W zeszłym tygodniu przeprowadziłem warsztaty dla zespołu pracowników służby zdrowia, którzy rozpoczęli nowy rok obrotowy. Przed warsztatami poprosiłem uczestników o wypełnienie ankiety na temat ich pracy: co poszło dobrze i gdzie napotkali wyzwania.
Nic dziwnego, że pojawiło się kilka bardzo powszechnych tematów, którymi zajmowaliśmy się podczas naszego wspólnego pobytu. Wielka trójka obejmowała wielkość ich obciążeń, niską jakość komunikacji i trudność w pracy z innymi osobami w przeciwieństwie do siebie.
Kto nie może odnieść się do tych wyzwań w miejscu pracy?
Podczas pracy nad każdym tematem dyskusja z pewnością zapewniła narzędzia, które pomogą im rozwiązać zidentyfikowane problemy.
Uświadomiłem sobie jednak, że gdyby codziennie podejmowali aktywne działania, aby zapobiec tym problemom, mogliby złagodzić codzienny stres związany z pracą. Premia: przyszłe spotkania mogą koncentrować się na badaniu bardziej innowacyjnych i kreatywnych koncepcji.
Aby to osiągnąć, oto trzy środki, których możesz użyć w swojej pracy każdego dnia, aby wyprzedzić wyzwania, które przytłaczają wiele zespołów. Czytając, zastanów się, w jaki sposób, jeśli spojrzysz na te trzy kluczowe wskaźniki wydajności każdego dnia, Twoje życie zawodowe może się zmienić.
1. Procent czasu spędzonego na trzech krytycznych priorytetach
Niemal każdy klient, który widzę, zmaga się z nadmiernym obciążeniem. Kiedy jednak poświęcamy czas na naprawdę podział pracy, zwykle wiąże się to z dużą ilością zmarnowanego czasu i energii. Unikanie pracy, zwlekanie, wielozadaniowość i rozpraszanie uwagi - wszystko to niezbędna praca boczna, powoduje stres i sprawia, że każde obciążenie wydaje się większe niż jest.
Jeśli masz problemy z obciążeniem pracą, oto ćwiczenie do wykonania każdego dnia: umieść dwie kolumny na stronie. Po lewej stronie zapisz trzy do pięciu największych, najważniejszych, najbardziej wpływających na wydajność priorytetów - wiesz, te, które pojawią się w przeglądzie na koniec roku, zdobędziesz podwyżkę i sprawi, że wydział uzyska przyłożenie .
Po prawej stronie, każdego dnia, kontroluj pracę, którą faktycznie wykonujesz i czas potrzebny na każde zadanie. Następnie śledź procent czasu, jaki spędzasz na najważniejszych priorytetach, w porównaniu do wszystkiego innego.
Co zauważasz?
Jeśli istnieje luka między najważniejszymi priorytetami a tym, na co spędzasz czas, prawdopodobnie cierpisz z powodu inflacji obciążenia pracą. Pracujesz nad wieloma zadaniami i spóźniasz się, ale nie wykonujesz najważniejszych rzeczy.
Z drugiej strony, jeśli poświęcisz swoim priorytetom odpowiednią ilość uwagi i pozostawisz mniej krytyczną pracę na później (lub cofniesz, jeśli tego potrzeba), twoje obciążenie pracą będzie wydawało się bardziej realistyczne. Bonus: poczujesz się znacznie bardziej skoncentrowany i osiągnięty w trakcie tego procesu.
Oto kolejna wskazówka: jako menedżer, jeśli ktoś przyjdzie do mnie, mówiąc, że jego obciążenie pracą jest zbyt duże, chciałbym zobaczyć tę analizę przed każdą dalszą rozmową. Zanim przekażesz swoje problemy kierownikowi, upewnij się, że znasz fakty na temat tego, co naprawdę wpływa na jego wielkość.
2. Procent komunikacji dostosowanej do stylu słuchacza
Ach, komunikacja. Podoba mi się cytat George'a Bernarda Shawa: „Największym problemem związanym z komunikacją jest złudzenie, że doszło do tego.” Jak to prawda?
