Wiesz, że musisz jak najszybciej skontaktować się z kimś, kto wyśle wiadomość e-mail oznaczoną jako „pilna”. Możesz sobie wyobrazić, że druga osoba wpatruje się w jego ekran, nie mruga lub obsesyjnie odświeża swoją skrzynkę odbiorczą, ponieważ czeka na ciebie ostateczne liczby, zatwierdzenie, zezwolenie, odpowiedź lub kolejne kroki.
Ale czy wiesz, że nie jest to jedyny czas, kiedy musisz priorytetowo odpisać? To prawda: jeśli odłożysz wiadomość na kilka dni w jednym z poniższych scenariuszy, ryzykujesz, że będziesz wyglądał dość niewrażliwie lub nieprofesjonalnie.
Z pewnością jest to trudna równowaga, ponieważ w każdym przypadku chcesz również powiedzieć właściwą rzecz. Ale ważne jest, aby poświęcić czas na odpowiedź.
1. Po wcześniejszym spakowaniu
Czy znasz zarządzanie wiadomościami e-mail w celu zarządzania skrzynką odbiorczą? Jak wyjaśnia współzałożyciel Muse i dyrektor operacyjny Alex Cavoulacos:
Wyślij krótkie „Dzięki za myślenie o mnie - mam rezerwację w tym miesiącu, ale jeśli się z tobą skontaktuję, chętnie pomogę, jak tylko mogę”. Wiele osób nigdy nie podejmie działań następczych - albo dlatego, że zapomniały, albo nie potrzebują już twojego czasu i porady - dzięki czemu możesz mieć pewność, że osoby, które będą Cię śledzić, najbardziej potrzebują twojej pomocy.
Chociaż ta strategia uratuje cię przed udzieleniem odpowiedzi wszystkim ludziom, którzy nigdy się nie odezwą, kompromis polega na tym, że jeśli ktoś zrobi to, o co prosisz - czeka tak długo, a potem kontynuuje - naprawdę jesteś jej winien wysłać odpowiedź. Szanuje się, kontaktując się z tobą w późniejszym czasie, więc chcesz pokazać jej tę samą uprzejmość.
Oczywiście nadal możesz być zbyt zajęty, aby pomóc (i to jest OK). Ale nie powinieneś być zbyt zajęty, aby wysłać pomocną odpowiedź - nawet jeśli daje krótką odpowiedź, wskazuje ją w kierunku innej osoby lub podaje link do zasobu - i w ciągu 24 godzin, jeśli to możliwe. Ponadto skomponowanie prawdziwej odpowiedzi pozwala uniknąć rozpoczynania niekończącego się łańcucha wiadomości e-mail „Wrócę do ciebie później”, który będzie postrzegany jako prowadzący drugą osobę.
2. Kiedy powiesz coś osobistego
Wiele osób ma trudności z udostępnianiem danych osobowych swoim współpracownikom. Jeśli więc ktoś poświęci trochę czasu na podzielenie się z Tobą niepokojącymi wiadomościami za pośrednictwem poczty e-mail, zawsze trzeba szybko odpisać.
Nie musi to być długa odpowiedź i jest OK, jeśli nie jesteś w 100% pewien, co należy powiedzieć. Prawie zawsze możesz poprowadzić: „Przykro mi to słyszeć…” Następnie starannie przemyśl adres akcji, która była w wiadomości e-mail (zakładając, że była taka, którą zwykle jest) z napisem „Proszę nie spiesz się…” lub „Możesz wrócić, gdy wrócisz.”
A jeśli istnieje problem czasowy, który wymaga poproszenia o coś namacalnego, poświęć kilka minut, aby dowiedzieć się jak najmniej spytać, zanim odpowiesz.
Na przykład, w ten sposób możesz odpowiedzieć współpracownikowi, który mówi ci, że nie będzie w stanie ukończyć prezentacji zarządu z powodu śmierci w rodzinie w tym tygodniu:
Nawet jeśli nie masz dokładnych właściwych słów - a nikt ich nie zna - odpowiedź szybko pokazuje, że Ci zależy. Sprawia, że twoja troska wydaje się bardziej autentyczna, i daje jasno do zrozumienia, że nie omijałeś tych wiadomości ani nie dodawałeś ich do listy, jak w przypadku innych wiadomości.
Tak, wszyscy walczymy w dobrej walce, aby dotrzeć do skrzynki odbiorczej zero; i całkowicie rozumiem potrzebę odkładania odpowiedzi na ten twardy e-mail, ponieważ możesz odpowiedzieć na 10 podstawowych w tym samym czasie. Ale nie warto sprawiać, że ktoś czuje się nieważny - lub ryzykować swoją reputację jako osoby poważnej. Poświęć więc trochę czasu, aby odpowiedzieć na wiadomość w jednej z tych kategorii: Nie tylko ty będziesz zadowolony, że to zrobiłeś.
