Idealnie, twój czas wolny od pracy był (przynajmniej trochę) relaksujący. Ale ten zen po wakacjach może od razu wyjść z okna, gdy usiądziesz i zajmiesz się skrzynką odbiorczą i zorientujesz się, że czeka na Ciebie około miliona wiadomości.
Odpowiadanie na wiadomości e-mail może być stresujące każdego dnia, ale jeszcze gorzej, gdy się gromadzą. Czując ten stres, możesz wyznaczyć sobie cel, aby jak najszybciej przez nie przejść - popełniając jeden z typowych błędów poniżej.
Poświęć więc kilka minut, aby dowiedzieć się, jak możesz ich uniknąć: warto!
1. Priorytetem jest czas reakcji nad jakością
Matematycznie udzielanie odpowiedzi tak szybko, jak to możliwe, ma sens. Jeśli poświęcisz minutę na czytanie wiadomości e-mail i jedną minutę na odpowiadanie, przejdziesz przez listę znacznie szybciej, niż jeśli poświęcisz pięć minut na czytanie i pięć minut na odpowiadanie.
I chociaż masz rację, że nie jest to dzień na wewnętrzną debatę między „Brzmi dobrze!” A „Zgadzam się”, nie chcesz po prostu odpalić szybkiej odpowiedzi.
„Brzmi dobrze” lub „Zgadzam się” działa równie dobrze, jeśli ktoś zapyta, czy podoba ci się jego plan, ale nie ma sensu, jeśli zadałby ci konkretne pytanie na ten temat. Oznacza to, że dostaniesz od nich kolejny e-mail - i będą wiedzieć, że nie przeczytałeś tego, co napisali za pierwszym razem.
Poprawka
Jeśli masz do przejścia strony e-maili i nie możesz powstrzymać chęci udzielenia odpowiedzi JAK NAJSZYBCIEJ, skopiuj i wklej ogólną odpowiedź. Spróbuj tego „Będę dziś spędzać na nadrabianiu wiadomości e-mail. Jeśli potrzebujesz odpowiedzi przed godziną 17, prześlij mi e-mail i daj mi znać. ”
Tak, to dodatkowy krok, ale jeśli Twoim celem numer jeden jest powrót do wszystkich w pierwszej kolejności, pozwoli ci to zrobić, a następnie wydychać i nie spieszyć się z odpowiedzią.
2. Przekazywanie wszystkiego za pomocą „FYI”
W twojej głowie udostępniasz aktualizację statusu, aby druga osoba mogła ci powiedzieć, co dalej. Ale w głowie odbiorcy mówisz, że zostało to załatwione. Podchodzisz e-mailem do „gorących ziemniaków”, zakładając , że odpowiedzialność spoczywa na tym, kto dostał go ostatni - co oznacza, że istnieje duża możliwość niewłaściwej komunikacji.
Dlatego, jak pisze redaktor naczelna Muse, Jenni Maier, „każdy e-mail powinien zawierać kolejny krok (nawet jeśli nie jest to żadna odpowiedź”).
Gdy wyślesz wiadomość e-mail na temat gorących ziemniaków, wydarzy się jedna z dwóch rzeczy. Otrzymasz to od razu z pytaniem (więc wszystko, co zrobiłeś, to zduplikowana praca). A może gorzej, nic nie powiedzą, a każdy z was pomyśli, że druga osoba podejmuje kolejne kroki.
Poprawka
Skorzystaj z rad Maiera i upewnij się, że wiadomości mają wyraźny zamiar. Jeśli wysyłasz coś tylko po to, by zamknąć pętlę, to jest absolutnie w porządku to powiedzieć, a nawet „w celach informacyjnych”. Sprecyzowanie dokładnie tego, czego chcesz od drugiej osoby, zmusza cię do wyjaśnienia najpierw - co oznacza, że złap się, jeśli naprawdę potrzebujesz zrobić krok przed podzieleniem się swoimi postępami.
3. Odpowiadając w kolejności, w jakiej się pojawili
Twój plan reagowania w odwrotnej kolejności chronologicznej ma dobre intencje: najpierw chcesz wrócić do osoby, która czekała najdłużej. Jednak nie jest to mądry plan, jeśli Twoim celem jest być tak efektywnym, jak to możliwe.
Przykład: pracowałem z kimś, kto wyjechał na dwutygodniowe wakacje, a kiedy wrócił, najpierw odpowiedział na swoje najstarsze e-maile. Oznaczało to, że kontynuował moje pytania, by zapytać, czy zostały posortowane - zanim zobaczył późniejszy łańcuch, w którym jego osoba kontaktowa rozwiązała dla mnie te problemy.
„Czy dostałeś to?” I „Nieważne! Widzisz, że to zrobiłeś! ”E-maile były niepotrzebne, a jeśli Twoim celem jest szybkie nadrobienie zaległości, nie chcesz tracić na nie czasu.
Poprawka
To świetny czas na podejście LIFO: Last In, First Out. Ponieważ, jak wyjaśnia dyrektor operacyjny Muse Alex Cavoulacos, „ta technika polega na pozwoleniu, aby stare sprawy sobie poradziły”.
Innymi słowy, zanim dotrzesz do wiadomości e-mail wysłanej tydzień temu, równie dobrze może być tak, że już poradził sobie z tym, o co cię prosił. A jeśli nadal chcą twojej uwagi wcześniej niż później, jestem skłonny się założyć, że zanotowali datę powrotu na twoim OOO i wysłali następną informację, która znajdowała się u góry twojej skrzynki odbiorczej, kiedy wróciłeś.
Kiedy patrzysz na wiadomości z tygodnia, możesz pokusić się o to, by po prostu zanurkować. Ale jeśli zastanawiasz się, jak odpowiedzieć, unikniesz typowych błędów i nie będziesz musiał wracać i odpowiadać na nie jeszcze raz.