Słaba komunikacja między członkami zespołu (i szefami) i między nimi przyspiesza prace i utrudnia wszystko.
Chociaż jest wiele powodów, istnieje jedna główna przyczyna, która pojawiła się na warsztatach, i którą często widzę: Podczas komunikacji często myślisz więcej o tym, co masz do powiedzenia, niż o tym, jak druga osoba musi usłyszeć to.
Dam ci przykład. Każdy z nas ma różne mocne strony, style pracy i osobowości. Zwykle jestem kierowcą, co oznacza, że mam bardzo bezpośredni, bezpośredni sposób komunikowania się. Czasami w mojej karierze mówiono mi, że jestem „zastraszający” lub „niedostępny”. Trudno w to uwierzyć, wiem - nigdy nie uważałem się za takiego. Ale moja publiczność tak zrobiła i to wszystko miało znaczenie.
W odpowiedzi nauczyłem się dostosowywać styl i treść komunikacji do moich odbiorców. Tak więc, jeśli moim celem jest ktoś, kto kieruje się relacjami i zajmuje się społecznymi aspektami budowania relacji w pracy, mój bezpośredni, konkretny styl może wydawać się zastraszający lub przytłaczający.
Dostosowując moje podejście - dostarczając to samo przesłanie, ale wolniej, z większą łaską społeczną i skupiając się na dbaniu o relacje z tą osobą - ta osoba lepiej mnie słyszy. Następnie faktycznie słuchają, zamiast czuć się zastraszeni i coraz bardziej się bronić.
Będziesz skuteczniej komunikować się, mając na uwadze potrzeby odbiorców. Spójrz na różne style komunikacji w swoim miejscu pracy i zobacz, jak możesz przeformułować swoje wiadomości, aby inni mogli lepiej odbierać to, co mówisz.
Pamiętaj, że interpretacja wiadomości nie jest zadaniem odbiorców. Twoim zadaniem jest komunikowanie się w sposób zrozumiały dla odbiorców.
3. Działania podjęte w celu pielęgnowania relacji w miejscu pracy
Spójrzmy prawdzie w oczy: sposób, w jaki praca jest dziś wykonywana, polega na relacjach, które masz z otaczającymi cię ludźmi. Jeśli nie będziesz mieć silnych relacji, Twoja praca będzie cierpieć.
Słabe relacje w miejscu pracy tworzą negatywne środowisko. Pomyśl o tym: czy prawdopodobnie pójdziesz nietoperzem dla kogoś, kogo tak bardzo nie obchodzi? Jakie będzie morale, jeśli w biurze będą słabe lub obojętne relacje? Czy spodoba ci się chodzenie do pracy?
Nasi uczestnicy warsztatów zmagali się z wyzwaniami pochodzącymi z różnych działów, różnych kultur i różnych pokoleń. W miejscu pracy możesz łatwo zdecydować, czy te cechy Cię dzielą. Lub możesz pracować nad przezwyciężeniem tych podziałów, celowo tworząc i pielęgnując relacje z tymi, którzy nie są tacy jak ty. Istnieje wiele sposobów budowania relacji z innymi - i nie musi to być trudne ani czasochłonne.
Na przykład, niech będzie to spotkanie co tydzień z jedną osobą przy kawie lub siedzenie z inną grupą podczas lunchu. Pochwalaj innych (autentycznie) wykonaną pracą; wysyłaj notatki uznania, gdy jest to uzasadnione.
A jeśli wyczujesz konflikt między sobą a innym współpracownikiem, nie unikaj go (i w rezultacie stresuj się nim) - zaproś go na rozmowę w celu omówienia i rozwiązania różnic. Podejmowanie działań w celu pielęgnowania relacji wzmacnia Twoje więzi z zespołem i zwiększa również Twoją pewność siebie.
Teraz możesz oceniać swój dzień pracy za pomocą bardzo nowego obiektywu. Jeśli możesz skoncentrować się na priorytetach, skuteczności komunikacji i jakości swoich relacji, będziesz mieć niesamowite rezultaty.
