Pozwól, że opowiem ci historię: Pewnego razu pracownik miał bardzo ważną randkę po pracy. Właśnie mieli wyłączyć monitor i włożyć płaszcz, gdy ich współpracownik przerwał, prosząc o „dwie sekundy” swojego czasu. Pracownik powiedział pewnie, dlaczego nie, mogliby poświęcić dwie sekundy. A te „dwie sekundy” zamieniły się w półgodzinne spotkanie, które wymagało kilku kroków i sprawiło, że pracownik gorączkowo przeprosił za datę spóźnienia się.
Jasne, wymyśliłem tę konkretną historię, ale nie jest to dalekie od rzeczywistości. W rzeczywistości dzieje się tak przez cały czas w moim biurze - i poza nim.
Problemem jest sposób, w jaki rozmawiamy o czasie. Lubimy myśleć, że nasze prośby są krótkie, łatwe lub wymagają niewielkiego wysiłku, ale ponieważ nigdy nie określamy dokładnie, ile czasu potrzebujemy na zrobienie czegoś, wszystko zwykle kończy się dłużej niż oczekiwano.
Tak więc, jeśli chcesz zacząć wychodzić z pracy na czas (i ogólnie lepiej zarządzać swoim harmonogramem), musisz przestać pozwalać ludziom uciec od powiedzenia Ci następujących rzeczy:
1. „Potrzebuję tego do końca dnia”
Zapytaj trzy osoby w biurze, co dla nich oznacza „koniec dnia”. Czy mieli taką samą odpowiedź?
Zrobiłem to z kolegami i otrzymałem następujące trzy odpowiedzi:
- 17:00 (na godzinę przed wyjściem z pracy)
- 18.00 (kiedy faktycznie wychodzisz z pracy)
- 12 rano (kiedy dzień fizycznie się skończy)
Chodzi o to, że gdy ktoś mówi ci, żebyś coś do niego dostał do końca dnia, może to znaczyć wszystko.
Kontynuuj z
W tym miejscu proste zdanie na tej samej stronie może zdziałać cuda: „Definiuję koniec dnia jako 5 po południu - czy to działa dla ciebie?”
2. „Czy możesz to jak najszybciej przekazać?”
Znów ASAP może oznaczać różne rzeczy dla różnych ludzi. Oznacza to pilność - a jednak często używamy jej, gdy coś naprawdę nie jest tak pilne.
Kontynuuj z
Przypomnij osobie, że nie tylko siedzisz bezczynnie, czekając na pożary, wspominając, jak to pasuje do twoich priorytetów. Jeśli to naprawdę ASAP, zaufaj, że dadzą Ci znać.
Spróbuj: „Na podstawie mojego harmonogramu mogę ci to dostarczyć do 10 rano w środę. Jeśli uważasz, że potrzebujesz go wcześniej, mogę to zrobić! Ale będę musiał zmienić moje priorytety, aby tak się stało. ”
3. „Zajmie to tylko dwie sekundy”
Spójrzmy prawdzie w oczy: nic nie zajmuje dwie sekundy. Nawet kichanie trwa dłużej.
Kontynuuj z
Coś w stylu: „więc jeśli to naprawdę szybka rozmowa, mogę ją teraz przeprowadzić - ale jeśli nie, to może poczekać?”
4. „Szybkie pytanie do ciebie …”
Jeśli przeczytasz moją historię powyżej, wiesz, że szybkie pytania rzadko są szybkie.
Kontynuuj z
Tak samo jak powyżej, zapytaj ich dokładnie, ile czasu zajmie ich pytanie.
5. „Przepraszam za pięć minut, przepraszam”
Możliwe, że ta osoba nie dotrze dokładnie za pięć minut.
Kontynuuj z
Dowiedz się, gdzie się znajdują i czy warto na nie poczekać: „Chcielibyśmy zakończyć to spotkanie do godziny 16.00 - gdzie jesteś teraz i czy powinniśmy zacząć bez ciebie i złapać cię później?”
To również działa w obie strony. Jeśli złapiesz się używania tego języka, zmuś się do wyjaśnienia. Ponieważ im bardziej zaczynamy rozmawiać o czasie w sposób realistyczny, tym lepiej wszyscy możemy współpracować, aby zarządzać nawzajem swoimi oczekiwaniami.
