Chcesz zostać lepszym komunikatorem w biurze? Oczywiście, że tak.
Masz szczęście, ponieważ poważny wzrost umiejętności komunikacyjnych nie musi być przytłaczającym przedsięwzięciem. W rzeczywistości możesz zacząć od wyeliminowania kilku często używanych słów ze swojego słownictwa - i nie mówię tylko o oczywistych słowach „lubię” i „umm”, które wszyscy pieprzymy w naszych zdaniach.
Wytnij te sześć słów z komunikacji w miejscu pracy, a na pewno wpłyniesz na odbiorców - zamiast ich drażnić.
1. Oni
Brzmi znajomo? Prawdopodobnie słyszałeś takie rzeczy od swoich kolegów i prawdopodobnie wpadłeś w tę samą pułapkę kilka razy. „Oni” to proste słowo, na którym można się oprzeć, ale często rozmówca zastanawia się: „Oni? Kim oni właściwie są?
Poświęć trochę czasu, aby uniknąć ogólników i sprecyzować, o kim dokładnie mówisz, na przykład: „Dział marketingu poprosił, abyśmy zrobili to w ten sposób”. Sprawi, że twoja wiadomość będzie o wiele jaśniejsza i na dłuższą metę zaoszczędzisz wiele zamieszania.
2. Racja?
Niedawno rozmawiałem przez telefon z kimś, kto zdawał się kończyć każde zdanie: „Zgadza się?”. Wyglądało na to, że szukała porozumienia, ale tak naprawdę nigdy nie zatrzymała się, żeby potwierdzić to, co mówi. . Nie trzeba dodawać, że nie zajęło mi długo uświadomienie sobie, że potraktowała to bardziej jako interpunkcję - niż rzeczywiste pytanie.
Być może nie używasz tego słowa tak mocno, jak ona. Ale wciąż jest to coś, o czym będziesz chciał być świadomie. Kończenie zdań tym pytaniem sprawia, że brzmisz tak, jakbyś szukał aprobaty - nawet jeśli nie. Tak więc całkowite usunięcie go (z wyjątkiem tych rzadkich przypadków, kiedy naprawdę potrzebujesz odpowiedzi) sprawi, że będziesz wyglądać na znacznie bardziej pewnego siebie.
3. Szybki
„Czy możesz szybko przepisać trzy sekcje, które zaznaczyłem?”, Jeden z moich redaktorów zapytał mnie przez e-mail. Na pierwszy rzut oka jej prośba nie była niczym złym - dopóki nie zdałem sobie sprawy, że użyła słowa „szybki”, i wiedziałem, że przerobienie całego mojego dzieła nie będzie szybkie.
To nie jest z natury złe słowo. Ale, jak w przypadku wszystkiego, zależy to od kontekstu, w jakim jest używany. I często słyszę to wtrącane do zdań i sytuacji, które są szybkie. „Czy mogę szybko wskoczyć?”, Pyta twój współpracownik na spotkaniu, po czym rozpoczyna dwudziestominutową grę. Lub „Muszę się tym zająć szybko” - mówi szef - zanim zaczniesz czekać dodatkowe pół godziny na zaplanowane siedzenie.
Twoje próby umniejszania nakładu pracy lub czasu, które będą potrzebne, są zrozumiałe. Ale ostatecznie jest to mylące. Wytnij słowo „szybkie” ze swoich zdań, chyba że naprawdę zamierzasz być, cóż, szybki .
4. Po prostu
To słowo „po prostu” to takie, które widzę, jak wkrada się w e-maile bardziej niż gdziekolwiek indziej i zdecydowanie nie jestem odporny na uroki tego czteroliterowego słowa. Zwykle polegam na nim tak mocno, że nawykłem przeglądać moje wiadomości i usuwać to słowo, gdziekolwiek się pojawia - co zwykle występuje co najmniej trzy razy w każdej wiadomości.
Jestem gotów się założyć, że jesteś winny tego samego. Z jakiegoś powodu posypanie tym słowem sprawia, że twoja wiadomość wydaje się nieco mniej agresywna. „Po prostu się melduję” brzmi trochę mniej przekonująco niż „melduję się”.
Ale to nie zmienia faktu, że wciąż jest to niepotrzebne słowo wypełniające, które nie dodaje niczego do wiadomości. Więc w razie wątpliwości kopnij go do krawężnika.
5. Przepraszam
Jestem za wciągnięciem twojej dumy i przeprosinami, kiedy jest to uzasadnione. Ale jeśli zaczniesz podsumowywać, ile razy każdego dnia wypuszczasz to słowo z ust, zapewne zdziwisz się, jak często przepraszasz - za absolutnie nic.
Jak pisze Aja Frost, pisarka Muse, w swoim artykule na temat pisania profesjonalnych e-maili: „Staram się unikać powiedzenia„ przepraszam ”w sytuacjach, które tego nie wymagają: kiedy popełniam drobny błąd, kiedy wyrażam swoją opinię lub kiedy ktoś wskazuje coś, za czym tęskniłem. ”
Podążaj jej śladami i staraj się unikać przeprosin w celu wypełnienia ciszy. A kiedy coś naprawdę wymaga wyrzutów sumienia, trzymaj się słowa „przepraszam”. Będzie nosił nieco większą wagę niż nonszalancki „Przepraszam!”
6. Właściwie
W tym słowie jest coś protekcjonalnego, prawda? Niezależnie od tego, czy chcesz podzielić się różnicą zdań na spotkaniu zespołu, czy pokazać współpracownikowi lepszy dzień na wykonanie jej projektu, rozpoczęcie zdania od „faktycznie” zazwyczaj sprawia, że wydajesz się złośliwy, a nawet trochę obelżywy.
W większości przypadków możesz całkowicie wyeliminować ten kwalifikator. Ale jeśli czujesz potrzebę zastąpienia go czymś , przyjacielski „wiesz” powinien załatwić sprawę - bez tego irytującego powagi.
Czy tęskniłem za czymś, co słyszysz w biurze? Daj mi znać na Twitterze, które nadużywane słowa należy dodać do tej listy!
