Oto nie do końca nierealna sytuacja: wyobraź sobie, że zarządzanie skrzynką odbiorczą ostatnio zajmuje tak dużo czasu i energii, że zaczynasz czuć, że tak właśnie powinno być. Te sztuczki e-mailowe, które widzisz w Internecie, nigdy tak naprawdę nie dotyczą twojej sytuacji, ponieważ pisarze nie są w stanie zrozumieć zawiłych szczegółów twojej konkretnej pracy ani związanych z nią obowiązków.
Jeśli to brzmi znajomo, być może nie doceniasz, jak bardzo twój e-mail wymknął się spod kontroli. W rzeczywistości możliwe jest, że Twoja skrzynka odbiorcza jest w trybie pełnego napadu złości, a ty obwiniasz się za jej nieostrożność, gdy możesz całkowicie uniknąć problemu. Zapoznaj się z niektórymi znakami, że nie jesteś sam w swoich zmaganiach, a także sposoby ich rozwiązania!
Pamiętaj: możesz odzyskać kontrolę.
1. Otrzymujesz więcej e-maili niż na które możesz odpowiedzieć
Dlaczego za każdym razem, gdy odpowiadasz na jedną wiadomość, pojawia się 10 kolejnych? W przeszłości spędzałeś wiele godzin na przeglądaniu i odpowiadaniu, tylko po to, aby pozostawać w tyle w stosunku do faktycznych działań na liście rzeczy do zrobienia, czekając na twoją uwagę. Nie ma zdrowej równowagi między utrzymywaniem aktualności a, cóż, dbaniem o wszystko inne w twoim życiu. Może twoje relacje ze skrzynką odbiorczą nie są już takie, jak kiedyś.
Dlaczego tak się dzieje
Traktujesz swoje e-maile, jakby wszystkie miały taką samą wagę. Być może masz zasady „pierwsze weszło, pierwsze wyszło”, w których reagujesz na wszystko, co długo czekało na twoją odpowiedź, i pracujesz aż do dzisiaj. A może masz zasadę „ostatni na wejściu, pierwszy na wyjściu”, w której zaczynasz od góry i schodzisz w dół.
Jak to naprawić
Czas zacząć od priorytetowego nadawania priorytetów wiadomościom. Zadaj sobie następujące pytania za każdym razem, gdy otrzymasz nowe:
- Czy to jest pilne?
- Czy są w nim inne osoby, które są lepiej przygotowane do obsługi?
- Czy to wymaga odpowiedzi?
- Czy często udzielasz odpowiedzi?
Jeśli nie jest to pilne, zachowaj je na później. Nie TBD później, ale faktyczny czas, który ustawiasz każdego dnia na przechodzenie przez swoją skrzynkę odbiorczą. Jeśli jest to pilne, ale jest w nim wielu ludzi, którzy są lepiej przygotowani do odpowiedzi - daj mu kilka minut i sprawdź, czy jedna z nich to zrobi. Jeśli odpowiedź nie jest wymagana: nie odpowiadaj. I na koniec, jeśli często udzielasz odpowiedzi, pomyśl o użyciu funkcji takiej jak Odpowiedzi w puszce w Gmailu lub o utworzeniu dokumentu zawierającego wszystkie szablony w jednym miejscu.
2. Dostajesz zbyt wiele biuletynów
Budzisz się każdego ranka z mnóstwem nieprzeczytanych wiadomości, w tym co najmniej 30 różnych biuletynów (łamanie nagłówków! Sprzedaż! Najlepsze restauracje w okolicy! Nowości branżowe!). Leżysz w łóżku, oczy prawie się nie otwierają i przeciągasz każdego bezpośrednio do kosza. To niezbędna część doświadczenia, mówisz sobie. Zapisałem się na te i teraz jest to cena, którą muszę zapłacić.
Dlaczego tak się dzieje
Rozumiem: biuletyny są atrakcyjne. Przy tak wielu wspaniałych, masz problem z wybraniem tego, co jest naprawdę wartościowe, z tego, co jest po prostu interesujące . Za każdym razem, gdy znajdziesz nowy codzienny skrót lub cotygodniowy list, który wydaje się naprawdę przydatny, zadaj sobie pytanie, czy naprawdę jesteś pewien, zanim przekażesz złote klucze do skrzynki odbiorczej - i jesteś. Więc subskrybujesz. Ale zanim się zorientujesz, a nawet bez twojego zamiaru, ta subskrypcja szybko staje się kolejną z długiej serii wczesnych porannych operacji usuwania.
Jak to naprawić
Zapobiegaj temu, wypisując się bardziej celowo. Za każdym razem, gdy subskrybujesz nowy biuletyn, daj sobie tydzień próbny. Jeśli pod koniec tygodnia nie będziesz podekscytowany otwarciem (lub jeszcze tego nie zrobiłeś), zrezygnuj z subskrypcji. Brak pytań. Wiem, co myślisz: kto ma czas to wszystko zrobić? Robisz to dzięki aplikacjom takim jak Unroll.Me (dla biuletynów) i BoxBe (dla osób).
3. Często tracisz wątki e-mail lub całkowicie o nich zapominasz
Współpracujesz z pięcioma innymi współpracownikami nad nadchodzącym projektem, a ktoś rozpoczął wątek, aby ustalić godziny spotkań na następny tydzień. Biorąc pod uwagę wszystkie inne zadania, które masz na głowie, uważasz, że możesz wcisnąć ten drobny szczegół planowania do później - jeszcze lepiej, kiedy rozmowa jest bardziej rozwinięta i masz więcej do pracy. Kilka godzin później idziesz poszukać wiadomości i już ich nie ma. Bez względu na to, jakie wyszukiwane hasła spróbujesz.
Dlaczego tak się dzieje
Dwie możliwości: Twoja skrzynka odbiorcza jest zbyt zagracona lub zbyt zorganizowana. Mówię o ludziach, którzy albo natychmiast pozbywają się wszystkiego pod słońcem, albo gromadzą tysiące nieprzeczytanych wiadomości. Każdy otrzymany e-mail - od szefa, sąsiada, partnera i babci - jest wyrzucany do archiwów lub na zawsze w skrzynce odbiorczej.
Jak to naprawić
Czas wyczyścić skrzynkę odbiorczą. Poświęć godzinę na jeden dzień i poświęć go na nic innego, jak tylko sortowanie wiadomości. Możesz: przenosić wątki do folderów, wykorzystywać tagi, oznaczać gwiazdką wszystko, do czego chcesz wrócić później, sprawdzić Boomerang lub wypróbować dowolne z tych niesamowitych narzędzi. Nie wybieraj metody tylko ze względu na wybranie jednej, zamiast tego wybierz taką, która ma dla ciebie sens. Być może będziesz musiał przetestować kilka systemów, zanim znajdziesz idealną opcję, ale zaufaj mi, kilka godzin spędzonych na tym pozwoli ci zaoszczędzić tonę na dłuższą metę.
Jeśli któryś z tych scenariuszy brzmi dla ciebie znajomo, to jest OK. To normalne, że Twoja skrzynka odbiorcza rządzi Twoim życiem. Ale to nie znaczy, że musisz się poddać. Zamiast tego zacznij rozwiązywać problem, wysyłając wiadomość e-mail za pomocą poczty e-mail, aż wrócisz do kontroli.
Czy masz jakieś sztuczki związane z zarządzaniem pocztą elektroniczną, których nie powinienem uwzględniać? Tweetnij mnie @caroqliu i daj mi znać!
