Jesteś sumienny, jeśli chodzi o e-mail. W rzeczywistości zawsze starasz się odpowiedzieć w ciągu 24 godzin. Zdrap to - w ciągu kilku chwil od przychodzącej wiadomości.
A częściej, że nie, to świetnie. Ale czasami wysłanie pierwszego e-maila, który przychodzi mi do głowy, może przynieść odwrót - wielki czas. Oto kilka znaków, że należy odejść od komputera i wrócić do wiadomości w późniejszym terminie.
1. Twoja odpowiedź jest naprawdę długa
Niestety, dyplomatycznie nie można powiedzieć komuś, że uważasz go za idiotę. Tak więc, jeśli napiszesz wiadomość e-mail, która świetnie tańczy wokół faktu, że gardzisz myślami współpracownika, mogę obiecać, że e-mail z grubsza się tłumaczy: „Oto kilka puszystych zdań. PS Myślę, że twój pomysł jest do bani.
Jeśli potrafisz napisać to, co myślisz w jednym zdaniu (np. „Nigdy nie przyjąłbym takiego podejścia”), a Twój adres e-mail ma nadal trzy akapity, masz kłopoty. Może ci się wydawać, że wskazane jest poświęcenie jednej sekcji wyjaśnieniu, dlaczego druga osoba może być zdezorientowana, a drugiej - skąd wiesz, o czym mówisz, a trzeciej - lepszego planu. Jednak tak naprawdę jest więcej wierszy, które druga osoba może błędnie odczytać (lub przejrzeć bezpośrednio).
Zamiast tego postaraj się być jak najbardziej zwięzły. Jeśli się z kimś nie zgadzasz, krótkie „Nie jestem pewien, czy jesteśmy na tej samej stronie” lub „Miałem inne zdanie” jest w rzeczywistości o wiele ładniejsze - i bardziej wydajne.
2. Twoja odpowiedź przepełnia interpunkcja
Chyba że mówisz komuś, że coś jest najlepszą wiadomością, jaką kiedykolwiek słyszałeś - a tak naprawdę jest - powinieneś uważać na e-mail z naciskiem. Jeżeli każde inne słowo jest pogrubione, zapisane kursywą lub wielkimi literami, a interpunkcja jest trzykrotna; druga osoba uzna, że twoje znaczenie jest ekstremalne. (W poprzedniej pracy miałem klienta, który pisał wszystkie jego e-maile, nawet te zwykłe, wielkimi literami. Personel z miłością nazywał jego korespondencję notatkami okupu).
Ale to nie tylko zabawa i gry. Jeśli twoje sentymenty nie są pozytywne, druga osoba może łatwo pomyśleć, że próbujesz wyrazić gniew - w przeciwieństwie do zwykłego zamieszania. Na przykład „nie jestem pewien, co to znaczy ??? !!!!” wydaje się wręcz wrogie. Na szczęście naprawa tutaj jest dość łatwa. Ograniczenie się do jednego znaku interpunkcyjnego i braku kursywy („Nie jestem pewien, co to oznacza”) nadal wyraża, że jesteś niejasny, ale w znacznie bardziej miarowy sposób.
3. Twoja odpowiedź jest niejasna (nawet dla Ciebie)
Odliczasz minuty do końca dnia roboczego. Lub jesteś zalany pracą i po prostu próbujesz utrzymać głowę nad wodą. Bez względu na przyczynę jesteś nieostry i przeczytałeś wiadomość e-mail, którą piszesz sześć razy.
I oczywiście, możesz to sprawdzić po raz siódmy, a następnie nacisnąć send. Ale jeśli nadal zadajesz sobie pytanie, czy ta linia ma sens, oznacza to, że nie, prawdopodobnie nie.
Jeśli możesz wrócić do wiadomości e-mail, powiedzmy, po zjedzeniu lunchu lub zbliżającym się spotkaniu, które zagraża całej twojej energii, poczekaj. Jeśli musisz odpowiedzieć JAK NAJSZYBCIEJ, wyślij krótką odpowiedź z obietnicą wysłania dalszych szczegółów później. Często krótka notatka potwierdzająca odbiór i informująca kogoś, że będziesz w kontakcie z większą ilością informacji, pozostawia otwarte linie komunikacyjne - i daje ci swobodę w komponowaniu odpowiedzi, gdy masz większą przepustowość.
4. Twoja odpowiedź wymaga od ciebie wznoszenia się ponad swoje obowiązki
Wiesz, jakie wiadomości są zazwyczaj w Twojej skrzynce odbiorczej. Ale czasami coś przychodzi po twojej myśli i myślisz coś od „Hmm, to dziwne…” do „Czekaj, czy to moja praca?”
Możesz chcieć strzelić szybką odpowiedź z kilku powodów. Może nie uważasz, że problem jest wart czasu twojego przełożonego. Może przychodzi Ci na myśl genialna reakcja, a ty po prostu idź na całość, zakładając, że będzie to postrzegane jako podejmowanie inicjatywy.
Załóżmy na przykład, że klient wysyła Ci wiadomość e-mail na temat projektu, który nie jest obciążony pracą. Więc uważasz, że zobaczysz, czy możesz znaleźć odpowiedź, a jeśli nie, prześlij jej e-mailem imię i nazwisko osoby, która ją obsługuje. To pomocne, prawda? Cóż, nie, jeśli istnieje historia, której nie znasz. Chociaż miałeś dobre intencje, mógłbyś postawić swojego współpracownika lub szefa w trudnym miejscu.
Dobrym rozwiązaniem jest przesłanie wiadomości e-mail do odpowiedniej osoby wewnątrz firmy z ofertą pomocy. Wygląda na to, że „Arthur z ABC Corporation zapytał, czy mogę przekazać twoje dane kontaktowe. Czy to byłoby w porządku? ”Lub„ Mark zapytał o szczegóły dotyczące projektu XYZ. Czy pomogłoby mi połączyć go z tobą lub udostępnić naszą oś czasu? ”Może to opóźnić twoją odpowiedź, ale wiesz, że wyślesz właściwą.
Nie jesteś pewien, czy wiadomość e-mail trafia we właściwą notatkę? Zrób sobie przerwę i wróć do tego.
