Dla wielu z nas myśl o rozmowie telefonicznej z kimś, kiedy możemy wysyłać e-maile, czaty lub SMS-y, wywołuje niepokój. Jeśli potrafię nakreślić wszystko, co muszę przekazać komuś w jasnej i dokładnej wiadomości e-mail, dlaczego miałbym poświęcać swój czas na rozmowę telefoniczną w celu omówienia tego, co można podsumować w temacie, kilku akapitach i pytanie czy dwa? Dlaczego zamiast siedzieć cicho przy komputerze i zbierać myśli, aby umieścić w poprawnych gramatycznie zdaniach, które zasadniczo zostaną zapisane i służyć jako dokumentacja, tak aby nikt nie musiał niczego pamiętać ani robić notatek, czy miałbym rozmawiać przez telefon?
Ponieważ czasami jest to lepszy sposób komunikacji. Czasami usłyszenie czyjegoś głosu pozwala połączyć się w sposób, którego nie potrafi czcionka Georgia. Jesteśmy tak zależni od ciągłego korzystania z Internetu, że rzadko używamy naszych telefonów do ich pierwotnego, podstawowego celu. Oczywiście, niektóre role (sprzedaż, rozmawiam z tobą) wymagają codziennej rozmowy przez telefon, ale dla wielu z nas po prostu nie ma to wpływu na nasze życie zawodowe - chyba że sprawdzimy pocztę elektroniczną. Perspektywa umówienia się na spotkanie telefoniczne lub zasugerowania połączenia do nowego kontaktu sieciowego jest więc trochę zniechęcająca. Ale nie musi tak być!
Oto trzy kroki, aby zostać telefonem z dnia na dzień:
1. Zadzwoń do swojej siostry
Albo twój brat, kuzyn lub najlepszy przyjaciel na duże odległości. Tak naprawdę nie ma znaczenia, do kogo dzwonisz; ważne jest to, że wykonujesz połączenie zamiast polegać na SMS-ach jak zwykle. Praktyka czyni mistrza, prawda? Wielu z nas stało się tak anty-telefonicznych, że jedynym sposobem na pokonanie strachu jest przestanie się go bać. Obiecuję, że rozmowa przez telefon nie jest dziwnym zjawiskiem. Połączenia selekcyjne nie muszą być domyślnym trybem. Przyzwyczaiłem się do ustawiania „dat telefonów” z przyjaciółmi, którzy mieszkają w różnych częściach kraju, a wraz z częstymi SMS-ami był to świetny sposób na pozostawanie w kontakcie. Co więcej, pomogło mi to pokonać przeszkodę w planowaniu połączeń z redakcją i ekspertem, z którym przeprowadzam wywiady. Pozwoliło mi to lepiej poznać osoby, z którymi współpracuję, i wzmocniło wiele moich relacji zawodowych.
Po przełamaniu początkowego dyskomfortu związanego z wyjściem ze strefy komfortu i wkroczeniem w świat przeskakiwania podczas połączenia (przepraszam, ale czasami naprawdę trzeba po prostu wysyłać wiadomości e-mail i „wskakiwać na połączenie”), znajdziesz że naprawdę nie jest tak źle, może zaoszczędzić czas i może pomóc w tworzeniu i utrzymywaniu połączeń.
2. Zapisz swoje punkty
Jeśli rozmowa telefoniczna ze zdalnym współpracownikiem lub klientem denerwuje Cię, może to wynikać z poczucia nieprzygotowania lub niepokoju związanego z koniecznością poświęcenia (miejmy nadzieję) niepodzielnej uwagi osobie na drugim końcu linii. Po przyklejeniu się do ekranu komputera możesz wykonywać wiele zadań, zaczynać wiadomości e-mail w jednym oknie i przewijać profile LinkedIn. Możesz szybko przeczytać wiadomości i wysłać załącznik, o który poprosił cię szef. Masz czas, aby zastanowić się, co chcesz powiedzieć, podczas gdy podczas rozmowy telefonicznej - zawodowo, ale czasem także osobiście - musisz stawić się gotowy.
Unikaj niezręcznej ciszy, potykania się lub włóczenia się, zapisując punkty rozmów. W ten sposób mniej prawdopodobne jest, że zapomnisz o rzeczach, a bardziej prawdopodobne, że wyjdą z drugiej strony, czując się, jakbyś prowadził produktywną rozmowę, która zabrałaby zbyt wiele wiadomości e-mail z powrotem.
3. Zrób sobie komfort
Odebrałem telefony w zatłoczonych korytarzach, na klatkach schodowych, w mojej łazience. Nigdy nie były to najbardziej owocne - ani wyraźne - rozmowy telefoniczne i nie zajęło mi dużo czasu, aby uświadomić sobie, że to z powodu złego planowania. Mój plan piętra otwartego biura oznaczał, że jeśli nie zarezerwuję pokoju konferencyjnego z wyprzedzeniem lub nie dam rady rano do pracy z domu i nie będę miał połączeń, utknąłem, przechodząc od rogu do rogu, aby ukraść trochę spokoju i cicho rozmawiać bez przeszkadzania moim współpracownikom. Od tamtej pory uczyłem się z amatorskich sposobów, a teraz planuję połączenia tylko wtedy, gdy wiem, że mam odpowiednie miejsce, by się umiejscowić.
Wysiłek, aby przygotować się na dobre, zanim będę musiał wziąć udział w mojej grze A, był ogromną pomocą i ograniczył rozproszenie uwagi i gubienie tego, co mówi osoba po drugiej stronie. Może lubisz chodzić, a może czerpiesz energię z celowego spaceru po bloku z zestawem słuchawkowym, dostrojonym na spotkanie telefoniczne. Najważniejsze jest, aby dowiedzieć się, że musisz czuć się swobodnie - filiżankę kawy, wkładki douszne, miejsce do spacerów, okno do patrzenia, pustą ścianę przed sobą, krzesło do relaksu - a następnie zrobić to zdarzyć się przed następnym połączeniem.
Możesz nigdy nie zakochać się w wybieraniu numerów. Możesz nadal opierać się byciu osobą telefoniczną, ale przynajmniej nie powinieneś się tego bać. Daj sobie miejsce na od czasu do czasu podjęcie rozmowy od pisania na klawiaturze po używanie głosu. Nigdy nie wiadomo, kiedy może być konieczna najlepsza gra telefoniczna - rozmowa kwalifikacyjna, rozmowa ze zdalnym szefem na temat podwyżki, trudna rozmowa z kolegą - a jeśli przyjdzie ci się teraz z tym pomysłem, będzie to o wiele łatwiej, gdy na linii jest coś ważnego.
