Jedną z najbardziej przydatnych, ale mało znanych funkcji programu Microsoft Access jest możliwość drukowania listy zapytań i wyników zapytań. Ponieważ śledzenie wszystkich istniejących zapytań może być trudne, szczególnie w przypadku starszych baz danych i firm zatrudniających wielu pracowników korzystających z baz danych, program Access oferuje użytkownikom sposób drukowania zapytań i ich wyników. Zapewnia to użytkownikom możliwość późniejszego przeglądania wyników, jeśli nie pamiętają, które zapytanie zostało użyte.
Kwerendy są jednym z głównych powodów korzystania z programu Access, zwłaszcza że ilość danych rośnie wykładniczo. Podczas gdy zapytania ułatwiają każdemu użytkownikowi szybkie pobranie niezbędnych danych bez konieczności znajomości języka SQL (podstawowego języka do uruchamiania zapytań do bazy danych), może zająć trochę czasu, aby przyzwyczaić się do tworzenia zapytań. Zwykle powoduje to liczne zapytania o podobnych, a czasem identycznych celach.
Aby jeszcze bardziej uprościć proces pracy z zapytaniami, drukowanie zapytań i ich wyników pozwala użytkownikom przeglądać wszystkie szczegóły zapytania bez konieczności przechodzenia do innej aplikacji, takiej jak Microsoft Word. Początkowo użytkownicy musieli kopiować / wklejać informacje i przeglądać tekst w języku SQL, aby określić parametry zapytań. Możliwość drukowania wyników zapytań w programie pozwala użytkownikom sprawdzić właściwości i atrybuty z programu Access.
Kiedy drukować zapytania i wyniki zapytania
Drukowanie zapytań i wyników zapytań nie polega na tworzeniu estetycznego raportu lub łączeniu danych w sposób łatwy do zaprezentowania innym. Jest to sposób na zwrócenie wszystkich danych z zapytania w celu zilustrowania wyników uzyskanych podczas pobierania, zapytań, których używasz, oraz metody sprawdzenia pełnego zestawu nieprzetworzonych danych. W zależności od branży nie jest prawdopodobne, że będzie to często wykonywane, ale prawie każda firma będzie musiała znaleźć sposób na dokładne zbieranie danych.
W zależności od sposobu eksportowania danych można użyć innego programu, takiego jak Microsoft Excel, aby dane były reprezentatywne dla propozycji lub dołączane do oficjalnych dokumentów. Drukowane zapytania i wyniki zapytań są również użyteczne w przypadku audytów lub weryfikacji po wykryciu rozbieżności. Jeśli nic innego, przeglądy danych są często świetnym sposobem na zapewnienie, że zapytania będą nadal pobierać niezbędne informacje. Czasami najlepszym sposobem na znalezienie problemu z zapytaniem jest sprawdzenie go pod kątem znanych punktów danych, aby upewnić się, że są one uwzględnione przy uruchamianiu zapytania.
Jak wydrukować listę zapytań
Obsługa zapytań w programie Access jest tak samo ważna, jak obsługa danych lub aktualizowanie tabel. Najprościej to zrobić, aby wydrukować listę zapytań dla jednego konkretnego projektu lub pełnej listy i przejrzeć tę listę, aby upewnić się, że nie ma duplikatów ani nieaktualnych zapytań. Wyniki można również udostępniać innym użytkownikom, aby zmniejszyć liczbę tworzonych duplikatów zapytań.
Istnieją dwa sposoby tworzenia listy, ale jeden zawiera kodowanie i jest dla bardziej zaawansowanych użytkowników. Dla tych, którzy używają Microsoft Access, aby nie musieć uczyć się SQL, tutaj jest szybki i łatwy sposób na zrobienie listy zapytań bez konieczności głębokiego zrozumienia kodu, który za nią stoi.
- Iść do Przybory > Analizować > Documenter > Zapytania i wybierz wszystko.
- Kliknij dobrze.
Otrzymasz pełną listę wszystkich zapytań i niektóre szczegóły, takie jak nazwa, właściwości i parametry. Istnieje bardziej zaawansowany sposób drukowania list zapytań ukierunkowanych na określone informacje, ale wymaga to zrozumienia kodu. Gdy użytkownik poczuje się komfortowo z podstawami, może przejść do bardziej zaawansowanych funkcji, takich jak listy zapytań, które kierują się określonymi szczegółami, zamiast drukować wszystko na temat każdego zapytania.
Jak drukować wyniki zapytań
Drukowanie wyników zapytań może zapewnić pełną, szczegółową migawkę danych w jednym punkcie czasowym. Dobrze jest mieć to na potrzeby audytów i móc weryfikować informacje. Czasami użytkownicy będą musieli uruchomić kilka zapytań, aby uzyskać kompletną kompilację potrzebnych danych, a wydrukowanie wyników może pomóc użytkownikom wymyślić główne zapytanie na przyszłość.
Po uruchomieniu zapytania wyniki można wyeksportować lub bezpośrednio wysłać do drukarki. Należy jednak pamiętać, że dane pojawią się, gdy Access uzna to za stosowne, jeśli użytkownik nie zaktualizuje instrukcji drukowania. Może to prowadzić do setek stron, a niektóre z nich zawierają tylko kilka słów lub jedną kolumnę. Poświęć czas na dokonanie korekty przed wysłaniem pliku do drukarki.
Poniższe instrukcje wyślą wyniki do drukarki po zapoznaniu się z nią Podgląd wydruku.
- Uruchom zapytanie z wynikami, które mają zostać wydrukowane.
- Trafienie Ctrl + P.
- Wybierz Podgląd wydruku.
- Przejrzyj dane, które zostaną wydrukowane
- Wydrukować.
Dla tych, którzy chcą zapisać kopię zapasową, wyniki zapytań można również wydrukować w formacie PDF, aby zachować wygląd bez zużywania kilku rodzajów papieru.
Użytkownicy mogą również eksportować plik do programu takiego jak Microsoft Excel, gdzie mogą łatwiej wprowadzać zmiany.
- Uruchom zapytanie z wynikami, które mają zostać wydrukowane.
- Kliknij Dane zewnętrzne > Eksport > Przewyższać.
- Wybierz, gdzie zapisać dane i nazwij eksportowany plik.
- Zaktualizuj inne pola według potrzeb i kliknij Eksport
Drukowanie wyników jako raportu
Czasami wyniki są idealne również do raportu, więc użytkownicy chcą zachować dane w bardziej reprezentacyjny sposób. Jeśli chcesz utworzyć czysty raport danych w celu łatwiejszego przejrzenia później, wykonaj następujące kroki.
- Kliknij Raporty > Stwórz > Kreator raportów.
- Wybierz Tabele / zapytania i zapytanie z danymi, które chcesz przechwycić w raporcie.
- Wybierz wszystkie pola dla pełnego raportu i kliknij Kolejny.
- Przeczytaj okna dialogowe i wybierz opcje wymagane dla raportu.
- Nazwij raport po wyświetleniu monitu.
- Przejrzyj podgląd wyników, a następnie wydrukuj raport.
