Wszyscy zawsze szukają sposobu na ułatwienie pracy. I nie brakuje wskazówek, sztuczek i hacków mających pomóc w osiągnięciu tego celu.
Ale to, co działa dla mnie na co dzień i na co dzień, automatyzuje powtarzalne zadania. Chodzi o to, aby zaoszczędzić energię psychiczną na projektach, które faktycznie wymagają głębokiego myślenia i skupienia.
Prawdopodobnie myślisz, że to brzmi świetnie, ale jak mam to zrobić?
Wszystko, co musisz zrobić, to zbudować ściągawki.
Najłatwiejszy i najbardziej użyteczny arkusz zawiera elementy, które zwykle kopiujesz i wklejasz. Nie ma znaczenia, w jakiej branży jesteś. Jeśli używasz komputera do pracy, prawdopodobnie musisz regularnie szukać kilku rzeczy, zanim wykonasz zadanie.
Dla mnie to kilka różnych wierszy kodu HTML, których często potrzebuję do przesyłania artykułów do Muse.
Na poprzednich stanowiskach miałem kilka gotowych, oszczędzających czas arkuszy, które pozwalały zachować ostrość: jeden dla formuł arkusza kalkulacyjnego Excel, drugi dla nagłówków notatek i najpopularniejszy dokument z numerami telefonów i instrukcjami logowania do komputera dla nowych pracowników. Zamiast radzić sobie z kłopotem z ponownym wyszukiwaniem numeru telefonu biura finansowego , mógłbym po prostu zwrócić się do mojego zaufanego doktora, skopiować i wkleić to, czego potrzebowałem, i wysłać wiadomość e-mail, nie tracąc z oczu.
Jak dokładnie zaczynasz?
Krok 1: Zwróć uwagę na to, co znajdziesz w przepisywaniu lub wielokrotnym wyszukiwaniu
Być może codziennie wysyłasz wiele takich samych lub podobnie sformułowanych wiadomości e-mail. Jeśli za każdym razem piszesz od zera, marnujesz cenną moc mózgu (i czas). Jak widać w powyższym przykładzie, moi przyjaciele zawsze pytają mnie, jak przejść do The Muse - teraz mam szybką odpowiedź gotową do użycia.
„Ściągawka” może składać się z kilku szablonów wiadomości e-mail gotowych do zmiany przeznaczenia w zależności od tego, kto jest odbiorcą. (A jeśli używasz Gmaila, zdecydowanie zajrzyj do Odpowiedzi w puszce - to zmieniacz gier).
Krok 2: Wybierz sposób przechowywania swoich informacji
Nie ma na to jednego sposobu - skorzystaj z programu, który jest dla Ciebie najbardziej sensowny. Może to oznaczać dokument programu Word, dokument Google, pozycję Notatnika, a nawet wersje robocze wiadomości e-mail przechowywanych w folderze z adnotacjami. Cokolwiek wybierzesz, ważne jest to, że możesz z łatwością do niego odwoływać.
Krok 3: Spędź 20 minut na wypełnieniu dokumentu tymi przedmiotami z kroku pierwszego
Cokolwiek to jest (e-maile, formuły Excela, a może numery telefonów), warto trochę wysiłku napisać raz w dokumencie, a potem mieć łatwy dostęp do ponownego użycia w przyszłości. Wiem dla mnie, ogromną ulgą (i prawdopodobnie zaoszczędzoną godziną) było po prostu spojrzenie na notatkę na pulpicie, aby skopiować i wkleić formuły Excela, które szukałem kilka razy dziennie.
I możesz nawet zachować tę starą szkołę, jeśli wolisz. Weź mojego starego administratora biura: obrysowała monitor różnymi kolorowymi karteczkami samoprzylepnymi, które pomogły jej szybko odnieść się do kodów statusu i akronimów, których potrzebowała codziennie.
Niezależnie od tego, jaki system preferujesz - notatkę w cyfrowym notatniku, dokument Word, a nawet karteczkę - znajdź coś dla siebie. I choć wiem, że czasami trudno jest nacisnąć pauzę na szalonej liście rzeczy do zrobienia, aby popracować nad czymś, co w tej chwili wydaje się nudne, ale jest to hack roboczy, który pozwoli Ci zaoszczędzić wiele godzin. Możesz to zrobić w czasie, w którym zabrałbyś kawę na dół bloku.
Więc na co czekasz? Jest to jedna z najprostszych rzeczy, które możesz zrobić, aby zwiększyć swoją codzienną wydajność.
