Można to nazwać zapracowanym harmonogramem, zwiększoną łącznością technologiczną lub intensywnym skupieniem uwagi, ale z jakiegokolwiek powodu, gdy zbierasz grupę razem na spotkanie, prawie wszyscy mają trudności z porzuceniem rozproszenia i trzymaniem się zadania. W rzeczywistości 47% pracowników uważa rozproszonych współpracowników za największą przeszkodę w prowadzeniu produktywnych spotkań.
Jeśli poważnie podchodzisz do swojej pracy, prawdopodobnie już robisz wszystko, co możesz, aby wykazać zaangażowanie: aktywnie słuchaj, wsuwaj się w razie potrzeby i trzymaj telefon poza stołem. Ale nawet jeśli ważna jest dobra etykieta spotkania, łatwo wpaść w złe nawyki.
Aby pozostać w dobrych łaskach współpracowników i uzyskać coś cennego z każdego spotkania, musisz zachować kontrolę nad następującymi.
1. Brak kontaktu wzrokowego
W tym momencie znaczenie nawiązania kontaktu wzrokowego podczas spotkania stało się niemal banałem - ale nie bez powodu. Utrzymanie go pokazuje zaangażowanie, zainteresowanie i szacunek. Wykazano nawet, że zwiększa twoją samoświadomość. Na początku może się to wydawać niewygodne, ale istnieje mnóstwo łatwych hacków, które poprawią twój kontakt wzrokowy bez skradania się ludzi, patrząc na jelenie w świetle reflektorów.
Jedną z moich najlepszych wskazówek jest upewnienie się, że konfiguracja spotkania sprzyja kontaktowi wzrokowemu od samego początku: spróbuj ustawić swoją grupę w kręgu lub półkolu, aby wszyscy mogli się zobaczyć bez wysiłku. Nawet jeśli ktoś nie znajduje się w tej samej przestrzeni fizycznej, co ty, znaczenie kontaktu wzrokowego nadal jest prawdą.
Aby pomieścić uczestników wybierających połączenie za pośrednictwem połączenia wideo, ustaw aparat w taki sposób, aby znajdował się w zasięgu Twojej naturalnej linii widzenia, dzięki czemu podczas mówienia możesz patrzeć sobie w oczy.
2. Korzystanie z laptopa
Korzystanie z laptopa często zaczyna się od najlepszych intencji: robienia notatek, pobierania odpowiednich informacji online i tak dalej. Ale zbyt łatwo jest przejść od przepisywania spotkania do próby znalezienia nazwy piosenki, która utknęła ci w głowie ostatniej nocy, nawet nie zdając sobie z tego sprawy. Dlatego polecam całkowicie unikać laptopów. Wiele czynności zwykle wykonywanych przy użyciu jednego można łatwo zrobić ręcznie, np. Robić notatki na kartce papieru lub udostępniać dane na wydrukowanym arkuszu kalkulacyjnym. Ale jeśli komputer jest absolutną koniecznością, nadal możesz zminimalizować jego użycie. Na przykład podczas prezentacji zachęcaj mówcę do podzielenia się ekranem na ekranie telewizora, aby każdy mógł śledzić.
Nawet jeśli organizator spotkania nie wprowadził surowego zakazu dla laptopów, pozostawienie go przy biurku lub utrzymanie go w pozycji zamkniętej podczas skupienia się na porządku dziennym pomaga utrzymać bezmyślne rozproszenie uwagi (nie wspominając o powiadomieniach e-mail i czacie). Ponadto, porzucenie go bezproblemowo z pewnością wywrze pozytywne wrażenie na współpracownikach i być może zachęci ich do zrobienia tego samego.
3 Uczestniczenie w nieistotnym spotkaniu
Są trzy rzeczy, których możesz być pewny w życiu: śmierć, podatki i niepotrzebne zaproszenia na spotkania. I chociaż tak łatwo jest po prostu kliknąć „Tak” na zaproszeniu i pokazać się tylko dlatego, że zostałeś o to poproszony, w rzeczywistości wyrządzasz krzywdę swoim kolegom z drużyny. Gdy nie masz udziału w spotkaniu, bezinteresowność jest praktycznie nieunikniona. O wiele lepiej jest pozostać przy biurku i być produktywnym niż stawać się i nudzić.
Aby temu przeciwdziałać, upewnij się, że wiesz, o czym jest spotkanie, dlaczego organizator cię tam chce, co (jeśli w ogóle) musisz przygotować z wyprzedzeniem i co masz nadzieję osiągnąć do końca. Uwzględnienie tego kontekstu ułatwia podjęcie decyzji, czy spotkanie naprawdę skorzysta z Twojej obecności, czy też lepiej spędzić czas w innym miejscu. Często te informacje są zawarte w porządku obrad lub w zaproszeniu na spotkanie, ale jeśli nie, zachęcamy do krótkiej rozmowy z organizatorem spotkania osobiście. Jeśli uznasz, że Twoja obecność nie jest konieczna, uprzejmie wyjaśnij organizatorowi swój wybór. Jeśli dobrze sobie z tym poradzisz, prawdopodobnie doceni twoją uczciwość.
Do pewnego stopnia poddawanie się rozproszeniu jest tylko częścią bycia człowiekiem. Nikt nie może pozostać na torze przez 100% czasu, a to będzie widoczne od czasu do czasu na spotkaniach. Ale jeśli kiedykolwiek przypadkowo opuścisz każde spotkanie, nie mając pojęcia, dlaczego tam byłeś, warto wprowadzić kilka drobnych poprawek do swojej rutyny.
