Jak każdy doświadczony użytkownik wie, możliwość zapisania zapytania jest jednym z powodów, dla których korzystanie z baz danych, takich jak Microsoft Access, może znacznie uprościć pracę. Bazy danych mogą być naprawdę frustrujące, gdy użytkownik chce stworzyć idealne zapytanie do projektu lub raportu. Po wprowadzeniu poprawek i zmian w zapytaniu może być trudno dokładnie określić, jakie zmiany wyniknęły.
Jest to bardzo dobry powód, aby przyzwyczaić się do zapisywania zapytań z pewną częstotliwością, nawet jeśli nie zapewniają dokładnie tego, czego szuka użytkownik w danym momencie. Gdy te same dane są wymagane kilka dni, tygodni lub miesięcy później, zbyt często użytkownicy będą się zbyt późno zorientować, że zapomnieli zapisać prawie idealne zapytanie lub, że poprzednio wyciągnęli pożądane wyniki za pomocą jednego z zapytań eksperymentalnych , co daje więcej eksperymentów, aby uzyskać te same dane.
Jest to scenariusz, do którego może odnosić się prawie każdy użytkownik programu Access, i który można łatwo uniknąć, zachowując nawyk zapisywania zapytań, nawet jeśli zapytania nie są prawidłowe. Każde zapisane zapytanie może zawierać pewne szczegóły, które pomogą użytkownikowi określić, co należy zmienić, aby każde zapytanie nie musiało być pisane od podstaw. Oznacza to również, że użytkownicy mogą skopiować dobre zapytanie i użyć go jako punktu wyjścia dla podobnych zapytań z kilkoma dodatkami, aby uzyskać różne dane.
Kiedy zapisywać zapytania
Ostatecznie zapisanie zapytania jest kwestią preferencji, ale dla tych, którzy dopiero zaczynają, jest to inny nieznany obszar. Początkujący powinni mieć zwyczaj zawsze zapisywania zapytań, ponieważ nie ma sposobu, aby dowiedzieć się, kiedy przypadkowe zapytanie zakończy się dostarczeniem dokładnie tego, co jest potrzebne.
Nawet te eksperymentalne zapytania mogą pomóc nowemu użytkownikowi w zapoznaniu się z istniejącymi tabelami, relacjami danych, kluczami podstawowymi i innymi komponentami oraz właściwościami bazy danych. Obejmuje to eksperymentalne zapytania, gdy użytkownik najpierw uczy się tworzenia zapytań w programie Access. Możliwość powrotu i sprawdzenia, jak zmienia się kilka zmian między zapytaniami, może znacznie ułatwić zrozumienie działania zapytań.
Od każdej osoby zależy, czy należy zapisać zapytanie, ale jeśli nie masz pewności, czy chcesz zapisać zapytanie, powinieneś je zapisać. Łatwo jest usunąć zapytania później; znacznie trudniej jest replikować jeden z pamięci kilka miesięcy później.
Jak zapisywać zapytania
Nie ma to jak długi i trudny zestaw instrukcji, aby użytkownik zdecydował się zrezygnować z przydatnego lub nawet koniecznego działania, ponieważ jego ukończenie trwa zbyt długo. Dostęp ułatwia zapisywanie zapytań, aby zachęcić użytkowników do zapisywania ich pracy.
- Zaprojektuj zapytanie.
- Zmodyfikuj zapytanie, aż uzyskasz potrzebne wyniki.
- Trafienie CTRL + S na PC lub Cmmd + S na komputerze Mac.
- Wpisz nazwę, która będzie łatwa do zapamiętania dla późniejszych wyszukiwań.
Firmy i zespoły powinny ustalić wytyczne dotyczące miejsca zapisywania zapytań na podstawie typu, działu i innych obszarów, a także konwencji nazewnictwa. Ułatwi to pracownikom przeglądanie istniejących zapytań przed utworzeniem nowych.
Czyszczenie po eksperymentowaniu z zapytaniami
Po spędzeniu znacznej ilości czasu na tworzeniu idealnego zapytania większość ludzi jest gotowa do zamknięcia i przejścia do czegoś innego. Jednak pozostawienie rekordu dużej liczby zapytań eksperymentalnych, nawet zapisanych w wyznaczonym obszarze dla zapytań testowych, może utrudnić znalezienie użytecznych zapytań (chyba że istnieje polityka usuwania wszystkich zapytań w obszarze eksperymentalnym w regularnych odstępach czasu; podstawa).
Jednym ze sposobów na uproszczenie procedur jest dodanie czegoś do nazwy zapytań, które prawdopodobnie nie będą ponownie potrzebne. Istnieje również opcja drukowania lub eksportowania zapytań i ich właściwości, dzięki czemu informacje nie zostaną całkowicie utracone po usunięciu. Chociaż może być trudno dowiedzieć się, co jest i co nie jest przydatne na początku, im dłużej będziesz trzymać się zapytań, tym trudniej będzie zapamiętać, które z nich są przydatne i które należy usunąć. Nie ma potrzeby usuwania zapytań pod koniec sesji, ale dobrze jest czyścić zapytania co najmniej raz w miesiącu.
Dostosowywanie istniejącego zapytania
Gdy użytkownicy eksperymentują z różnymi zapytaniami, najprawdopodobniej odkryją, że kilka poprawek do istniejącego zapytania da lepsze lub pełniejsze dane. Nie ma potrzeby usuwania tych zapytań i ich całkowitego zastępowania, ponieważ program Access umożliwia użytkownikom aktualizowanie istniejących zapytań z względną łatwością.
- Przejdź do zapytania w Projekt widok.
- Przejdź do pola lub pól, które chcesz zaktualizować i wprowadź niezbędne modyfikacje.
- Zapisz zapytanie.
- Iść do Stwórz > Pytanie > Projekt zapytania > Pokaż tabelę, następnie tabela powiązana ze zmodyfikowanym zapytaniem.
- Iść do Projekt > Typ zapytania > Aktualizacja.
- Przejrzyj aktualizacje, aby upewnić się, że odpowiednie pola są aktualizowane.
Możesz również zaktualizować tabele dla nowych zmian przed uruchomieniem zapytania, jeśli jest to konieczne, ale nie jest to konieczne.
Aktualizowanie istniejących zapytań może zaoszczędzić użytkownikom dużo czasu i energii (a także dodatkowych, przestarzałych zapytań), które w innym przypadku miałyby na celu ponowne utworzenie tego samego zapytania z kilkoma drobnymi modyfikacjami od samego początku.
