E-mail. Jest to zarówno duża wygoda, jak i nieustanne rozpraszanie uwagi. Ale niezależnie od tego, jak się w tej chwili czujesz, jedno jest pewne - jest to nieunikniona konieczność. Możliwe, że nie przeżyjesz dnia roboczego bez napisania jednego (w porządku, prawdopodobnie więcej niż jednego) e-maila.
A jeśli chcesz być profesjonalistą i przekazać swój punkt widzenia w sposób, który jest jasny, skuteczny i nie sprawia, że twoi współpracownicy chcą położyć głowy na biurkach z czystej frustracji? Cóż, istnieje kilka różnych zasad etykiety, o których warto pamiętać.
"Tak tak tak. Słyszałem to wszystko milion razy wcześniej ”, prawdopodobnie myślisz. Ale pomimo tego, ile razy te punkty były wbijane do domu, jestem skłonny założyć się, że przynajmniej raz w ciągu ostatniego tygodnia - a może nawet dnia - popełniłeś faux pas wspólnego e-maila.
Nie trzeba dodawać, że chyba od czasu do czasu wszyscy moglibyśmy skorzystać z odświeżacza. Oto przydatna lista, która pomoże Ci odświeżyć wszystkie zasady etykiety e-mail, które przysięgasz, że znasz - a jednak nie można ich wdrożyć.
Podstawy
Kiedy budujesz dom, zaczynasz od piwnicy. Zanim przejdziemy do konkretnych sekcji wiadomości e-mail, spójrzmy na podstawy.
Nawet jeśli zignorujesz lub zapomnisz każdą inną część tego artykułu, przynajmniej upewnij się, że zaznaczyłeś te pola.
- Jeśli wysyłasz z osobistego adresu - na przykład w celu podania o pracę lub rozmowy kwalifikacyjnej - upewnij się, że Twój adres nadal brzmi profesjonalnie. Chcesz zrobić dobre wrażenie, a „[email protected]” nie zamierza go wyciąć.
-
Jeśli otrzymałeś gniewną wiadomość lub czujesz się wściekły, odejdź od komputera na kilka minut. Odpalenie czegoś w upale chwili spowoduje tylko problemy.
-
Dołącz przyjazne powitanie i zamknięcie. Sprawia, że cała Twoja wiadomość jest o wiele bardziej kompletna, dopracowana i profesjonalna.
-
Czytać korektę. Wystarczająco powiedziane.
wyczucie czasu
Efektywne wyczucie czasu to jedna z tych rzeczy, o których aż nazbyt łatwo zapomnieć, kiedy starasz się przepchnąć swoją skrzynkę odbiorczą.
Ale jeśli kiedykolwiek otrzymałeś natychmiastową odpowiedź na jedno słowo na przemyślaną, długą wiadomość lub czekałeś tygodnie na odpowiedź, na którą z niecierpliwością czekałeś, myślę, że zgodzisz się, że czas jest wart trochę więcej uwagi.
- Zasadniczo odpowiadaj na wiadomości e-mail, gdy tylko realistycznie będziesz w stanie. Nie chcesz pozostawiać ludzi wisi.
-
Jeśli przesłanie zasługuje na trochę więcej czasu i przemyślenia, nie odpalaj na wpół ospałej, natychmiastowej odpowiedzi, aby zdjąć ją z talerza. Zamiast tego odpowiedz i potwierdź, że je otrzymałeś - i powiadom nadawcę, że poświęcisz trochę czasu na przemyślenie.
-
Świetna wskazówka, która pomoże ci kontrolować odpowiedzi? Alex Cavoulacos, współzałożyciel Muse, zaleca, aby im szybciej odpowiadałeś, tym krótsza powinna być twoja odpowiedź.
Odbiorcy
Pozornie niekończące się łańcuchy e-mail. Współpracownicy, którzy nadal przesyłają Ci wiadomości, które nie mają z tobą absolutnie nic wspólnego. Koledzy z drużyny, którzy wydają się nie mieć pojęcia, do czego służy to przydatne pole BCC.
To są wszystkie rzeczy, które prawdopodobnie chwytasz - przynajmniej gdy inni ludzie je popełniają. Ale skupmy się na tobie na minutę. Czy naruszasz którąkolwiek z tych zasad etykiety w odniesieniu do listy odbiorców?
- Zachowaj ostrożność podczas korzystania z opcji „Odpowiedz wszystkim” i używaj jej tylko wtedy, gdy wszyscy w tym wątku wymagają aktualizacji. Zostałeś ostrzeżony.
-
Nie obawiaj się korzystać z BCC, szczególnie w przypadkach, gdy nie chcesz, aby wszystkie adresy lub adresaci były widoczne dla wszystkich.
-
Oto przydatna zasada, o której należy pamiętać: Umieszczenie kogoś w polu „Do” oznacza, że oczekujesz odpowiedzi. W przeciwieństwie do tego, jeśli wysyłasz CC tej osobie, po prostu trzymasz ją na bieżąco z wiadomością do innych.
