Ostatnio coraz częściej dzwonię w sprawach biznesowych, co pomimo tego, że jestem z inteligentnymi ludźmi, wywarło na mnie złe wrażenie. Oczywiście połączenia wydają się dość proste, ale wszystko, od problemów technicznych, których można było uniknąć, po złe zarządzanie czasem, może naprawdę wpłynąć na wrażenia twoich klientów i współpracowników (nie wspominając o produktywności).
Tak więc, podobnie jak istnieją niepisane zasady dotyczące e-maili i spotkań, ja określam wytyczne dotyczące biznesowych połączeń telefonicznych i połączeń konferencyjnych, których wszyscy powinni przestrzegać. Oto bardziej produktywne (i mniej denerwujące) połączenia na zawsze!
Przed połączeniem ustal, która osoba dzwoni do kogo i na jaki numer. E-mail trzy minuty po rozmowie miał zacząć się od „gdzie mam do ciebie zadzwonić?” marnuje czas każdego.
Zasadniczo, jeśli pytasz o coś innego, powinieneś zaproponować, aby do niego zadzwonić. Jeśli pomagasz komuś innemu, poproś tę osobę, aby do ciebie zadzwoniła, aby uniknąć konieczności ścigania kogokolwiek.
Zaplanuj rozmowę na wymagany czas i pamiętaj, że może to być pięć, 10 lub 20 minut. Nie należy zaokrąglać do najbliższego przyrostu 30-minutowego.
Jeśli wiesz z wyprzedzeniem, że spóźnisz się na połączenie, powiadom drugą osobę pocztą e-mail i zaoferuj, że zadzwonisz, gdy będziesz gotowy.
Jeśli osoba, do której dzwonisz, nie odbierze, nie zostawiaj wiadomości za pierwszym razem. Spróbuj ponownie 1-2 minuty później, a jeśli on lub ona nie odbierze, zostaw wiadomość, a także e-mail, informując go, czy zadzwoniłeś, i określając, ile czasu będziesz jeszcze dostępny. Nie dzwoń później, chyba że jest to pilne.
Jeśli rozmawiają więcej niż dwie osoby, skonfiguruj połączenie telefoniczne przed czasem. Istnieje wiele bezpłatnych usług, takich jak UberConference, które pomagają w tym.
Dzwoń do jak najmniejszej liczby osób i upewnij się, że wszyscy tam są naprawdę potrzebni. Im więcej osób na linii, tym mniej wszyscy zwracają uwagę.
Upewnij się, że odbierasz połączenie z cichej lokalizacji z dobrym sygnałem. Korzystanie z linii naziemnych zawsze, gdy jest to możliwe, pomaga uniknąć problemów z sygnałem.
Jeśli zostaniesz złapany w hałaśliwym miejscu, poinformuj ludzi, że będziesz wyciszony, chyba że mówisz. To z szacunkiem.
Jeśli nie dzwonisz z telefonu, którego regularnie używasz, upewnij się, że wiesz, jak go obsługiwać. Jest to szczególnie ważne w przypadku korzystania z nieznanego systemu telefonu biurowego.
Nie polecam używania slajdów do prezentacji czegoś podczas rozmowy, chyba że robisz demo, ale jeśli tak, nie wysyłaj ich pocztą e-mail. Zamiast tego skorzystaj z usługi udostępniania ekranu, takiej jak GoToMeeting lub Screenleap, aby upewnić się, że ludzie nie będą zerkać, przeskakiwać do przodu, a następnie przestać zwracać uwagę.
Jeśli korzystasz z usługi współdzielenia ekranu, upewnij się, że działa ona przed rozpoczęciem połączenia i że na twoich kontrahentach jest zainstalowane wszystko, czego będą potrzebować przed połączeniem.
Jeśli spotykasz się z ludźmi po raz pierwszy lub naprawdę chcesz, aby ludzie zwracali uwagę, rozważ konferencje wideo.
Podobnie jak w przypadku spotkań, zacznij na czas. Czekanie na maruderów tylko ich zachęca.
Jeśli dołączasz do połączenia konferencyjnego, natychmiast się przedstaw, aby nikt nie był zaskoczony, że przez trzy minuty słuchałeś rozmowy, która według nich była rozmową jeden na jednego.
Jeśli ktoś dołączy późno, nie łap go. Marnuje czas wszystkich innych. Zachęć tę osobę, aby po zakończeniu rozmowy spotkała się z kimś i zobaczyła, co zostało pominięte.
Podaj informacje o tym, kim jesteś i dlaczego dzwonisz w ciągu pierwszych 120 sekund od połączenia, a następnie określ swój plan lub cel. Inni rozmówcy powinni od razu wiedzieć, czego od nich oczekujesz.
W ciągu pierwszych kilku minut każdego połączenia potwierdź, jak długo wszyscy muszą rozmawiać, aby odpowiednio zarządzać rozmową.
Jeśli masz więcej niż trzy osoby na linii, organizator powinien zrobić szybki apel, aby upewnić się, że wszyscy są na miejscu, i przedstawić je krótko, jeśli to możliwe.
Rób indywidualne prezentacje tylko wtedy, gdy pomoże to załatwić sprawę, i uwzględnij to w swoim planie. W przeciwnym razie zmarnujesz dużo czasu.
O ile w rozmowie nie chodzi o dzielenie się swoją wiedzą, nie powinieneś mówić dłużej niż 70% czasu. Jeśli wiele osób jest na linii, liczba ta spada do 25%.
Skracaj zdania i regularnie pauzuj między pomysłami. Pozwoli to ludziom wskoczyć lub zadawać pytania.
Jeśli jesteś organizatorem połączeń, Twoim zadaniem jest wezwać ludzi do uczestnictwa, jeśli nie zabierają głosu, a ktoś inny zmonopolizuje rozmowę.
Użyj przycisku wyciszenia strategicznie. Jeśli zostaniesz wyciszony na 90% połączenia, prawdopodobnie nie w pełni zwracasz uwagę.
Nie bądź osobą, która sprawdza pocztę e-mail i musi poprosić o powtórzenie pytania. Jeśli zauważysz, że sprawdzasz pocztę e-mail podczas większości połączeń, są one albo zbyt długie, że jest w to zaangażowanych zbyt wiele osób lub nie musisz być przy nich.
Pięć minut przed końcem połączenia, ostrzeż wszystkich, że to się kończy, i zapytaj, czy są jakieś pytania. Nie pozwól, by się przewrócił, jeśli to w ogóle możliwe - nie szanuje czasu innych ludzi.
Śledź kolejne kroki w miarę trwania połączenia i wyślij je później pocztą e-mail jako przypomnienie.
Powiedz nam! Jaka jest twoja ulubiona reguła połączeń telefonicznych? Coś, za czym tęskniliśmy?
