Przez ostatnie kilka miesięcy starałem się opracować harmonogram mojej organizacji na 2015 rok. Najważniejsze, co musiałem zrobić, to upewnić się, że wiem, kiedy wszystkie nasze wydarzenia się dzieją. Ale zanim zdążyłem zapisać je w kalendarzu, najpierw musiałem zrozumieć, jakie wydarzenia naprawdę muszę zaplanować.
W przypadku organizacji non-profit organizowane przez Ciebie wydarzenia są podstawowym sposobem interakcji społeczności z Twoją organizacją. Dlatego ważne jest, aby dobrze Cię reprezentowali. Pośpiesznie zebrane wydarzenie będzie wyglądać i sprawiać wrażenie, że Twoja organizacja jest niekompetentna. Aby mieć pewność, że organizujesz najlepsze imprezy, ważne jest, aby nadać priorytet wydarzeniom i zaplanować, aby były jak najbardziej skuteczne.
W ciągu ostatnich 10 lat, które spędziłem pracując dla organizacji non-profit, opracowałem cztery kluczowe pytania, które muszę sobie zadać, zanim zdecyduję się zaplanować wydarzenie.
1. Czego potrzebuje nasza organizacja od tego wydarzenia?
Zasadniczo, dlaczego zastanawiasz się nad zorganizowaniem tego wydarzenia? Próbujesz zebrać pieniądze? Jeśli tak, to ile? Czy próbujesz poznać nowych sympatyków lub nawiązać nowe połączenia? Jeśli nie jest to zbiórka pieniędzy, być może próbujesz przyciągnąć nowych klientów lub edukować ludzi, którzy już są częścią Twojej organizacji, na temat nowej inicjatywy.
Jeśli to wydarzenie nic dla ciebie nie robi, dlaczego to robisz? Musisz ustalić, jaki udział ma Twoja organizacja w wynikach wydarzenia, zanim poświęcisz temu czas i zasoby. Pomoże to również nadać priorytet wydarzeniu w kontekście wszystkich innych działań.
2. Czego potrzebują Twoi goście od tego wydarzenia?
Chociaż najpierw powinieneś wziąć pod uwagę swoje potrzeby, wydarzenie to tak naprawdę dotyczy twoich gości. Aby osiągnąć swoje cele (które nakreśliłeś za pomocą powyższego pytania), musisz zachęcić uczestników do interakcji z Tobą we właściwy sposób.
Porozmawiaj z przeszłymi i potencjalnymi gośćmi o tym, co lubią w twoich wydarzeniach i co chcieliby w przyszłości. Czy lubią czuć się jak „insider” lub być publicznie rozpoznawani za hojność? Niektórzy mogą powiedzieć, że lubią głośne, żywe wydarzenia; inni wolą bardziej łagodną noc. Dodatkową zaletą tej strategii jest to, że osoby, z którymi przeprowadzasz wywiad, na pewno będą chciały zobaczyć, jak skorzystałeś z ich rad podczas następnego wydarzenia.
3. Jak to zrobimy?
Teraz, gdy masz już pojęcie, czego będą potrzebować Twoi goście, musisz pomyśleć o tym, jak dać im to, czego chcą. Na przykład, jeśli Twoi goście muszą lepiej zrozumieć Twój program, być może zdecydujesz, aby klient opowiedział na tym wydarzeniu o swoich doświadczeniach z danym programem, lub pokażesz wideo i rozprowadzisz materiały do czytania na temat Twojego modelu. Lub, jeśli masz główny cel zbierania funduszy i publiczność kochającą zabawę, być może dobrym rozwiązaniem będzie aukcja na żywo.
Ponieważ jest to tylko zarys, nie musisz zanurzać się zbyt głęboko w szczegóły ani w pełni się do niczego angażować. Jeśli jednak zdasz sobie sprawę, że nie jesteś w stanie zorganizować imprezy, która spełni potrzeby Twojej organizacji i gości, nadszedł czas, aby się zorientować. Niekoniecznie musisz zepsuć pomysł, ale to pytanie pomoże ci dowiedzieć się, czy musisz zmniejszyć lub zrekrutować dodatkową pomoc.
4. Czym różni się to wydarzenie od innych wydarzeń?
Nie ma nic gorszego niż pójście na to samo wydarzenie dwa razy w ciągu roku - i nic nie może być bardziej kosztowne dla gospodarza. Jeśli planujesz lunch, kolację i wycieczkę golfową dla tej samej grupy darczyńców w tym samym roku, możesz spodziewać się zmęczenia dawców i malejących zwrotów z inwestycji. Zamiast tego zastanów się nad planowaniem jednego ważnego wydarzenia dla tych darczyńców, a następnie mniejszego wydarzenia dla potencjalnych lub najlepszych wolontariuszy.
W akcji
Aby pomóc Ci zacząć, oto przykładowa strategia wydarzenia, które niedawno przygotowałem, korzystając z tych czterech pytań:
Czego potrzebujemy?
- Zbierz 50 000 $
- Uaktualnij pięciu dawców
- Przyciągnij 10 nowych dawców, trzech po 5 000 $ lub więcej
- Przedstaw nową kampanię kapitałową
Czego potrzebują goście?
- Aby mieć pewność, że ich pieniądze są mądrze inwestowane
- Szansa na obejrzenie programu z pierwszej ręki
- Uzasadnienie, aby podać więcej - poza ceną biletu
Jak zamierzamy to zrobić?
- Zaangażuj zarząd, aby zaprosić nowych darczyńców
- Skonfiguruj obiady przed wydarzeniem u obecnych dawców, aby zaktualizować
- Zaproś uczestnika programu do zabrania głosu
- Zatrudnij nowego projektanta na zaproszenie i program
- Karm je dobrze - rozważ zapytanie lokalnych kucharzy
- Skonfiguruj funkcję zamiany tekstu na podaną
- Zatrudnij zespół
- Zwiększ zasięg prasy
Czym różni się to wydarzenie?
- Nasz jedyny siadany obiad
- Jedyne wydarzenie skierowane do naszych głównych darczyńców (lata 60.-70., w większości na emeryturze, głównie dawni lub obecni wolontariusze)
- Tylko zdarzenie, w którym zwykle biorą udział wszyscy członkowie zarządu
- Zwykle planowane na wiosnę, w tym samym czasie, co ukończenie klienta
Planowanie wydarzeń może być męczącym i czasochłonnym zadaniem - tym bardziej, jeśli wydarzenia faktycznie spełniają twoje cele. Zadaj sobie jednak te cztery pytania, a będziesz w stanie lepiej strategować swoje wydarzenia i określić, które z nich są naprawdę konieczne i opłacalne dla Twojej organizacji.