-
Biorąc to wszystko pod uwagę, im mniej osób możesz dołączyć do wiadomości e-mail, tym lepiej. Zbyt wielu kucharzy w kuchni prawdopodobnie doprowadzi do zamieszania i skrzyżowania przewodów.
Wiersz tematu
Jaka jest pierwsza część twojego przesłania, na którą ludzie będą patrzeć? To proste: twój przedmiot.
Jak już wiesz, świetny temat może zdziałać cuda dla całego e-maila. Zły temat? Powiedzmy, że może zainspirować wielu odbiorców.
- Sprecyzuj temat, zamiast polegać na niejasnych zwrotach, takich jak „Sprawdzanie”. Dzięki temu odbiorcy mogą natychmiast dowiedzieć się, o czym jest Twoja wiadomość. Ponadto znacznie ułatwi znalezienie go, gdy będziesz go później potrzebować.
-
Mów krótko. Chociaż chcesz, aby był konkretny, nie oznacza to, że musi to być osobny akapit. Staraj się trzymać mniej niż 10 słów - cokolwiek dłuższego może być własnym zdaniem.
-
Bez względu na to, jak bardzo się spieszysz, nie pomijaj całkowicie tematu. Nikt nie lubi widzieć tego złowieszczego „No Subject” w swojej skrzynce odbiorczej.
Treść e-maila
Oto ono - mięso i ziemniaki waszej wiadomości. Inne pola są ważne, ale w tym miejscu naprawdę wyjaśnisz, dlaczego kontaktujesz się z tą osobą w pierwszej kolejności.
Tak, komunikacja w miejscu pracy staje się coraz bardziej swobodna. Ale to nie znaczy, że chcesz, aby twoje e-maile przekształciły się w całkowicie niezorganizowane mesy. Upewnij się, że dotrzymujesz tych zasad etykiety, a Twoje wiadomości będą dopracowane i profesjonalne.
- To kolejne miejsce, w którym będziesz chciał być tak jasny i zwięzły, jak to tylko możliwe - prawdopodobnie po prostu weźmiesz pod uwagę złotą zasadę wysyłania e-maili. W końcu, jeśli coś wymaga stron tekstu do wyjaśnienia, prawdopodobnie lepiej jest zrobić to osobiście lub przez telefon.
-
Przestrzegaj wszystkich tradycyjnych zasad pisania, których nauczyłeś się w szkole. Oznacza to odpowiednią strukturę zdań, wielkie litery, interpunkcję i opieranie się pokusie zaśmiecania wiadomości emoji.
-
Upewnij się, że wiadomość zawiera wyraźne elementy zapytania lub działania. Niezależnie od tego, czy pytasz współpracownika o opinię, czy szukasz szczegółowych informacji na temat projektu, musisz mieć solidne powody do wysłania e-maila - i powinieneś również podać wyraźny powód.
-
Jeśli odbiorca nie wymaga żadnych działań, a Ty po prostu wysyłasz wiadomość e-mail w celu zapewnienia aktualizacji, również to wyjaśnij. Ludzie muszą odejść od twojej notatki, wiedząc, czego się od nich oczekuje.
-
W razie potrzeby użyj punktorów lub list numerowanych. Wszyscy jesteśmy zajęci, a niektóre formatowanie znacznie ułatwia przeglądanie wiadomości i uzyskiwanie wyróżnień.
-
Odważne ważne informacje, aby się wyróżniały, ale unikaj używania wszystkich czapek, dzięki czemu wygląda na to, że krzyczysz.
-
Użyj czytelnej czcionki i unikaj zbyt wielu różnych kolorów czcionek. Chcesz, aby Twoja wiadomość była jak najłatwiejsza do odczytania.
Załączniki
Chcesz załączyć coś do swojego e-maila? Często jest to przemyślenie, a ty po prostu wybierasz, co jest potrzebne, zanim naciśniesz „wyślij”.
Ale załączniki nie są Dzikim Zachodem w świecie e-maili. Nie, nadal istnieje kilka zasad etykiety, które musisz upewnić się, że ich przestrzegasz.
- Przed dołączeniem czegokolwiek upewnij się, że jest to rzeczywiście potrzebne. Dołączanie jednostronicowego dokumentu Word zawierającego dwa zdania nie ma sensu.
-
W razie wątpliwości dołącz plik w formacie PDF, aby nie napotkać żadnych problemów ze zgodnością.
-
Jeśli musisz wysłać duży załącznik, najpierw „spakuj” go lub skompresuj.
-
Nabierz nawyku załączania pliku przed sporządzeniem treści wiadomości e-mail. W ten sposób możesz uniknąć przerażającego komunikatu „Przykro mi, zapomniałem załącznika!”.
Jeśli przewracasz oczami i twierdzisz, że już to wszystko słyszałeś, nie winię cię. Ale są szanse, że nadal nie przestrzegasz często powtarzanych zasad etykiety.
Dlatego uważaj to za przyjazne przypomnienie, aby wyłączyć autopilota i zwracać większą uwagę na wiadomości. Twoi współpracownicy będą ci wdzięczni.
Czy masz jakieś inne zasady lub zwierzaki, które możesz dodać do listy? Daj mi znać na Twitterze!
