Mam obsesję na punkcie bycia tak produktywnym, jak to tylko możliwe po ludzku, bez względu na to, czy wyznaczam lepsze terminy, czy znajduję najskuteczniejszy sposób na zaplanowanie moich dni.
Ale moja skrzynka odbiorcza wciąż była ogromna. I najważniejsze: wysyłałem wiele takich samych e-maili w kółko.
Wtedy zacząłem używać odpowiedzi w puszkach. Jeśli nie znasz ich, możesz zapisać opracowaną przez siebie odpowiedź, a następnie zamiast jej ciągłego wpisywania, możesz kliknąć i wstawić ją do wiadomości e-mail, oszczędzając czas i wysiłek.
Jeszcze nie sprzedany? Napisałem pięć popularnych, oszczędzających czas szablonów, które pomogą Ci zacząć, które przekonają cię, że to ma sens. (Ale najpierw musisz się skonfigurować. Jeśli jesteś użytkownikiem Gmaila, znajdziesz tutaj instrukcje. A jeśli jesteś użytkownikiem programu Outlook, są one nazywane „szybkimi częściami” i możesz je zobaczyć tutaj.)
1. Odłożyć odpowiedź
Czasami możesz odpalić szybką odpowiedź. Ale innym razem twoja reakcja będzie wymagała dodatkowej refleksji lub pracy nóg. Ponieważ w międzyczasie nie chcesz ignorować tej osoby, wyślij ją, aby poinformować ją, że odpowiesz, gdy będziesz mógł. To wygląda tak:
2. Aby rozbroić sytuację
Wiesz, że jedną z najgorszych rzeczy, które możesz zrobić, gdy napięcie rośnie, jest powiedzenie komuś, jak się czujesz przez e-mail. Zamiast ryzykować, gdy emocje są silne, użyj wcześniej utworzonego szablonu, aby upewnić się, że używasz odpowiedniego tonu w miejscu pracy. To wygląda tak:
3. Aby udostępnić instrukcje
Czy ciągle mówisz ludziom, jak nawigować w witrynie lub korzystać z bazy danych? Zamiast wielokrotnie wpisywać instrukcje, wpisz je raz, a nie będziesz musiał się martwić brakiem kroków, gdy będziesz zestresowany lub bardzo zajęty (lub replikacja pracy przez cały tydzień). To wygląda tak:
4. Aby wykonać prace o niskim priorytecie
Masz za dużo na talerzu? Utrzymuj zwięzły i uczciwy adres e-mail, jednocześnie oferując alternatywy. Spróbuj tego:
5. Aby wysłać załącznik
„Proszę znaleźć załącznik…” musi być jedną z najczęstszych odpowiedzi e-mail, co czyni go idealnym kandydatem na szablon odpowiedzi w puszce. (Pamiętaj tylko, aby rzeczywiście załączyć plik, zanim klikniesz „Wyślij!”). Spróbuj tego:
Zapisywanie odpowiedzi e-mailowych pomoże Ci zarządzać skrzynką odbiorczą i czasem. W ten sposób możesz pisać je, gdy czujesz się zrównoważony i myślisz jasno, i mieć je pod ręką na stresujący dzień.
Wreszcie, nie zapominaj o tym tylko dlatego, że są uratowani, nie oznacza to, że są osadzeni w kamieniu. W razie potrzeby możesz je zmienić, aby naprawdę działały na Twoją korzyść.
