Ciekawostka: według ostatniej ankiety Adobe ludzie mówią, że najbardziej irytującym zwrotem, jaki kiedykolwiek widzieli w e-mailu jest:
Nie jestem pewien, czy widziałeś mój ostatni e-mail…
Jeśli kiwacie również głową i mówicie: „Do diabła, nie możesz znieść, kiedy ludzie to mówią”, jesteś we właściwym miejscu.
Widzisz, nikt nie lubi, gdy inni są biernie agresywni, za pośrednictwem poczty e-mail lub naprawdę gdziekolwiek. I choć cel tego wyrażenia jest nieszkodliwy - aby skłonić osobę do odpowiedzi na wspomniany wcześniej e-mail - ostatecznie okazuje się, że jest denerwujący, nieufny, a czasem wręcz niegrzeczny. Co więcej, jest mniej prawdopodobne, że osoba rzeczywiście będzie chciała odpowiedzieć.
Jak więc poprawnie śledzić wiadomości e-mail? Oto kilka bardziej niezawodnych fraz do wypróbowania:
1. „Aby dotrzymać terminu / Dotrzymać harmonogramu, potrzebuję twojej odpowiedzi do”
Zamiast owijać w bawełnę - „Nie jestem pewien, czy widziałeś mój ostatni e-mail, ale jest całkiem świetny i powinieneś rzucić okiem, ponieważ …” - wystarczy przejść do sedna.
Czego potrzebujesz od tej osoby? I kiedy? I dlaczego? Będąc bezpośrednim i podając powód, w zasadzie uniemożliwiasz osobie ignorowanie cię (szczególnie jeśli grupa innych osób jest CC i widzi Twoją prośbę).
2. „Wiem, że jesteś zajęty, ale chcę uwzględnić Twój wkład / wiedzę specjalistyczną i będę tego potrzebować”
Nazwałbym to bardziej uprzejmą wersją powyższego. To pokazuje, że rozumiesz, że dana osoba jest wypełniona innymi obowiązkami, ale również cenisz jej opinię (pochlebstwo nigdy nie boli) i bardzo docenisz (szybką) odpowiedź.
3. „Daj mi znać, czy powinniśmy iść z, czy przez”
Podoba mi się to, ponieważ jest bardzo specyficzne i sprawia, że wybór osoby jest jeszcze łatwiejszy. Zamiast wymyślić własną odpowiedź, mogą po prostu wybrać jedną z dwóch (lub trzech lub czterech, jeśli istnieje kilka opcji) - i możesz odejść z oczywistym rozwiązaniem.
Oczywiście, pomyślna wiadomość zwrotna wymaga czegoś więcej niż tylko tych fraz. W tym artykule świetnie spisano, co jest kluczowe w zachęcaniu ludzi do odpowiedzi - w tym za pomocą informacyjnego tematu i wyraźnego powiązania osoby z twoimi potrzebami.
Niezależnie od tego, myślę, że wszyscy możemy popracować nad tym, by być trochę bardziej otwartym w pracy - to tylko wzmocni nasze interakcje (i e-maile).
