E-mail: trafia do każdego zakątka naszego życia. Osobisty adres e-mail. Poczta robocza. E-mail szkolny. Drugi osobisty e-mail (na spam). Świat biznesu jest najważniejszym sterownikiem poczty e-mail, generującym ponad 108 miliardów wiadomości e-mail dziennie.
Z e-mailem dominującym w rozmowach we wszystkich aspektach życia - zwłaszcza w życiu zawodowym - będziesz codziennie wysyłać wiele próśb. Od poproszenia kogoś z działu księgowości o przygotowanie raportu, po błaganie kogoś innego w zakresie grafiki, aby pomóc Ci sformatować ofertę, prawdopodobnie wysyłasz wiele e-maili z prośbą o przysługę.
Ale gdy twoja prośba nie jest osobiście, odbiorca bardzo łatwo zignoruje twoją wiadomość, dopóki nie zniknie w zapomnieniu skrzynki odbiorczej - lub, co gorsza, całkowicie ją usunie.
Kiedy więc potrzebujesz przysługi, jak napisać wiadomość e-mail, która uzyska odpowiedź? Krótka odpowiedź brzmi: ostrożnie. Oto kilka wskazówek, które pomogą ci stworzyć wiadomość, która rzeczywiście przyciągnie uwagę czytelnika - i odpowiedź, której potrzebujesz.
Skorzystaj z tematu na swoją korzyść
Po pierwsze: temat jest tam z jakiegoś powodu. Użyj go, aby wyraźnie poinformować odbiorcę, dlaczego właśnie dodałeś kolejny e-mail do jego skrzynki odbiorczej, a od razu zwiększysz szanse, że on lub ona faktycznie go otworzy.
Niejasny temat (np. „Masz pytanie”) nie jest pomocny i może być irytujący - i nie chcesz, aby ktoś otwierał Twój e-mail w irytowanym stanie umysłu, gdy czegoś potrzebujesz. Zamiast tego szanuj czas odbiorcy i powiadom go dokładnie, dlaczego wysłałeś tę wiadomość. Na przykład: „Potrzebujesz recenzji: Korekta broszury programowej”.
Potrzebujesz pomocy w napisaniu świetnego tematu? Sprawdź te wskazówki.
Pozdrów czytelnika przed złożeniem żądania
Często otrzymuję e-maile od studentów, którzy natychmiast zaczynają na prośbę, żądanie lub pytanie, nie zawracając sobie głowy powiedzeniem „Dzień dobry” lub nawet po prostu „Cześć”. (Mam nadzieję) żądań, więc nie rób tego też przez e-mail.
Nie musisz wpuszczać się w długą serię uprzejmości, ale nie zaszkodzi wpaść w coś osobistego przed uruchomieniem swojej prośby: „Cześć Randi! Jak minęło 10 000 w ten weekend? Myślałem o tobie w sobotę i wysyłałem dobre wibracje na twój sposób. ”Lub:„ Dzień dobry, Jakubie. Jak spędziłeś weekend? To była świetna pogoda ogrodnicza - mam nadzieję, że udało ci się w pełni wykorzystać! ”
Te pozdrowienia są krótkie i proste, ale pokazują niezły poziom autentycznego zainteresowania odbiorców. Pamiętasz, co powiedziałem wcześniej o tym, że nie chcesz, aby czytelnik był zirytowany podczas otwierania wiadomości e-mail? Ciężko jest denerwować kogoś, kto komentuje lub zadaje pytanie o coś, co jest dla Ciebie ważne. Twój odbiorca jest przecież człowiekiem, który ma uczucia i zainteresowania poza biurem. Czasami najlepszym sposobem na nawiązanie kontaktu z osobą i zaangażowanie jej w coś jest bycie miłym.
Pamiętaj, czego nauczyłeś się w klasie angielskiej
Jeśli twoja prośba jest pilna, kuszące może być wysłanie e-maila w pośpiechu z tekstowymi skrótami, pośpiesznie napisanymi zdaniami i włóczącymi się akapitami pozbawionymi znaczącej interpunkcji. Jeśli znajdziesz się w tym stanie, przestań. Weź głęboki oddech. Gdy prosisz o pomoc, ostatnią rzeczą, którą chcesz zrobić, jest utrudnienie komuś zrozumienia Twojej prośby. Jeśli odbiorca nie rozumie wiadomości e-mail, po prostu zraniłeś swoje szanse na uzyskanie potrzebnej pomocy.
