Kilka tygodni temu pisałem o niepisanych regułach wiadomości e-mail i zadziwiło mnie, ile osób uznało to za pomocne. Okazuje się, że istnieje wiele zasad, z których wszyscy moglibyśmy czerpać korzyści z pisania na papierze!
Mając to na uwadze, zrobię jeszcze kilka takich list, zaczynając od drugiego największego uciążliwego punktu w biurze: spotkań. Czytaj dalej, aby poznać obowiązkowe zasady prowadzenia udanego spotkania, a koledzy z całego świata będą Ci wdzięczni.
Upewnij się, że naprawdę potrzebujesz spotkania przed jego zaplanowaniem. Czy można to rozwiązać w ciągu 10 minut przez telefon lub e-mail?
Każde spotkanie powinno mieć cel: albo musisz podjąć decyzję, albo ukończyć działanie razem. Aktualizacja może prawie zawsze nastąpić przez e-mail.
Nie planuj więcej czasu niż potrzebujesz. Większość spotkań jest zaplanowana na pełną godzinę, która powinna trwać 20 minut, 30 minut lub 45 minut - maks .
Zacznij na czas. Nie czekaj na maruderów - to ich tylko zachęca.
Koniec na czas. Powiedzenie: „Wiem, że wszyscy mamy wiele do zrobienia, więc postarajmy się, aby było to poniżej 30 minut”, przypomni ludziom, że chcesz tak samo efektywnego spotkania, jak oni.
Zapraszaj tylko osoby, które absolutnie muszą tam być. Im więcej osób na spotkaniu, tym mniej można zrobić.
Każde spotkanie powinno mieć kogoś wyraźnie przydzielonego z wyprzedzeniem do jego prowadzenia. Jeśli to nie ty, nazwij kogoś innego (i upewnij się, że ta osoba wie, że on lub ona rządzi).
Piec za kilka minut na chit-chat na początku spotkania. Jesteśmy ludźmi, a nie robotami, a budowanie relacji z kolegami pomaga sprawniej prowadzić biznes.
Jeśli chcesz, aby ludzie czytali coś z wyprzedzeniem, wysyłanie ich co najmniej trzy godziny przed czasem jest dobre, a dzień wcześniej jest lepszy. Wysyłanie go 20 minut wcześniej jest bezużyteczne.
Zarezerwuj miejsce na spotkanie z wyprzedzeniem lub daj sobie 10 minut przed spotkaniem, aby się zorientować. Wędrowanie po korytarzach ze wszystkimi, którzy są w ciągłym ruchu, marnuje czas każdego.
Ustal porządek dnia i udostępnij go na początku spotkania, aby wszyscy byli na bieżąco.
Jeśli chcesz, aby ludzie zwracali uwagę, nie dawaj im kilku materiałów informacyjnych na początku spotkania. Zaczną je przewracać i będą rozproszeni.
Nie sprawdzaj swojego telefonu ani adresu e-mail podczas spotkania. Każdy może powiedzieć, co robisz, i zaczną robić to samo.
Śledź kolejne kroki w miarę trwania spotkania. Wszelkie elementy akcji powinny być wysyłane jako przypomnienie po spotkaniu.
Przedmiot akcji bez przypisanej do niego osoby jest bezwartościowy. W większości przypadków potrzebny jest również termin.
Jeśli ktoś mówi za dużo, odetnij go (ładnie). Podobnie, jeśli ktoś mówi za mało, spróbuj go zaangażować.
Jeśli rozmowa nie wchodzi w zakres tematu, można ją zarówno zaakceptować, jak i koniecznie. Proste: „Zaplanujmy czas na omówienie tego później, jeśli jest to pomocne, ponieważ mamy tylko 10 minut”, działa idealnie.
Jeśli spotkanie trwa ponad godzinę, zaplanuj przerwy i powiadom uczestników o nich z wyprzedzeniem. Wiedza, że mogą sprawdzić pocztę e-mail w ciągu 45 minut, pomoże im się skupić.
Uważaj na mowę ciała. Możesz łatwo stwierdzić, czy ludzie się nudzą, wycofują lub czują, że marnuje się ich czas, o ile go szukasz.
W razie potrzeby wyznacz osobę sporządzającą notatki, abyś mógł skupić się na prowadzeniu spotkania.
Regularnie oceniaj, czy spotkania cykliczne w twoim kalendarzu są w ogóle potrzebne, a jeśli tak, to czy format, długość i uczestnicy przyczyniają się do ich skuteczności. Jeśli nie? Zmień je!
