamiętaj tylko o tym, co pomyśli druga osoba, kiedy je otrzyma i odpowiedz na kluczowe pytania z góry.
Zainspirowany, aby znaleźć jeszcze więcej sposobów na ulepszenie e-maili? Oto trzy artykuły do sprawdzenia teraz:
- 10 sposobów na pisanie lepszych e-maili
- Przewodnik redaktora dotyczący pisania śmiesznie dobrych wiadomości e-mail
- Zaskakująca sztuczka pisania wiadomości e-mail, które otrzymują odpowiedzi
