Jeśli jesteś podobny do wielu osób w wieku od 9 do 5 lat, prawdopodobnie spędzasz większość dnia na wysyłaniu e-maili, a reszta na nich śledzi.
Jeśli możesz po prostu uzyskać odpowiedź na pytanie lub uzyskać informacje zwrotne w swoim raporcie w jakiś sposób, możesz przekreślić listę rzeczy do zrobienia i nazwać ją dzień przed zapadnięciem zmroku. Ale zamiast tego, twoja nieodebrana wiadomość e-mail jest zakopana w zatłoczonej skrzynce odbiorczej twojego menedżera, a ty jesteś zdesperowany w swojej kabinie, poważnie rozważając sygnał SOS. Co robisz?
Zanim klikniesz „wyślij” na innym e-mailu do zameldowania, zmień temat na wszystkie wielkie litery i zaznacz ten ukochany czerwony wykrzyknik, skorzystaj z tych wskazówek, aby zrobić to dobrze za pierwszym razem.
1. Zrób to Snappy
Słyszysz te porady dotyczące wszystkich form komunikacji, ale szybkie przekazywanie wiadomości jest szczególnie ważne w przypadku poczty e-mail. Długie bloki tekstu wyglądają zniechęcająco do czytania, szczególnie dla menedżerów, którzy są ciągle zalewani wiadomościami. Jeśli wiadomość jest zbyt długa, istnieje ryzyko, że zostanie odepchnięta na bok i ponownie odwiedzona, gdy będzie więcej czasu (co w wielu przypadkach nigdy nie nastąpi).
Myśl krótko, energicznie i konkretnie. Używaj punktorów lub list tam, gdzie możesz. Trzymaj akapity od czterech do pięciu wierszy w każdym, aby były łatwe do przejrzenia - w polu wiadomości powinno być dużo białych znaków. A jeśli to zbyt trudne, może to oznaczać, że próbujesz omówić zbyt wiele tematów w jednym e-mailu. Trzymaj się jednego tematu na e-mail i wysyłaj inne pod osobną osłoną.
2. Adresuj wszystkie potencjalne pytania i zapytania
Jednocześnie chcesz być wystarczająco dokładny w swoim e-mailu, aby nie było miejsca na błędną interpretację lub potrzebę od odbiorcy żądania dodatkowych informacji. (Ostatnią rzeczą, jakiej chcesz, to w końcu uzyskać tę odpowiedź - i zamiast otrzymać decyzję, dostajesz pytanie!)
Więc przewiduj pytania, które możesz otrzymać z wyprzedzeniem, i odpowiedz na nie. Na przykład, jeśli potrzebujesz, aby Twój szef wybrał miejsce na nadchodzące wydarzenie, podaj linki do stron restauracji lub hoteli, dołącz zdjęcia miejsc, o których wiesz, że będzie chciała je wyświetlić, i podaj porównanie kosztów dla opcji .
Pamiętaj: im więcej pracy wykonasz dla oryginalnego e-maila, tym mniej pracy będziesz musiał wykonać w związku z nim.
3. Określ konkretnie w wierszu tematu
Napisz szczegółowe wiersze tematu, aby odbiorca dobrze zrozumiał problem i wezwał do działania w treści wiadomości e-mail. Pomiń niejasne zwroty, takie jak „Pytania dla Ciebie” i „Świetny pomysł na spotkanie”, a zamiast tego użyj czegoś takiego: „Potrzebne opinie: Elementy porządku obrad na spotkanie budżetowe w pierwszym kwartale”.
Ta strategia pomoże również w łatwym wyszukiwaniu wiadomości w skrzynce odbiorczej, jeśli odbiorca zadzwoni w celu przedyskutowania, zamiast odpisać na e-mail.
4. Podświetl Elementy akcji
Jeśli przechodzisz przez więcej niż jeden punkt lub stawiasz więcej niż jedno pytanie w e-mailu, upewnij się, że te elementy wyróżniają się z reszty narracji, umieszczając je pogrubioną czcionką, wyróżniając je lub umieszczając na liście punktowanej. Kontrast w naturalny sposób zwraca uwagę odbiorcy na treść wiadomości (kawałek, na który nie można go przegapić!) I jest idealnym przewodnikiem dla odpieniaczy, którzy pędzą przez e-mail.
5. Prowadzić z liczbą potrzeb
Jak frustrujące jest to, że w e-mailu przedstawiłeś odbiorcy szereg opcji do wyboru, ale tylko po to, by otrzymać odpowiedź „Brzmi dobrze!”? Aby tego uniknąć, od samego początku upewnij się, że twoje cele są jasne. W przypadku wiadomości e-mail zawierających więcej niż jedno pytanie zanotuj liczbę zapytań w pierwszym wierszu wiadomości, aby odbiorca wiedział dokładnie, ile ich szukać i zaadresować. Jeśli posypiesz pytania w całej wiadomości, ryzykujesz, że odbiorca przeoczy istotne informacje.
6. Wiedzieć, kiedy odebrać telefon
Jeśli uważasz, że temat będzie wymagał (lub wymaga) wielu e-maili bez końca, pomiń lub zatrzymaj dyskusję. Niektóre firmy najlepiej obsługiwać przez telefon lub osobiście, zwłaszcza gdy logistyka lub relacje są złożone. W rzeczywistości chęć wyjścia zza zasłony e-mail jest nie tylko najbardziej wydajna w tych przypadkach, ale także wykazuje asertywność i inicjatywę.
Życzenie i nadzieja nie otworzą Twoich wiadomości, ale zastosowanie się do tych wskazówek będzie. A jeśli potrafisz sprawić, że twoje e-maile będą się wyróżniać i przestać kręcić kołami podczas kolejnych działań, pomyśl tylko - możesz mieć więcej czasu na rękach.