Na przykład paradujący akapit bez odpowiednich przecinków zmusi czytelnika do przeczytania i ponownego przeczytania sekcji, aby upewnić się, że on lub on rozumie, co próbujesz przekazać. To zajmuje więcej czasu i może być bardzo frustrujące - dwie rzeczy, których chcesz uniknąć. Poprawka jest prosta: napisz pełne zdania. Podziel długie akapity na mniejsze. Używaj przecinków odpowiednio.
I ostatnia wskazówka interpunkcyjna: jeśli masz tendencję do kończenia zdań ciągiem wykrzykników, przestań. O ile nie ogłosisz, że twój zespół właśnie wygrał kontrakt o wartości bajillionów dolarów, twoje zdanie nie wymaga rzędu wykrzykników.
Nie pisz powieści
Tak, wysyłając prośbę e-mailem, musisz zachować finezję, dołączając pozdrowienie, pełne zdania i odpowiednią interpunkcję. Ale jest to całkowicie możliwe, aby osiągnąć te cele i złożyć wniosek w kilku zdaniach, a nie w kilku akapitach.
Niektórzy eksperci zawodowi sugerują, że e-maile powinny mieć maksymalnie pięć zdań. Istnieje nawet narzędzie, które pomoże Ci ograniczyć liczbę e-maili do wybranego przez ciebie zdania.
W zależności od złożoności prośby, nie zawsze możesz trzymać się sugestii pięciu zdań, ale powinieneś napisać swój pierwszy szkic, a następnie rozważyć, czy możesz wyciąć jakiś materiał, aby ułatwić czytanie. Następnie spójrz na produkt końcowy i zadaj sobie pytanie, czy prośba jest jasna, czy można ją bardziej skutecznie rozwiązać telefonicznie lub osobiście.
Na przykład:
Widzieć? Dopracowane, ale do rzeczy. Zamiast pisać akapity o powodach, dla których Randi byłaby idealnym kandydatem, autorka przedstawiła jasne i zwięzłe wyjaśnienie tego, czego chce, a następnie prośbę o dalsze omówienie.
Nie wysyłaj wiadomości e-mail
Wiem - właśnie przeczytałeś całą kolumnę na temat tworzenia skutecznego e-maila „pytaj”, a teraz mówię ci, żebyś nie naciskał „wyślij”. O co chodzi?
Wpisanie tego e-maila nie było marnotrawstwem. Czasami wpisanie i edycja wniosku może pomóc w przemyśleniu wiadomości, abyś miał jasność co do tego, o co chcesz zapytać, w jaki sposób poprzesz tę prośbę i jak możesz odpowiedzieć na pytania lub wątpliwości wynikające z tej prośby. To może być cenne ćwiczenie, które przygotuje cię na osobiste pytanie.
Niektóre żądania są całkowicie odpowiednie przez e-mail. Jeśli jednak masz ważną prośbę i bezpośredni dostęp do osoby, która może ci pomóc, zadaj sobie pytanie, czy rozmowa osobista byłaby bardziej korzystna niż prośba elektroniczna. Wiadomość e-mail nie zawiera kontekstu, tonu głosu, wyrazu twarzy ani emocji. Czasami siedzenie naprzeciwko osoby i pozwalanie jej zobaczyć twoją autentyczność, twoje uczucia, twój uśmiech lub przerażenie - wiesz, rzeczy, które czynią cię człowiekiem - mogą sprzedać twoje przesłanie znacznie lepiej niż najbardziej przemyślane (ale pozbawione wiedzy) e-mail).
Dla przypomnienia, nie jestem przeciwnikiem technologii. Piszę dużo e-maili i spędzam zbyt dużo czasu na ściganiu królików za pośrednictwem Twittera. Ale jeśli naprawdę potrzebuję czyjejś pomocy lub pomocy, uważam, że mogę i powinienem podjąć wysiłek, aby odebrać telefon lub pójść do jego biura, aby wyjaśnić, czego chcę i dlaczego myślę, że ta osoba może mi pomóc.
Zadbaj o to, by prośba była zwięzła, merytoryczna i dopracowana - zarówno elektroniczna, jak i osobista - a będziesz mieć znacznie większą szansę na uzyskanie potrzebnej pomocy.
