W zeszły piątek o 16:30 wyłączyłem komputer, wyczyściłem biurko i wróciłem do domu. Jednym z przedmiotów, które wrzuciłem do kosza przed wyjazdem, była lista rzeczy do zrobienia na tydzień: 150 pozycji, wszystkie sprawdzone. W tym tygodniu nie pracowałem ani późną nocą, ani wcześnie rano. Miałem nawet czas w domu, żeby urządzić sobie przyzwoite kolacje, spotkać przyjaciół, wyprowadzić psa i oglądać za dużo telewizji.
Teraz, zanim podejmiecie jakiekolwiek przypuszczenia dotyczące treści mojej listy rzeczy do zrobienia lub znaczenia mojej pracy w ogóle, powinienem wspomnieć, że w tym tygodniu prowadziłem zwołanie komitetu zarządu, burzę mózgów propozycję dotacji dla USDA, spotkał się z dyrektorem wykonawczym dużej fundacji, został przedstawiony wiodącemu przedsiębiorcy przez dyrektora zarządzającego Microsoft, przedstawił trzy wnioski o dotacje i otrzymał moją roczną ocenę wyników (która była bardzo pozytywna).
Krótko mówiąc, każdego tygodnia wykonuję dużo pracy. Jak mam to zrobić bez załamania nerwowego - i mając czas do stracenia? Oto kilka wskazówek.
1. Wiedz, co trzeba zrobić
Chociaż wydaje się to oczywiste, rzeczy, które najbardziej stresują ludzi, to zwykle rzeczy, których nie wiedzieli, że mogą się spodziewać. Na początek tygodnia przejrzyj wszystko, co musisz zrobić szczegółowo. Załóżmy na przykład, że wiesz, że propozycja ma zostać wysłana w piątek, a Twoim zadaniem jest napisanie narracji, ale zespół finansowy jest odpowiedzialny za budżet. Aby mieć pewność, że cały projekt zostanie ukończony na czas, dodaj do listy rzeczy do zrobienia „zamelduj się w zespole finansowym w sprawie budżetu”.
Jestem dość agresywny w kwestii narzędzi do tworzenia list rzeczy do zrobienia; spisane listy działają tak samo dobrze dla mnie jak rozwiązania elektroniczne, takie jak Evernote lub Asana. Ale mam zasadę, że cała lista musi znajdować się w jednym miejscu. Możesz podzielić i zmienić wszystko, co chcesz, ale powinieneś zobaczyć wszystko, co musisz zrobić, w jednym spojrzeniu.
2. Dowiedz się, co należy zrobić w pierwszej kolejności
Kiedy nadzorowałem mniej doświadczonych pracowników, odkryłem, że największą przeszkodą dla nich nie była umiejętność ustalania priorytetów i organizowania dnia.
Na przykład, jeśli w przyszłym tygodniu miał być duży projekt, posunęliby się naprzód w tym terminie, mimo że najpierw potrzebowali zebrać informacje z innego działu - informacje, które prawdopodobnie mogłyby cofnąć całą pracę skończyłem. Tymczasem były też inne, mniejsze projekty, nad którymi mogliby poczynić prawdziwe postępy.
Twoje priorytety mogą się również zmieniać w zależności od nastroju lub harmonogramu. Na przykład, jeśli mam szczególnie mało kreatywny dzień, wiem, że bardziej efektywne byłoby dla mnie ustalenie priorytetu projektu danych. Jeśli przez większość dnia jestem na spotkaniach, odbieram połączenia i e-maile między spotkaniami, zamiast próbować wprowadzić coś większego w tak krótkim czasie.
Będziesz o wiele bardziej skuteczny, jeśli będziesz pracować z priorytetami i ograniczeniami, zamiast próbować się im oprzeć.
3. Poproś o pomoc
Jeśli nic więcej nie zyskałem na pracy w organizacjach non-profit, dowiedziałem się, że jeśli nie zapytasz, nie dostaniesz. Nikt nie może wykonywać pracy organizacji samodzielnie. Jeśli nie masz umiejętności lub czasu, aby zrobić coś skutecznie, Twoim obowiązkiem jest poprosić o pomoc.
Na szczęście, pracując dla organizacji non-profit, zwykle mogę znaleźć ochotnika, który pomoże mi w bardziej przyziemnych zadaniach. Jeśli potrzebuję wyższego poziomu wiedzy, wyciągam książkę adresową i sprawdzam, czy znam kogoś, kto może zaproponować rozwiązanie. Ostatnio, na przykład, męczyłem się nad raportem tymczasowym dla dawcy. Byliśmy w połowie nowego programu, więc chociaż wiedziałem, że wiele zrobiliśmy, nie wiedziałem, jak to przekazać w formularzu raportu. Wziąłem więc na kawę jednego z moich znajomych świstaków komunikacyjnych, a ona zasugerowała skupienie całego raportu na historiach klientów i ich interpretacji nowego programu.
To był przełom - taki, którego sam nigdy bym nie miał. Dawca pokochał to i skontaktował mnie ze swoim działem komunikacji, aby jeszcze bardziej promować program. Gdy wpadłem na ten pomysł, zajęło mi tydzień, by dokończyć raport - tyle samo czasu spędziłem martwiąc się nim, zanim spotkałem się z przyjacielem.
4. Zamknij pętlę
Znasz to satysfakcjonujące uczucie sprawdzania czegoś z listy rzeczy do zrobienia? Nie tylko dobrze się czuje; to ważny sposób na wskazanie, że wykonałeś zadanie i możesz teraz przejść do czegoś innego.
Ale zanim przejdziesz do przodu, musisz upewnić się, że gdzieś masz zapis swoich wykonanych zadań, abyś mógł sprawdzić, czy … hm … inne nie są tak wydajne jak ty. Na przykład, kiedy kończę propozycję dofinansowania, zawsze umieszczam przypomnienie w moim kalendarzu, aby kontynuować działania fundatora w ciągu ośmiu tygodni. Do tego czasu większość podmiotów finansujących podejmie decyzje, a jeśli tego nie zrobią, mogą być zainteresowane zdobyciem wiedzy na temat organizacji. Podobnie, twój szef może nie odpowiedzieć ci na temat projektu przez kilka tygodni, jeśli mu to powiesz, ale monit po kilku dniach może sprawić, że spojrzy wcześniej.
Jestem głęboko przekonany, że mogę pracować mądrzej, a nie ciężej. Moja praca jest dla mnie zbyt ważna, a ludzie, których moja organizacja służy, aby zaakceptować wszystko oprócz najlepszych. Ale wiem z doświadczenia, że bieganie w obdartym stylu przez ponad 60 godzin tygodniowo nie pomoże nikomu w końcu. Wydajniejsza praca oznacza lepsze wyniki i weekend - co może być lepszego?
