Uwielbiam pisać i uwielbiam wszystkie „reguły”, które się z tym wiążą. I chociaż dostaję, że kopiowanie moich tweetów i postów na Facebooku przed udostępnieniem ich światu jest trochę dla większości ludzi, myślę, że istnieje kilka zasad pisania, których wszyscy powinniśmy przestrzegać - szczególnie w pracy.
Ale wielu z nas (w tym ja) łamie je codziennie, często nawet nie zdając sobie z tego sprawy. I chociaż idealna proza może nie mieć najważniejszego znaczenia w każdym biurze lub branży, prawdopodobnie jest ktoś - kolega, klient lub szef - który zauważa twoje pisanie, a co gorsza, ocenia Twój profesjonalizm na podstawie tego .
Dlatego przed sporządzeniem kolejnej wiadomości e-mail zwróć uwagę na najczęstsze błędy pisane w miejscu pracy i postępuj zgodnie z tym przewodnikiem, aby ich uniknąć.
1. Pisanie zbyt swobodnie
Przykład: Dziękujemy za informację zwrotną, Joe! Będzie f / u jutro.
Mam szczęście, że mogę pracować w dość swobodnym otoczeniu - takim, w którym możemy (i robimy) nosić klapki do pracy i masowo przesyłać śmiesznie e-mailowe zrzuty twarzy z Photoshopa.
Ale ta swoboda nie jest normą dla każdego biura, co oznacza, że najlepiej jest być bardziej formalnym niż niepoważnym w swoim profesjonalnym piśmie. Chociaż oczywiście oznacza to pomijanie skrótów i slangu, oznacza to także pisanie pełnymi zdaniami, używanie poprawnej pisowni i unikanie pseudonimów. Może przyjść czas, kiedy będziesz na tyle swobodny, by swobodnie rozmawiać z odbiorcą wiadomości, ale w biznesie zawsze lepiej jest grać bezpiecznie (i profesjonalnie) niż żałować.
2. Używanie głosu pasywnego zamiast aktywnego
Przykład: dołączony dokument został odebrany przez zespół.
Najpierw usuńmy to: głos pasywny - czyli gdy odbiorca akcji jest przedmiotem zdania (w tym przypadku dokument) - nie jest gramatycznie niepoprawny. Ale zdania, które są pasywne, często wydają się niezręczne lub niepotrzebnie niejasne. Aktywny głos - gdy podmiot podejmujący działanie jest przedmiotem zdania - jest zazwyczaj bardziej bezpośredni i wyraźny. Brzmi również bardziej autorytatywnie i może być lepszym sposobem wykazania odpowiedzialności za to, co zrobiłeś. („Uratowałem klientowi 5000 $” pokazuje o wiele lepsze wyniki niż „5000 zaoszczędzono”.)
3. Nadużywanie wykrzykników
Przykład: Cześć Bob! Mam nadzieję, że miałeś świetny weekend! Chcę śledzić raport z pierwszego kwartału i miałem nadzieję, że możesz przesłać mi najnowszą wersję roboczą - bez pośpiechu! :-)
Zdecydowanie rozumiem powody, dla których ludzie cieszą się okrzykami w profesjonalnym pisaniu. Łatwo jest źle zinterpretować ton lub emocje w wiadomościach e-mail, jeśli nie z powodu bardzo oczywistych przejawów temperamentu, a ludzie często przesadzają pisanie wykrzyknikami, starając się pokazać, że są przyjaźni. Ale prawda jest taka, że po prostu nie jest profesjonalna - a co gorsza, może się wydawać nieletnia. (To samo dotyczy emotikonów - uśmiechnięta twarz nigdy nie zrozumie twojego punktu widzenia w inteligentnie brzmiący sposób).
Pamiętaj, że wykrzykniki mają na celu podkreślenie i tracą znaczenie, gdy są nadużywane. Używaj ich oszczędnie, a w razie wątpliwości wcale.
4. Pisanie niejasnych linii tematycznych
Przykład: Temat: wtorek; Treść: Potrzebuję raportu z pierwszego kwartału dostarczonego do następnego wtorku.
Tematem wiadomości e-mail powinno być krótkie podsumowanie tego, co znajduje się w treści. Jest to bardzo prosta koncepcja, która, co zaskakujące, wciąż nie została uchwycona przez znaczną większość świata pracy. Ale kiedy większość z nas otrzymuje ponad 200 e-maili dziennie i często musimy przeglądać wypełnioną dżemem skrzynkę odbiorczą w poszukiwaniu poszukiwanych tematów, może to być wyjątkowo irytujący błąd w pisaniu biznesowym, który pozostawia nieokreślone linie tematów.
W ramach wszelkiej profesjonalnej komunikacji Twoim celem jest jak najszybsze zapewnienie jasności - a także w wiadomościach e-mail, które zaczynają się od tematu. W powyższym przykładzie „Raport za I kwartał: termin na następny wtorek” byłby znacznie bardziej przejrzysty niż po prostu „wtorek”.
5. Pierwsze żargon
Przykład: Czy możesz wyciągnąć liczby FS i sprawdzić, czy są one równoległe do naszej liczby STH?
Chociaż możesz pomyśleć, że używanie modnych słów w branży lub w firmie sprawia, że brzmisz profesjonalnie i dobrze, to nie udaje ci się osiągnąć celu, jeśli nikt nie rozumie, co mówisz. Pamiętaj, że nawet jeśli uważasz, że Twój bezpośredni odbiorca będzie wiedział, o czym mówisz, Twoja wiadomość może zostać przekazana innym osobom, zarówno w organizacji, jak i poza nią.
Najlepszy e-mail lub powiadomienie to taki, który sprawia, że twój punkt (lub prośba lub odpowiedź) jest łatwo widoczny, a żargon niepotrzebnie przesłania ten cel.
Tak, wszyscy od czasu do czasu łamiemy te zasady (hej, wysłałem wielu uśmiechniętą buźkę za pośrednictwem poczty e-mail między urzędami). A co jakiś czas w krótkiej wiadomości e-mail w zwykłym biurze do bliskiego współpracownika? W porządku. Ogólnie jednak najlepiej jest grać bezpiecznie, pozostać profesjonalistą i przejrzeć swoją pracę, aby nie dopuścić do tych typowych błędów w komunikacji pisemnej.
Chcesz dalej poprawiać swoje pisanie? Oto, jak możesz stać się lepszym pisarzem w 10 minut.
